5 maneiras de utilizar o formulário de contato em sua empresa

Quer saber como utilizar um simples formulário de contato para conhecer, entender e ouvir o seu cliente? Então, confira esse post e tire todas as suas dúvidas!

formulário de contato

O cliente sempre tem razão é uma máxima que todo empresário conhece. Ainda que pareça que a sua intenção seja manter o cliente ao não discordar dele, podemos enxergar outros significados para esse ditado.

Para alguém ter razão, é preciso, primeiro, que sua ideia, sugestão ou crítica seja ouvida. Esse é o ponto-chave do famoso dito. Tanto que poderíamos atualizá-lo para o cliente sempre deve ser ouvido.

Um time que trabalha incansavelmente para manter um produto funcionando, por exemplo, só pode continuar existindo enquanto houver consumidores. E para manter o interesse dos usuários, é essencial ouvir com atenção as suas demandas.

Agora, você deve estar se perguntando: de que forma podemos fazer isso? Veja neste post como utilizar o formulário de contato para conhecer, entender e ouvir o seu cliente!

Quais as vantagens do formulário?

O início do help desk contou com o envio de formulários em papel dos clientes para os atendentes, que registravam as solicitações. O uso da ferramenta é tradicionalmente funcional, pois, concentra em um documento só, todas as informações relevantes para sugestão ou reclamação.

Com as plataformas oferecidas, atualmente, é possível determinar os campos que compõem o seu formulário, podendo defini-los como obrigatórios ou opcionais. Essa função permite que você selecione os dados que são relevantes para a sua empresa, facilitando a aplicação de métricas que podem mapear o perfil dos seus clientes.

Além disso, você pode agrupar as solicitações por categorias, designando um campo para este fim, podendo medir, também, a quantidade de reclamações, problemas, sugestões ou dúvidas que você recebe.

Outra funcionalidade possível é definir um campo por serviços que a sua empresa oferece. Assim, a demanda é direcionada para a área ou setor de interesse, não sobrecarregando o time de suporte e permitindo um feedback direcionado, que estreita as relações entre a organização e seus clientes.

Como construir meu formulário?

O mais importante na hora de aplicar um formulário é a sua composição. E por quê? Isso se deve ao fato de que, a qualidade das informações coletadas está diretamente relacionada à escolha dos campos a serem preenchidos.

Para isso, você precisa passar por duas etapas: definição de objetivo e definição de campos. Mas como fazer isso da melhor maneira?

O primeiro passo é definir qual o objetivo do seu formulário. É preciso ter isso muito claro, pois, reflete diretamente na sua construção. Lembre-se de que essa é a primeira etapa para que ele possa cumprir a sua função adequadamente.

Por isso, pense bem: o que você quer fazer com as informações que vai coletar? Você quer conhecer melhor o seu cliente? Pretende melhorar sua base de conhecimento? Busca otimizar um atendimento para a sua loja? Estabelecer seu contexto é fundamental para passar para o segundo passo.

Feito isso, você poderá elencar: quais são as informações indispensáveis para que o objetivo possa ser atingido? Quais são os dados que você precisa que seu cliente forneça?

Essa também é uma etapa muito importante, pois formulários com muitos campos costumam ser cansativos e, a chance de deixar de ser respondido por conta disso, é grande.

Portanto, mantenha apenas os campos fundamentais para o seu escopo. Mas, não esqueça de estabelecer qual o mínimo de informações que você precisa para isso. Não corra o risco de perder um conjunto de dados por estarem incompletos para uma investigação mais aprofundada.

Escolhendo os aspectos necessários e equilibrando a seleção dos campos, para que não haja um excesso ou uma falta, você reúne apenas informações relevantes, facilita o processamento dos dados e simplifica a análise do todo.

Onde eu posso usar a ferramenta?

É aqui que a magia do formulário atua. A sua versatilidade permite que você personalize não só a sua composição, mas a sua aplicação. É possível adicioná-lo na sua central de perguntas frequentes, na sua base de conhecimento, no seu blog, na sua loja e, até, enviá-lo por e-mail. Vamos ver como fazer isso?

1. Perguntas frequentes

Se você já possui um canal de perguntas frequentes, significa que você já tem algum conhecimento do perfil do seu cliente. Mas, por que não conhecê-lo ainda mais?

Permitir que o seu público faça sugestões de perguntas, alinhando ainda mais o seu conteúdo com a sua audiência, pode estimular o autoatendimento, já que o usuário se sentirá amparado, ao encontrar as respostas para as suas perguntas, no canal oferecido.

2. Base de conhecimento

Você já leu por aqui sobre a importância de utilizar uma base de conhecimento. Porém, sabemos que não é fácil construir um material completo e de qualidade, com todas as informações sobre o seu produto.

Por isso, possibilitar que seu cliente envie suas impressões acerca do conteúdo disponibilizado, resultará, não só na melhoria da qualidade do conteúdo, como na construção de um conhecimento institucional sólido e adequado ao seu público-alvo.

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3. Blog

Os blogs trazem assuntos diversos, conjuntos de informações que podem servir para diferentes tipos de organizações, que abrangem várias áreas.

Você pode disponibilizar um campo exclusivo para dúvidas, estimulando a produção de novos conteúdos e ampliando os nichos de atuação do blog da sua empresa.

4. Loja virtual

Se você possui um e-commerce, é fundamental que o contato com os clientes seja fácil e objetivo. A aplicação de um formulário facilita – muito! – essa relação.

Compor o formulário com os dados-chave para o atendimento rápido é o segredo. Informar nome, e-mail, número do pedido e produto adquirido já adiantam todo o background da solicitação do cliente.

5. E-mail

O último recurso que sugerimos aqui é o e-mail. Coletar dados, a partir de pesquisas com formulários, pode ajudar a definir processos internos, encontrar soluções e experimentar novas ações.

A limitação dos campos proporciona resultados mais consistentes, pois as respostas correspondem às perguntas específicas, sem dispersar as informações.

Vamos colocar em prática?
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