Como um sistema Help Desk pode ajudar a motivar a equipe de atendimento

Centralizar informações, favorecer a comunicação com o consumidor, facilitar o trabalho da equipe de atendimento e agilizar os procedimentos para garantir a satisfação do cliente: será que existe mais alguma […]

Centralizar informações, favorecer a comunicação com o consumidor, facilitar o trabalho da equipe de atendimento e agilizar os procedimentos para garantir a satisfação do cliente: será que existe mais alguma coisa que um sistema de Help Desk pode fazer? Sim, ele pode ser uma ferramenta incrível para motivar o seu time!

A rotina desse pessoal contém imensos desafios: ouvir reclamações, tomar providências, evitar cancelamento de contratos, fechar vendas etc. Por isso, manter os colaboradores trabalhando com entusiasmo exige algumas ações motivacionais. Mas como o sistema de Help Desk pode contribuir para isso?

O grande segredo está nos relatórios gerados pelo sistema. Eles permitem acompanhar a performance dos atendentes e apontam os funcionários que se destacaram em diversos quesitos importantes para o crescimento da empresa e para a manutenção dos clientes.

Premiar publicamente esses resultados é uma atitude importante para motivá-los a melhorar ainda mais a própria performance.

Indicadores de performance dos atendentes fornecidos pelo sistema de Help Desk

Com os relatórios fornecidos pelo sistema, o gestor pode utilizar vários critérios para premiar sua equipe. Dessa forma as habilidades individuais são reconhecidas, proporcionando motivação. A equipe se torna mais disposta a superar obstáculos e a produzir melhores resultados.

Então vamos à prática! Que tal conhecer exemplos de indicadores que podem ser utilizados como critério para reconhecer, premiar e motivar seus colaboradores? Separamos alguns para que você tenha uma breve ideia de como valorizar o empenho dos seus atendentes. Confira!

1. Maior número de tickets atendidos

Para avaliar o desempenho de um Help Desk não há outro caminho: é preciso analisar tickets. O relatório mostra ao gestor que alguns colaboradores se destacam e conseguem atender uma quantidade maior de clientes em determinado período de tempo.

O que isso significa? Para a empresa, a produtividade do funcionário — que consegue realizar um número maior de tarefas. Para o cliente, significa um tempo menor de espera, agilidade para a solução do problema e, principalmente, satisfação com o atendimento.

2. Menor número de contratos encerrados

Muitos clientes acessam o serviço realmente descontentes com a empresa. Em vários casos eles se sentem propensos a cancelar o contrato ou a devolver um produto.

A cortesia do atendente e sua capacidade para solucionar o conflito com agilidade são fundamentais para resolver o problema de forma amena e evitar o rompimento do contrato.

Portanto, a habilidade para reverter situações adversas e manter o cliente é uma qualidade que deve ser estimulada e reconhecida dentro da organização.

3. Redução na quantidade de retrabalho

Com um software de Help Desk eficiente as tarefas ficam armazenadas no sistema. Dessa forma, ao receber o contato de um cliente o atendente tem acesso imediato a todo o processo, o que elimina a necessidade de retrabalho nas tarefas manuais.

Ao contar com essa ferramenta a equipe de suporte consegue atender chamados, consultar uma base de conhecimentos e recuperar informações a qualquer momento. Uma mesma solução pode ser aplicada a diversos casos, tornando o trabalho mais fácil e eficiente e gerando mais motivação para o atendente.

4. Cálculo do índice de satisfação geral dos clientes

O contentamento do consumidor o torna mais aberto a uma nova abordagem comercial, além de garantir uma imagem positiva à empresa, que pode render muitas indicações e a conquista de novos clientes. Por isso, é fundamental que a pesquisa de satisfação realizada com o consumidor gere um índice da qualidade de atendimento obtido.

Considerando a importância da manutenção de uma boa relação entre a empresa e seus clientes, deve haver uma iniciativa para reconhecer e incentivar os atendentes que obtêm um índice de satisfação elevado.

Essa medida garante uma atenção maior da equipe não só aos aspectos quantitativos do atendimento, mas principalmente aos qualitativos.

Neste post selecionamos apenas alguns exemplos. Agora cabe ao gestor aproveitar a riqueza de informações que ele obtém no relatório do sistema para avaliar quais são os indicadores mais representativos para os resultados da organização e premiar os colaboradores que tiveram uma contribuição significativa para alcançá-los!

Conhecer o resultado da sua equipe é o primeiro passo para capacitar os colaboradores, motivá-los e elevar a performance do time. Quer conhecer outros benefícios de um sistema de Help Desk? Então continue no nosso blog e confira!

Deixe seu comentário