Como estabelecer uma comunicação na gestão de projetos eficiente?

Para estabelecer uma comunicação na gestão de projetos eficiente, seja um agente facilitador de comunicações; evite interferências; tenha um local específico para gerenciar o projeto e realize reuniões periódicas. Conheça o resto desta lista!

comunicação na gestão de projetos

Como anda a sua comunicação na gestão de projetos? Existem ruídos? Falhas? Isso definitivamente pode comprometer todo o gerenciamento, atrasar prazos e, inclusive, comprometer a qualidade dos serviços, não é mesmo?

Falamos sempre o quão importante é a integração para o sucesso das estratégias dentro de uma empresa. As ferramentas e softwares são o ponto chave para que tudo ocorra de forma eficiente, mas você já imaginou isso sem uma boa comunicação?

Pense um pouco a respeito. 

Imagine que um cliente de uma empresa de publicidade especifique suas necessidades e preocupações para o agente. Mas, ao repassar as informações para a equipe de criação, ele não expresse corretamente o que o consumidor espera.

Bom, a área criativa vai desenvolver e planejar um projeto incrível, com os melhores indicadores de eficiência, com foco na captação de clientes e uma ótima estrutura para alcançar estes objetivos. Mas, na verdade, o cliente tem problemas com a taxa de churn e baixo lifetime value

Apesar de todos os esforços aplicados, o projeto será um verdadeiro fracasso, não é mesmo? Desperdício de tempo, capital e alto risco daquele cliente não querer fechar o projeto. E tudo isso por uma falha na comunicação entre a equipe.

Neste artigo você vai saber exatamente a importância da comunicação na gestão de projetos, seus efeitos e dicas para você não cometer mais erros neste quesito!

Importância da comunicação na gestão de projetos

Importância da comunicação na gestão de projetos

Com o aumento do fluxo de dados e da complexidade dos processos (e projetos) é praticamente inconcebível imaginar alguma fluidez e eficiência sem uma boa comunicação na gestão de projetos.

Afinal, inúmeras informações precisam ser passadas para que a etapa seguinte ocorra e se desenvolva da maneira correta. Pode parecer algo simples com tantas ferramentas, computação em nuvem e softwares de integração, certo?

Mas, é fundamental lembrar que o alimento para que essas engrenagens funcionem é fornecido pelos colaboradores da sua equipe. E, cada informação omitida, ou equivocada, pode causar um efeito em cascata e, por fim atingir o cliente final.

A comunicação na gestão de projetos, portanto, é importante por inúmeros fatores. Tais como:

  • Evitar falhas durante o projeto;
  • Fazer a ligação correta entre o cliente, agente e demais colaboradores que participam do projeto, de forma a criar uma reta de comunicação sem frestas;
  • Desenvolvimento de soluções mais eficientes e condizentes com os objetivos traçados;
  • Harmonia entre os colaboradores. Sabe aquela história de passar a batata quente? Cada um tenta passar a responsabilidade de um erro para a outra fase do projeto? Pois bem, a comunicação na gestão de projetos evita esse atrito;
  • Identificação de riscos e falhas de forma mais assertiva. Quando um projeto é muito complexo fica mais difícil determinar onde estão os gargalos. Mas, com a fluidez da comunicação as etapas ficam melhor determinadas;
  • Agilizar tomadas de decisões.

Leia mais: 5 dicas para implantar uma gestão de projetos de TI de sucesso!

Dificuldades de comunicação

Dificuldades de comunicação na gestão de projetos

Quando falamos sobre falhas na comunicação, parece algo muito simples de solucionar. Mas, na verdade, não é bem assim. Existem inúmeros obstáculos, como:

  • Distância devido a descentralização das etapas de projetos;
  • Falta de meios, redes e ferramentas que funcionem em tempo real, sem bugs ou interferências;
  • Inadequação da linguagem ou método de comunicação;
  • Falta de conhecimento;
  • Incompatibilidade entre as visões dos membros da equipe, ou em relação ao cliente.
Como estabelecer uma comunicação na gestão de projetos eficiente?

Bom, mas a ideia deste artigo não é te desanimar. Muito pelo contrário, queremos que você conheça as questões que podem atrapalhar a comunicação na gestão de projetos e o que fazer para evitar isso.

6 dicas para melhorar a comunicação na gestão de projetos

De acordo com o PMI, existem algumas práticas na gestão de projetos que podem melhorar a comunicação interna. São elas:

  • Ser um agente facilitador de comunicações;
  • Ser, de fato, um comunicador;
  • Evitar interferências e bloqueios na comunicação;
  • Garantir que a equipe de projetos esteja próxima.
  • Ter um local específico para gerenciar o projeto e 
  • Realizar reuniões periódicas e eficazes.

Estas dicas podem parecer amplas demais, mas devem servir como um guia para construir um plano de comunicação na gestão de projetos. Afinal, alguns pontos demandam talento, ou prática, como no caso de ser um comunicador efetivo. Mas as demais questões podem ser facilmente abordadas e estabelecidas em um planejamento.

