Como utilizar a automação empresarial para melhorar processos internos e externos?

A automação empresarial visa substituir funções repetitivas do cotidiano, tarefas manuais que precisam de muito tempo para serem executadas por computadores, máquinas e ferramentas de automação. Conheça os benefícios em nosso post.

automação empresarial

Você já imaginou fazer relatórios e análises utilizando apenas uma calculadora, caneta e papel? Sem fórmulas, padrões, simulações e gráficos? Seria o cotidiano sem a automação empresarial.

A tecnologia e automação de empresas visam substituir funções repetitivas do cotidiano, tarefas manuais que precisam de muito tempo para serem executadas por computadores, máquinas e ferramentas de automação.

E mais, a automação pode ser aplicada em processos internos industriais, comunicação entre colaboradores, armazenamento de informações, análise de dados e até mesmo no atendimento ao cliente.

Você consegue imaginar um mundo sem e-commerce? Ou sem Whatsapp?

Pois é, a automação invadiu a rotina de todos e hoje é praticamente impossível imaginar a vida sem estas ferramentas. Imagine, então, na rotina de uma empresa.

Neste artigo vamos ver exatamente o que significa automação industrial e como ela consegue otimizar diversos processos internos e externos.

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Automação empresarial

A automação empresarial é o processo de utilizar ferramentas e sistemas automáticos em substituição a funções manuais.

Normalmente utilizamos a tecnologia da informação para programar e regular máquinas, softwares e sistemas de forma a cumprirem uma determinada tarefa, ou um conjunto delas.

Há pouco tempo, por exemplo, as correspondências eram escritas uma a uma com a mesma informação. Com a automação surgiram as impressoras e máquinas de xerox, que possibilitaram uma carta ser escrita e copiada por uma ferramenta.

Com o passar do tempo, a evolução das ferramentas trouxe os e-mails e, não apenas a criação do texto a ser enviado foi automatizada, como também o envio em si. 

Vamos ver alguns dos benefícios deste processo para as empresas?

Benefícios da automação empresarial

Cena do filme "Tempos Modernos", de Charles Chaplin, que mostra a realidade da indústria sem automação.

Padronização

As empresas precisam seguir determinações, níveis de qualidade e cláusulas de um contrato.

Imagine que não houvesse automação empresarial e todas as informações, composições e características dos produtos precisassem ser replicadas manualmente.

Praticamente impossível, não? 

Pois é, a produção manual de serviços e produtos só é viável em pequena escala. Isso quer dizer que o crescimento era estruturalmente impossível sem a automação empresarial.

A criação de padrões que poderiam ser repetidos de forma automática foi indispensável no crescimento das empresas.

Além, é claro, de garantir que os processos e serviços tonem-se muito mais profissionais.

Diminuir incidência de falhas

Outro benefício extremamente importante da automação empresarial é a transferência de funções repetitivas para máquinas. Desta forma, a possibilidade de falhas humanas decai consideravelmente.

É claro que novas possibilidades surgem, como quedas de sistemas, defeitos, etc. Mas o controle e a previsibilidade destas questões são maiores.

Sabemos, por exemplo, que determinada ferramenta precisa ser atualizada com a frequência determinada pelo fabricante.

E, caso haja algum erro, você pode contatar o setor de manutenção e ter o problema solucionado.

Já nas atividades humanas, isso não é possível. Estamos sujeitos a limites físicos, desatenção, instabilidades e ineficiências que fogem completamente do controle de um gestor, por exemplo.

[Fluxograma] Onde você está falhando com o seu cliente?

Onde você está falhando com o seu cliente?

Aumento de produtividade

O aumento de produtividade é uma consequência natural da diminuição de falhas e padronização de processos. E, claro, o colaborador pode deixar tarefas repetitivas para máquinas e sistemas e focar suas energias em funções mais estratégicas. 

