Como estabelecer uma comunicação em projetos eficiente?

Para estabelecer uma comunicação na gestão de projetos eficiente, seja um agente facilitador de comunicações; evite interferências; tenha um local específico para gerenciar o projeto e realize reuniões periódicas. Conheça o resto desta lista!

comunicação em projetos

Como anda a sua comunicação na gestão de projetos? Existem ruídos? Falhas? Isso definitivamente pode comprometer todo o gerenciamento, atrasar a entrega de projetos e, inclusive, comprometer a qualidade dos serviços, não é mesmo?

Falamos sempre o quão importante é a integração para o sucesso das estratégias dentro de uma empresa. As ferramentas e softwares são o ponto-chave para que tudo ocorra de forma eficiente, mas você já imaginou isso sem uma boa gestão das comunicações do projeto?

Pense um pouco a respeito. 

Imagine que um cliente de uma empresa de publicidade especifique suas necessidades e preocupações para o agente. Mas, ao repassar as informações para a equipe de criação, ele não expressa corretamente o que o consumidor espera.

Bom, a área criativa vai desenvolver e planejar um projeto incrível, com os melhores indicadores de produtividade, com foco na captação de clientes e uma ótima estrutura para alcançar estes objetivos. Mas, na verdade, o cliente tem problemas com a taxa de churn e baixo lifetime value

Apesar de todos os esforços aplicados, o projeto será um verdadeiro fracasso, não é mesmo? Desperdício de tempo, capital e alto risco daquele cliente não querer fechar o projeto. E tudo isso por uma falha na comunicação entre a equipe.

Neste artigo você vai saber exatamente a importância da comunicação nos projetos, seus efeitos e dicas para você não cometer mais erros neste quesito!

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    Qual a importância da comunicação em projetos?

    Com o aumento do fluxo de dados e da complexidade dos processos (e projetos) é praticamente inconcebível imaginar alguma fluidez e eficiência operacional sem uma boa comunicação em projetos.

    Afinal, inúmeras informações precisam ser passadas para que a etapa seguinte ocorra e se desenvolva da maneira correta. Pode parecer algo simples com tantas ferramentas, computação em nuvem e softwares de integração, certo?

    Mas, é fundamental lembrar que o alimento para que essas engrenagens funcionem é fornecido pelos colaboradores da sua equipe. E, cada informação omitida, ou equivocada, pode causar um efeito em cascata e, por fim atingir o cliente final.

    A comunicação em projetos, portanto, é importante por inúmeros fatores. Tais como:

    • Evitar falhas durante o projeto;
    • Fazer a ligação correta entre o cliente, agente e demais colaboradores que participam do projeto, de forma a criar uma reta de comunicação sem frestas;
    • Desenvolvimento de soluções mais eficientes e condizentes com os objetivos traçados;
    • Harmonia entre os colaboradores. Sabe aquela história de passar a batata quente? Cada um tenta passar a responsabilidade de um erro para a outra fase do projeto? Pois bem, a comunicação na gestão de projetos evita esse atrito;
    • Identificação de riscos e falhas de forma mais assertiva. Quando um projeto é muito complexo fica mais difícil determinar onde estão os gargalos. Mas, com a fluidez da comunicação as etapas ficam melhor determinadas;
    • Agilizar tomadas de decisões.

    Quais as dificuldades na gestão das comunicações do projeto?

    Quando falamos sobre falhas no gerenciamento das comunicações do projeto, parece algo muito simples de solucionar. Mas, na verdade, não é bem assim. Existem inúmeros obstáculos, como:

    • Distância devido à descentralização das etapas de projetos;
    • Falta de meios, redes e ferramentas que funcionem em tempo real, sem bugs ou interferências;
    • Inadequação da linguagem ou método de comunicação na empresa;
    • Falta de conhecimento;
    • Incompatibilidade entre as visões dos membros da equipe, ou em relação ao cliente.

    Bom, mas a ideia deste artigo não é te desanimar. Muito pelo contrário, queremos que você conheça as questões que podem atrapalhar a comunicação em projetos e o que fazer para evitar isso.