A nossa dica extra, portanto, é:

Faça um plano de comunicação na gestão de projetos.

Não sabe como? Então continue a leitura!

Como montar um plano de comunicação na gestão de projetos?

1 – Estabelecer o propósito

O primeiro passo de um plano de comunicação na gestão de projetos é estabelecer quais serão os propósitos. Ou seja, a missão que terá que ser cumprida e o objetivo daquele determinado projeto.

E mais, o propósito precisa ser extremamente claro para todos, equipe, parceiros, colaboradores e cliente. A comunicação nesta etapa é extremamente importante, talvez uma das fases mais cruciais para um plano de comunicação eficiente.

2 – Estipular metas

O segundo passo para esta comunicação na gestão de projetos é estipular, de maneira racional, quais as metas que a sua equipe precisa buscar. Vale nesta etapa determinar métricas, indicadores e, claro, níveis de serviço.

Esta etapa pode ser um pouco complicada. Por isso montamos um e-book incrível para te ajudar! Nele nós vamos explicar tudo o que você precisa saber para aplicar a mensuração de dados na sua empresa e utilizar estas informações a seu favor!

Você vai aprender:

  • Por que monitorar as interações entre agentes e clientes;
  • Quais as melhores métricas a serem monitoradas;
  • A importância de aplicar pesquisas de satisfação;
  • Como  utilizar o feedback a seu favor e muito mais!

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3 – Determinar responsabilidades e tarefas

Bom, o terceiro passo é fundamental para evitar a famosa frase: Mas isso não era responsabilidade minha. 

Sempre que algo falha dentro de um projeto o maior erro é não conseguir determinar em qual etapa ele ocorreu. Isso atrasa a resolução do problema! Se todos da equipe têm suas atividades bem delimitadas e essa informação é compartilhada, não deixamos espaços para mal entendidos e atrasos.

Veja também: 5 melhores práticas para a gestão de projetos da sua equipe.

4 – Monitore e faça ajustes

O quarto, e último, passo do plano de comunicação na gestão de projetos é fazer o acompanhamento e realizar ajustes caso algo não esteja caminhando como o esperado. 

Como já mencionamos, as informações e dados se alteram com muita rapidez, isso quer dizer que a gestão de projetos nem sempre vai ser algo engessado.

Se há algum ruído na comunicação, insatisfação de algumas das partes ou ineficiência nos diálogos, podemos fazer correções antes que as consequências apareçam. Sem contar que o monitoramento pode auxiliar – e muito – no planejamento seguinte. 

Podemos concluir, portanto, que a comunicação na gestão de projetos trata prioritariamente de pessoas, equipe e integração. Mas isso não descarta a necessidade de boas ferramentas que facilitem este diálogo. Afinal, elas possibilitam que os colaboradores façam isso em tempo real e, melhor, armazenem todos os dados de maneira a facilitar a comunicação.

Não deixe de ler: Descomplique: 8 ferramentas de gestão de projetos para simplificar seu dia a dia.

Você tem uma ferramenta para auxiliar sua comunicação na gestão de projetos? Ela é a melhor? Não tem certeza? Então você precisa conhecer a melhor!

Movidesk

Com o sistema Movidesk você vai conseguir desenvolver uma melhor comunicação na gestão de projetos, tanto interna quanto externamente. Sem contar, é claro, que nossas soluções vão facilitar e otimizar o gerenciamento de projetos. Veja algumas de nossas funcionalidades:

  • Central de integração – Integre o Movidesk de forma nativa com os melhores softwares do mercado, como Pipedrive, Redmine, Jira e Nectar CRM. E ainda disponibilizamos uma central de integrações de fácil configuração com conexões via API.
  • Dashboard e relatórios – Acompanhe as informações da sua equipe de atendimento em tempo real e tenha à sua disposição mais de 75 tipos de indicadores de desempenho. Disponibilize painéis com atualizações automáticas e visualize todas as informações em qualquer dispositivo;
  • Pesquisa de satisfação – Descubra se os seus clientes estão satisfeitos com o seu atendimento e utilize várias metodologias para isso, como o Net Promoter Score (NPS). Saiba qual é o agente com o melhor desempenho, receba avisos sempre que houver uma avaliação negativa e aja rapidamente em casos críticos;
  • SLA – Faça com que os acordos estabelecidos entre a empresa e seus clientes sejam cumpridos dentro do prazo. Estabeleça e gerencie múltiplos contratos e permita que cada cliente tenha um tempo de atendimento diferente para a mesma situação;
  • Catálogo de serviços – Crie um catálogo de serviços alinhado às melhores práticas e benefícios do ITIL. Tenha tickets classificados segundo a metodologia e obtenha métricas muito mais claras.

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Melhore sua comunicação na gestão de projetos com Movidesk.