5 passos matadores de como implantar home office na empresa

Pensando em implantar o home office em sua empresa? Você deve escolher os colaboradores certos, apoiar-se em tecnologias para medir a produtividade, implementar plataformas para comunicação interna, formalizar o novo modelo de trabalho e cuidar da privacidade dos dados.

como implantar home office

Antes mesmo de começarmos a falar sobre como implantar home office na empresa durante a pandemia, essa prática já era considerada uma tendência mundial.

Acredite, o home office está se tornando o futuro do mercado de trabalho e já é realidade no Brasil. Mais de 70% das PMEs brasileiras implantaram home office durante a pandemia. Assim como grandes empresas mundiais, como Google, Facebook, etc.

Afinal, esse modelo de trabalho é muito conveniente tanto para as empresas quanto para os colaboradores. Mas será que você sabe como implantar home office na sua empresa? 

Para ajudar nessa tarefa, levantamos alguns pontos fundamentais que devem ser levados em consideração na hora de adotar essa modalidade de trabalho em seu negócio. No entanto, antes, vamos entender mais sobre o home office e descobrir como ele pode ser ainda mais vantajoso. Confira!

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O que é home office e por que sua empresa deve adotar essa modalidade de trabalho? 

Você sabe o que é home office? Também conhecido como trabalho remoto, teletrabalho ou trabalho a distância, ele serve para que o profissional autônomo ou com carteira assinada desenvolva diversas atividades na própria residência

Apesar da tradução literal “escritório em casa”, o home office também pode ser realizado em qualquer espaço alternativo ao escritório da empresa, como cafeterias, hotéis, aeroportos e locais de coworking. Mas essa modalidade de trabalho não é para todo mundo. 

Afinal, é preciso:

  • Aprender a lidar com as distrações;
  • Conciliar a vida pessoal e profissional;
  • Ter autocontrole e muita disciplina, 
  • Saber administrar bem o tempo; 
  • Continuar produzindo com qualidade, mesmo sem ter o chefe ao lado.

Mas, com tantos desafios assim, por que tantas empresas estão pesquisando como implantar home office na empresa, mesmo após a pandemia? 

Simples, o home office tem conquistado cada vez mais os profissionais pela flexibilidade e praticidade que oferece. E estas vantagens do home office para o funcionário se comprovaram com a experiência atual.

Também, as empresas veem neste modelo de trabalho uma oportunidade para driblar a crise. Porém, será que ele realmente vale a pena?

Vantagens do home office para o funcionário

Se analisarmos profundamente, existem inúmeros benefícios do home office para o funcionário. Como, por exemplo, os colaboradores que trabalham em casa podem contar com horários mais flexíveis para cumprir seus compromissos pessoais e profissionais. Por exemplo, o tempo gasto com o deslocamento pode ser investido no cuidado com a família e na responsabilidade com os filhos. 

Muitas vezes, o deslocamento pode ser desagradável e estressante, principalmente em cidades com trânsitos caóticos. Dessa forma, os colaboradores que trabalham em home office ficam menos estressados. Sem contar que gastam menos com gasolina e estacionamento e evitam os transportes públicos precários.

As vantagens do home office para o funcionário não param por aí. Afinal, o profissional ainda tem tempo para controlar melhor a alimentação e ter hábitos mais saudáveis. Isso faz com que a qualidade de vida melhore. E como a empresa se beneficia com o home office?

A primeira vantagem é a redução de custos, pois as empresas não precisam de um espaço físico amplo. Com isso, há redução no preço do aluguel, gastos com energia elétrica, água e compra de equipamentos.

Além disso, há um aumento na produtividade dos colaboradores, pois se estiverem motivados e satisfeitos, se empenharão melhor na realização de suas tarefas. Além do mais, se eles estão mais saudáveis, a probabilidade de que eles adoeçam é menor, assim como diminuem as faltas decorrentes disso. 

Por fim, como o home office é visto como um atrativo ao melhorar a experiência do colaborador, ele também se torna uma chance de conquistar bons profissionais no mercado.

Agora que você já entendeu algumas vantagens do home office para o funcionário e para a empresa, vamos explicar a melhor forma de implantá-lo. Continue a leitura!

Como implantar home office na empresa?

Confira, a seguir, algumas ideias de como implantar home office na empresa de uma forma eficiente e muito atrativa para todos.

1. Utilize dados para escolher os colaboradores 

Antes de implantar o home office, você deve determinar quais são os departamentos e tipos de tarefas que podem ser realizadas fora do espaço da empresa, como aquelas que não precisam de interação presencial, pois existem cargos que não podem nem devem ser realizados a distância.