Mas, mais do que isso, a automação empresarial possibilita que diversas atividades sejam programadas para cumprir horários humanamente (e financeiramente) impossíveis.

Você pode, por exemplo, deixar o computador pernoitar para fazer atualizações, backup e restauração necessárias, certo?

Mas não poderia indicar um funcionário, que cumpriu o horário do expediente, para realizar o arquivamento e análises durante este mesmo período.

Ou seja, com a automação empresarial aumentamos o período de atividade e podemos oferecer serviços 24 horas por dia, 7 dias por semana. Como é o caso, por exemplo, de um e-commerce.

Apesar de não ter um vendedor disponível em tempo integral, o cliente pode efetuar a compra no horário que preferir. 

Temos, portanto, um aumento de produtividade tanto da equipe, quanto da empresa. 

Como fazer a automação empresarial de forma eficiente?

Podemos observar, portanto, que a automação empresarial é um processo natural para empresas que querem manter vantagem competitiva.

E, apesar de ser algo inevitável, não é simples e precisa ser planejado. Desta forma, a aplicação será focada principalmente em gargalos e pontos com maior incidência de falhas.

Por exemplo, não faz sentido incluir como prioridade 1 a automação com chatbots, sendo que a principal reclamação dos clientes é relacionada a falta de personalização no atendimento, certo?

O planejamento estratégico, portanto, é fundamental para elencar estratégias de automação empresarial mais urgentes e imediatas.

Além, é claro, de uma análise técnica dos feedbacks de clientes e colaboradores, gargalos nos processos internos e ineficiência no nível de qualidade entregue ao consumidor.

Não deixe de ler: Conheça nosso manual para ter uma boa gestão de mudanças na empresa!

Ferramentas de automação

Como você deve ter percebido, a automação empresarial engloba todos os setores do cotidiano da sua empresa.

E vale ressaltar que podemos utilizar ferramentas de automação para processos internos e externos. Veja alguns exemplos:

  • Comunicação interna: Ferramentas de help desk, Skype, Whatsapp, Slack, aplicativos de vídeo e áudio conferência;
  • Automação financeira: Softwares de gerenciamento, controle de contas e gestão contábil. Como: Conta Azul, ERP, NFE.io e GuiaBolso;
  • Marketing: Sem dúvidas um dos setores com maiores opções de ferramentas de automação. LAHAR para inbound marketing, SMS, ferramentas de criação, disparo automático, Google Analytics, Canvas, etc.
  • Automação empresarial de processos: Ferramentas que oferecem opção de monitoramento de tarefas, calendário, controle de prazos e produtividade da equipe. Neste caso o ideal é que as ferramentas de automação de processos façam integração com as demais áreas, como a Trello e o Pluga, por exemplo;
  • Atendimento ao cliente: Chatbots e o autoatendimento também são algumas estratégias de automação empresarial que aumentam a eficiência e agilidade deste setor. E, claro, o sistema Movidesk para centralizar todas as solicitações de atendimento e oferecer múltiplos canais de contato para criar uma experiência de atendimento personalizada.

Quer saber por qual ferramenta dar o start na automação empresarial do seu atendimento ao cliente?

Então, você precisa conhecer algumas das funcionalidades do sistema de help desk da Movidesk.

Movidesk

  • Centralize e publique documentos técnicos, tutoriais do seu produto, respostas para as dúvidas mais frequentes e melhore a experiência de autoatendimento do cliente;
  • Permita que os seus clientes consultem facilmente o andamento de todos os tickets, criem novas solicitações de atendimento e acessem a base de conhecimento sempre que quiserem. Tudo isso online;
  • Disponibilize formulários de contato em inúmeros lugares, como em seu site, base de conhecimento ou portal de atendimento;
  • Facilite o entendimento dos agentes através de solicitações personalizadas e diminua o seu tempo de resposta.

Gostou de saber mais sobre o processo de automação empresarial? Então, compartilhe com os seus amigos e divida esse conhecimento.

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