    6 dicas para melhorar a comunicação na gestão de projetos

    De acordo com o PMI, existem algumas práticas na gestão de projetos que podem melhorar a comunicação interna. São elas:

    1. Ser um agente facilitador de comunicações;
    2. Ser, de fato, um comunicador;
    3. Evitar interferências e bloqueios na comunicação;
    4. Garantir que a equipe de projetos esteja próxima;
    5. Ter um local específico para gerenciar o projeto;
    6. Realizar reuniões periódicas e eficazes.

    Estas dicas podem parecer amplas demais, mas devem servir como um guia para construir um plano de comunicação na gestão de projetos. Afinal, alguns pontos demandam talento, ou prática, como no caso de ser um comunicador efetivo. Mas as demais questões podem ser facilmente abordadas e estabelecidas em um planejamento.

    A nossa dica extra, portanto, é:

    Faça um plano de comunicação na gestão de projetos.

    Não sabe como? Então continue a leitura!

    Como montar um plano de comunicação em projetos?

    1. Estabeleça o propósito

    O primeiro passo de um plano de comunicação em projetos é estabelecer quais serão os propósitos. Ou seja, a missão que terá que ser cumprida e o objetivo daquele determinado projeto.

    E mais, o propósito precisa ser extremamente claro para todos, equipe, parceiros, colaboradores e cliente. A comunicação nesta etapa é extremamente importante, talvez uma das fases mais cruciais para uma comunicação em projetos eficiente.

    2. Estipule metas

    O segundo passo para a comunicação em projetos é estipular, de maneira racional, quais são e como alcançar as metas. Vale nesta etapa determinar métricas, indicadores e, claro, níveis de serviço.

    Esta etapa pode ser um pouco complicada. Por isso montamos um e-book incrível para te ajudar! Nele nós vamos explicar tudo o que você precisa saber para aplicar a mensuração de dados na sua empresa e utilizar estas informações a seu favor!

    Você vai aprender:

    • A calcular as metas;
    • Entender a importância de cada indicador;
    • Desenvolver uma percepção analítica dos resultados da sua equipe;
    • Definir estratégias para melhorar os resultados;
    • Garantir a performance do time de atendimento;
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      3. Determinar responsabilidades e tarefas

      O terceiro passo é fundamental para evitar a famosa frase: Isso não era responsabilidade minha. 

      Sempre que algo falha dentro de um projeto o maior erro é não conseguir determinar em qual etapa ele ocorreu. Isso atrasa a resolução do problema! Se todos da equipe têm suas atividades bem delimitadas e essa informação é compartilhada, não deixamos espaços para mal entendidos e atrasos.

      4. Monitore e faça ajustes

      O quarto, e último, passo do plano de comunicação em projetos é fazer o acompanhamento e realizar ajustes caso algo não esteja caminhando como o esperado. 

      Como já mencionamos, as informações e dados se alteram com muita rapidez, isso quer dizer que a gestão de projetos nem sempre vai ser algo engessado.

      Se há algum ruído na comunicação empresarial, insatisfação de algumas das partes ou ineficiência nos diálogos, podemos fazer correções antes que as consequências apareçam. Sem contar que o monitoramento pode auxiliar – e muito – no planejamento seguinte. 

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      Podemos concluir, portanto, que a comunicação na gestão de projetos trata prioritariamente de pessoas, equipe e integração.

      Mas, isso não descarta a necessidade de boas ferramentas que facilitem este diálogo. Afinal, elas possibilitam que os colaboradores façam isso em tempo real e, melhor, armazenem todos os dados de maneira a facilitar a comunicação.

      Você tem uma ferramenta de gestão de processos para auxiliar sua comunicação? Sabe se ela é a melhor possível para atender às suas necessidades? Não tem certeza? Então você precisa conhecer a melhor!

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      • Contrato de horas: permita que cada membro da empresa faça a gestão inteligente das operações e controle a quantidade de horas oferecidas para cada demanda;
      • Workflow de execução: permita que as atividades sejam encaminhadas de um colaborador para outro e garanta que cada ação seja realizada de acordo com um conjunto de regras e procedimentos padronizados;
      • Base de conhecimento: forneça uma biblioteca online da sua empresa com informações e respostas relevantes, criando uma experiência de autoatendimento mais rápida e eficaz;
      • Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócio e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas;
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