Como, por exemplo, funções de vendedores de pontos de vendas físicos, equipe de produção que utiliza equipamentos especializados, colaboradores de segurança, etc.

Depois disso, determine quem são os indivíduos mais aptos para adotar essa modalidade de trabalho. Lembre-se de que o mais interessante de seguir um passo a passo de como implantar o home office na empresa é que você pode fazer mudanças graduais.

Sem pressa e determinando quais são os profissionais mais adequados para este formado de trabalho. 

Para tanto, analise o perfil comportamental dos seus colaboradores – você pode utilizar os dados de avaliações de desempenho nesse processo. Então, faça um teste com esse grupo antes de seguir em frente.

Lembre-se: profissionais produtivos podem ser ainda mais produtivos no home office. Mas, aqueles que possuem dificuldade em cumprir prazos, horários e completar tarefas de forma eficiente, terão esse comportamento ainda mais acentuado no trabalho remoto.

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    2. Apoie-se em tecnologias para medir a produtividade 

    O segundo passo de como implantar home office na empresa é investir na estrutura correta para que todos consigam tirar o melhor deste modelo de trabalho. Infelizmente, este passo não foi possível pela urgência do cenário atual. Mas, se a sua empresa pretender saber como adotar home office como um modelo comum de trabalho pós-pandemia, é preciso considerar ferramentas específicas.

    Por exemplo, apesar de inúmeros estudos comprovarem o aumento de produtividade do trabalho remoto, alguns gestores enfrentam um grande obstáculo: como acompanhar o desempenho dos profissionais no home office? Como medir a produtividade? 

    Aí é que está um dos segredos do trabalho remoto. As empresas tradicionais estabelecem o horário de expediente como termômetro para produtividade. Colaboradores que chegam mais cedo, saem mais tarde, não faltam e fazem horas extras são mais produtivos. Mas, esse indicador pode não ser exatamente preciso, afinal, não medimos exatamente a produção desse colaborador. 

    Por isso, muitas empresas que já fizeram a implantação do home office preferem controlar as atividades por tarefas e não por horário. Ou seja, a produtividade está associada à entrega de resultados.

    Para isso, utilizam softwares de acompanhamento e supervisão de tarefas, mas se você preferir, também é possível controlar o ponto. No mercado, existem sistemas que permitem que o colaborador acesse os dados e faça marcações remotamente por meio de smartphones e computadores.

    3. Implemente plataformas para comunicação interna

    Um dos maiores desafio de como implantar home office na empresa é conseguir manter uma comunicação em tempo real e garantir que o colaborador não se sinta, em momento algum, abandonado ou desmotivado.

    Faça da comunicação uma prioridade nessa modalidade de trabalho, pois sem uma estratégia de comunicação eficiente, alguns problemas podem surgir. Por exemplo, em estudos recentes, algumas empresas londrinas notaram uma queda de produtividade, principalmente das equipes com colaboradores mais jovens. 

    O motivo? Eles se sentiam sozinhos e não sabiam exatamente quais dúvidas eram realmente relevantes para ligar ou mandar um e-mail para os superiores. E, pior, se o excesso de contato poderia criar uma imagem errada para eles. 

    A solução é tentar investir em ferramentas que tornem a comunicação interna o mais próxima possível da real. Isso inclui, inclusive, conversas que não necessariamente estejam ligadas ao trabalho. Essa troca é fundamental para desenvolver laços, criar ambientes mais dinâmicos e criativos (mesmo online).

    As ferramentas mais utilizadas para comunicação interna no home office são:

    • Skype;
    • Slack;
    • WhatsApp;
    • Hangouts.

    Ainda, você pode investir em um sistema de comunicação para o seu negócio que inclua informações sobre os clientes, facilitando a integração entre os profissionais de diversos setores. Além de definir como a comunicação será realizada, lembre-se de estabelecer com que frequência ela será colocada em prática.

    Essas determinações funcionam como um norte para que seus colaboradores não se sintam intimidados em realizar contatos. Ah! Mas um ponto importante, estabeleça canais para assuntos emergenciais, trocas informais e temas que possuem prazos para resposta.

    Por exemplo, para trocas informais você pode criar um grupo no Slack, já para assuntos mais urgentes, utilize as mensagens privadas nesta mesma ferramenta, ou o Skype.

    Se algo precisa ser respondido até determinado dia ou horário, crie uma aba de comunicação no Trello. Pode parecer muitos canais de comunicação para gerenciar, mas, acredite, isso, na prática, vai evitar ruídos na comunicação e aumentar a integração entre o seu time.

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      4. Formalize o novo modelo de trabalho com os colaboradores

      O quarto passo de como implantar home office na empresa é mais burocrático: determinar, legalmente, como este “novo normal” será estabelecido. Tanto para empresas que escolherão um modelo de trabalho híbrido ou completamente remoto.

