Como melhorar processos internos em 4 passos

Melhorar processos internos é uma necessidade constante para qualquer gestor que tenha como objetivo o sucesso de seu negócio. Confira agora!

Melhorar processos internos

Gestão empresarial não é brincadeira. Por isso, melhorar processos internos é uma necessidade constante para qualquer gestor que tenha como objetivo o sucesso de seu negócio. Sem regras bem definidas, o caos se instaura e o empresário se vê num redemoinho de retrabalho, gastos desnecessários, e falhas de comunicação.

A falta de organização interna pode causar muitas dores de cabeça para empresários e colaboradores. Por isso, neste post vamos te apresentar métodos infalíveis para melhorar processos internos, otimizar fluxos de trabalho e ainda diminuir custos!

O que entendemos por processos internos?

Os processos internos são todas as atividades operacionais que fazem parte do dia a dia da empresa e garantem que os objetivos sejam cumpridos.

Pense num comércio, por exemplo. Entre o cliente entrar na loja e sair com um produto, existe um processo que precisa ser colocado em prática. Essa regra é aplicada em qualquer segmento. Desde o cafezinho, até uma linha de montagem, tudo segue uma ordem preestabelecida. Já parou para pensar nisso?

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Por que devemos melhorar processos internos?

Imagine que você precisa buscar algo específico, como a chave de uma porta, em uma gaveta bagunçada. Depois de ficar horas revirando moedas, papéis e pilhas que já deviam ter sido descartadas, você ainda não encontrou o que precisava. É de deixar qualquer um estressado, concorda?.

Agora imagine uma empresa sem processos bem definidos. O resultado é o mesmo. Para conseguir realizar uma tarefa, mesmo que seja algo simples, não existe uma padronização. Desta forma, cada colaborador realiza seus deveres de uma forma diferente, guarda os documentos em um local diferente e preenche as informações necessárias de uma forma diferente.

Isso normalmente significa muito retrabalho, falhas de comunicação, desgaste da equipe e demora na solução dos problemas. Já com processos bem definidos e organizados, todos esses problemas desaparecem.

Para o colaborador isso significa praticidade, agilidade e produtividade. Por outro lado, o gestor economiza recursos, ganha uma equipe mais bem entrosada e ainda garante que o trabalho está sendo bem feito.

Mas como melhorar processos internos?

Agora você já sabe a importância de ter processos interno bem definidos. Está na hora de colocar a mão na massa!

O primeiro passo é saber no que você vai mexer. Liste todos os processos internos atuais, de forma bem completa. Indique os responsáveis por cada etapa, ferramentas necessárias, aprovações são necessárias, objetivos de cada tarefa, entre outras coisas relevantes.

Se algum processo parece confuso e não tem todas estas informações, liste tudo o que conseguir e destaque o que está faltando. Isso vai facilitar na sua substituição e na hora de realizar as correções.

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Depois de organizar de forma clara tudo que é feito até agora, é só seguir esses quatro passos infalíveis para melhorar processos internos!

1. Melhore a comunicação interna

Muitos processos envolvem mais de uma pessoa. Desta forma, com uma comunicação que não traz resultados, é praticamente impossível manter tudo funcionando perfeitamente.

Todos os colaboradores precisam falar a mesma língua, estar informados sobre os processos e ter facilidade em se comunicar com membros de qualquer equipe. Dessa forma, identificar falhas torna-se muito mais fácil.

Uma das melhores maneiras de melhorar a comunicação interna é realizar reuniões e distribuir informações. Para isso, diversas ferramentas podem ser utilizadas: desde os murais de recados mais simples, até sistemas avançados, que evitam falhas e simplificam a rotina dos setores.

2. Capacite o seu time

Para que você possa dar mais autonomia para o seu time, é preciso capacitá-lo primeiro. Sua equipe precisa ser capaz não apenas de realizar suas funções, mas também de entender as motivações por trás de cada tarefa. Desta forma, é possível que cada colaborador, ao compreender o todo, aponte melhorias no processo.

Sabendo o que precisa ser feito e a forma como isso deve ser feito, o colaborador fica mais livre para desenvolver seu trabalho, enquanto os gestores podem investir seu tempo em outras melhorias. A realocação de talentos, inclusive, é muito útil. Quando capacitados e compreendendo o processo completo, os membros da equipe podem ser melhor utilizados numa função diferente da original.

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3. Integre todos os setores

A sua empresa é um organismo vivo, onde todas as áreas pulsam e necessitam umas das outras. Tratar a organização como um aglomerado de setores é um erro enorme. É preciso identificá-la como algo único, cada setor sendo uma peça da grande engrenagem que faz tudo funcionar.

Setores precisam manter uma boa comunicação entre si. Para isso, é preciso que um setor entenda como o outro funciona, e que tipo de objetivo ele está buscando. Todas as áreas devem estar integradas, com bom cruzamento de dados e comunicação facilitada.

4. Use a tecnologia a seu favor

Manter o controle físico dos processos através de papéis empilhados em gavetas poeirentas e cartazes amarelados nas paredes pode ser difícil em um mundo tão conectado quanto o nosso. Principalmente para as novas gerações.

Por isso, a tecnologia é uma gigantesca aliada para melhorar processos internos. Centralizar todas as informações em um só lugar, realizar pesquisas visando melhorias e automatizar ações para otimizar as tarefas são alguns dos benefícios que você deve perceber ao abandonar métodos antigos.

Se você quer melhorar processos internos de atendimento, por exemplo, um sistema como o Movidesk pode te ajudar. Com ele, diversas tarefas rotineiras podem ser automatizadas e todas as demandas ainda são centralizadas. Ele ainda possui a ferramenta de Base de Conhecimento, que ajuda a organizar os procedimentos para demandas conhecidas, tudo num só lugar.

Como explica o Head of Sales da Movidesk, João Paulo Conceição:

“Em processos complexos, o Movidesk ajuda a formalizar um fluxo de trabalho pré-definido, evitando enganos e erros humanos”.

Que tal aplicar esses passos agora mesmo?

E aí, gostou das nossas dicas? Se você quer aplicar estes passos em sua empresa e solucionar de vez todos os seus problemas de processos internos, nós vamos te ajudar.

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