      Você sabia que a nova legislação já reconhece o home office como uma modalidade de trabalho? De acordo com essa lei, essa mobilidade corporativa deve ser definida em contrato, no qual devem constar especificamente as atividades a serem realizadas e as condições sobre as ferramentas necessárias. 

      Por exemplo, deve ser acordado se a empresa vai ceder os equipamentos e a infraestrutura ou se reembolsará as despesas arcadas pelo colaborador. Vale lembrar que essa compensação não integra seu salário. Então, tudo deve constar no contrato de trabalho.

      Este é um alerta que deve ser considerado, afinal, trata-se de um modelo relativamente novo de trabalho. Isso quer dizer que algumas práticas e condutas ainda não estão completamente definidas. O que, naturalmente, pode gerar embates no futuro, como ações trabalhistas. Todo e qualquer combinado entre empresa e colaborador, portanto, deve ser contratual e, de preferência, monitorado pelos gestores e equipe de RH. 

      5. Cuide da segurança e privacidade dos dados

      A internet tornou-se um dos maiores meios de difusão e troca de informações, principalmente com o home office. Com isso, um dos maiores desafios da empresa é saber como garantir a segurança e a privacidade dos dados para evitar ataques e roubos.

      Em vista disso, como evitar que isso aconteça? Priorize conexões seguras, use a criptografia de dados, proteja as contas com senhas fortes e coloque firewall ou proxy para barrar acessos. Controle também os dispositivos usados remotamente e conscientize os seus colaboradores sobre os perigos.

      8 Ferramentas tecnológicas de gestão para tornar a implantação de home office muito mais eficiente

      Falamos acima sobre algumas ferramentas de comunicação interna, mas, sabemos que a dinâmica de uma empresa vai além disso. Precisamos estabelecer ferramentas digitais que funcionem de forma remota para as demais áreas de gestão. 

      Veja algumas das melhores e mais utilizadas ferramentas de gerenciamento para home office!

      1. Trello

      Já falamos do Trello por aqui. Ele é, sem dúvidas, umas das plataformas de gerenciamento de projetos mais utilizadas, principalmente em trabalhos que já funcionavam de forma remota.

      Com esta ferramenta, os gestores podem abrir quadros, listas e cartões para projetos. Nestas abas, é possível determinar prioridades, responsáveis e informações indispensáveis para o cumprimento de cada atividade. Todo o andamento de cada quadro é compartilhado em tempo real, o que facilita o monitoramento e gerenciamento de projetos e demandas.

      2. Dropbox Business

      De acordo com a plataforma, os usuários podem criar, editar, comentar, armazenar e compartilhar documentos na nuvem. Para isso, os usuários utilizam ferramentas como:

      • Google Docs; 
      • Google Sheets; 
      • Google Slides; 
      • Arquivos do Microsoft Office e do Dropbox Paper.

      Resumidamente, esta ferramenta é extremamente útil para o desenvolvimento e compartilhamento de projetos, pilotos e outros documentos.

      3. LastPass

      LastPass não é, na verdade, uma ferramenta exclusiva de como implantar home office na empresa, ela pode ser útil no dia a dia de qualquer modelo de trabalho. Afinal, com o LastPass os gestores podem gerenciar, atualizar e compartilhar senhas que sejam fundamentais para o cotidiano das empresas.

      Como, por exemplo, e-mails corporativos, plataformas e sistemas. Além de ajudar na segurança de dados e informações, o LastPass também agiliza o preenchimento de login para otimizar o tempo do usuário.

      4. Zoom

      Zoom é uma plataforma que pode auxiliar muito na implantação do home office. Afinal, conseguimos realizar reuniões, compartilhar comunicados e debates para facilitar o contato entre empresa, gestores e colaboradores através de videoconferências. 

      5. Skype

      Logo que falamos sobre como implantar home office na empresa, comentamos sobre comunicação interna e o Skype é um ótimo aliado nessa função. Além das conversas diretas por texto, os colaboradores também podem realizar chamadas de áudio e vídeo, compartilhamento de documentos, fotos e informações relevantes.

      Assim como outras ferramentas, o Skype também oferece alguns planos que incluem funções mais robustas para empresas que decidem implantá-lo na rotina de gerenciamento.

      7. Miro

      Miro é uma ferramenta internacional, que tem sido utilizada por grandes marcas, como Dell e Salesforce, que procuram meios de como implantar home office de forma eficiente. Com este sistema, a sua empresa tem acesso à funcionalidades para realizar:

      • Reuniões e workshops;
      • Brainstorming;
      • Fluxos de trabalho;
      • Pesquisa e design;
      • Estratégia e planejamento;
      • Mapeamento e diagramação;
      • Gestão de produtos;
      • Etc.

      Um dos fatores mais positivos é o alinhamento de fusos para facilitar empresas que operam internacionalmente. Por outro lado, o layout é um dos mais complexos, afinal, trata-se de uma ferramenta mais robusta e em inglês, é claro. 

      8. Sistema de atendimento ao cliente

      Falamos por aqui que existem algumas atividades empresariais que não podem ser convertidas integralmente em home office. Como, por exemplo, algumas etapas do atendimento ao cliente offline. 

      Mas, e essa função nos canais online? Pois é, o suporte e atendimento ao cliente, principalmente em se tratando de contato para resoluções simples, pode ser realizado, sem qualquer prejuízo, no modelo de home office. Basta que a empresa aposte nas soluções tecnológicas corretas, como sistemas de Help Desk e Service Desk.

      Mas, um alerta: os níveis de serviço oferecidos ao cliente não podem decair devido ao trabalho remoto. Afinal, a ideia de saber como implantar home office na empresa de forma eficiente é que o cliente não perceba essas alterações. 

      Fizemos um webinar super explicativo sobre como organizar seu atendimento neste processo, veja só:

      Como você notou, há uma forma mais simples de automatizar e ainda garantir inovação e personalização na implantação do home office. Sim, com sistemas de atendimento ao cliente.

      O sistema Movidesk, por exemplo, não melhora apenas a comunicação com os clientes, mas também entre os colaboradores, de forma a manter toda a sua equipe no melhor caminho para conquistar clientes leais e satisfeitos. 

      Conheça um pouco mais sobre a nossa ferramenta!

      Movidesk

      O Movidesk é um sistema de atendimento que une recursos de Help Desk e Service Desk e pode ser utilizado tanto para a comunicação com os clientes, quanto para a comunicação interna.

      Nossa solução também torna as interações mais rápidas e mantém o histórico de cada uma delas, o que proporciona um suporte muito mais organizado e eficiente.

      Somos um Help Desk prático, intuitivo e com mais de 75 indicadores de desempenho para você elevar o nível do seu suporte. Veja só:

      Incrível, não? 

      Como conseguimos fazer isso? 

      • Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
      • Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
      • Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
      • Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

      Quer entender como isso tudo impacta no cotidiano dos gestores que estão em busca de como implantar home office na empresa? Então, você precisa conhecer o case de sucesso do Mercado Livre.

      Case Mercado Livre

      Com certeza não precisamos te apresentar esse, que é um dos maiores e melhores marketplaces do país, certo? O Mercado Livre contabiliza, hoje, 6 mil buscas e 9 vendas por segundo. A empresa já tem mais de 2.200 colaboradores e a unidade de Classificados da marca conta com 8 mil clientes, atendidos por mais de 50 assessores comerciais.

      Imagine a proporção do desafio de manter todos estes consumidores satisfeitos, preocupando-se com o sucesso de cada um e ainda garantindo o alto nível de lealdade do cliente?

      Essa responsabilidade é dividida com as empresas que anunciam na plataforma, mas, ainda assim, era preciso um sistema que ajudasse o setor de Classificados a oferecer um atendimento de qualidade.

      Foi então que a parceria com a Movidesk começou. 

      Resultado?

      Hoje, 100% dos assessores abrem os chamados diretamente pelo sistema Movidesk. E com o uso do software, o setor foi capaz de reorganizar o tempo de atendimento e otimizá-lo em pelo menos 80%. 

      De acordo com a coordenadora de suporte do Classificados, Tania Natali Costa:

      “O Movidesk realmente revolucionou o nosso setor. Ele melhorou os processos para os agentes e possibilitou uma visualização mais fácil das demandas para os gestores. Foi um grande marco entre o que era o nosso atendimento e o que é hoje, nos ajudando a oferecer um suporte de excelência para os nossos assessores”.

      Viu como o home office traz muitas vantagens para a sua empresa e tem conquistado cada vez mais os colaboradores? A tendência é que este seja o novo modelo de trabalho. Então, se você quer atrair os melhores profissionais do mercado, aposte nessa oportunidade. 

      A sua implementação do home office será mais simples se houver otimização na comunicação interna, investimentos em processos automatizados e softwares para acompanhar a produtividade dos colaboradores. E aí, agora que você sabe como implantar home office na empresa, está pronto? 

      Se você gostou de conhecer sobre o home office, que tal acompanhar mais dicas como essa? Basta nos seguir nas redes sociais para estar sempre atualizado. Estamos no Instagram, LinkedIn e YouTube.

      playbook: teste o Movidesk!

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