Controle de atendimento: como ele vai melhorar sua relação com o cliente

O controle de atendimento é a melhor forma de investir na organização das informações do seu suporte. Melhore o desempenho da sua equipe de atendimento com nossas dicas!

Controle de atendimento

Se você acompanha o nosso blog, já sabe como é importante investir na organização das informações para que sua empresa possa ter sucesso. Quando o assunto é suporte, essa organização tem um destaque muito importante: o controle de atendimento.

O controle de atendimento será o responsável por centralizar todas as informações do seu suporte. Com esses dados à mão, de forma prática e organizada, você tem acesso facilitado a todas as informações necessárias para melhor atender seu cliente.

Se antigamente o dono do mercadinho conhecia pessoalmente cada um de seus clientes, hoje isso é impossível. Então, como melhorar a sua relação com o seu cliente, mesmo atendendo um grande número de chamados todos os dias?

É isso que a gente te explica neste post!

O que é o controle de atendimento?

O controle de atendimento é um lugar que reúne informações importantes sobre todos os atendimentos realizados junto a cada cliente. Com todos estes dados em um só lugar, é possível aumentar a produtividade de sua equipe. E você pode oferecer um suporte que traga mais resultado.

Este local vai reunir todas as solicitações já feitas com os dados de cada cliente. Assim você consegue controlar os processos e não perde nenhum detalhe de suas conversas.

Como é feito este controle?

O controle de atendimento é uma forma de monitoramento. Ele consiste em coletar todas as informações possíveis sobre seus clientes e o suporte que você presta a eles. Cada contato gera novos dados, que devem ser todos centralizados no mesmo sistema, para fácil acesso.

Estes dados vão te mostrar o tempo que está sendo desperdiçado com cada atendimento (e onde ele está sendo gasto). Mas se você não se preparar para lidar com tanta informação, pode ficar sobrecarregado.

Com a grande quantidade de informações, pode ficar difícil de administrar sem uma ferramenta adequada. Para que seja possível lidar com este fluxo tão grande de acontecimentos, o ideal é a utilização de um sistema que organize automaticamente todas estas solicitações em um só lugar.

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No que o controle de atendimento vai me ajudar?

Você vai sentir uma grande diferença quando seu atendimento ao cliente tiver o apoio de um controle bem planejado. Organização, eficiência e tempo são pontos que podem ser completamente transformados com o novo sistema. Conheça algumas vantagens:

Mantendo um histórico

Com um local único que reúna todas as informações, você terá a sua disposição um histórico mais completo e seguro. Com isso você conhece melhor o seu cliente, sabe quais os outros problemas que ele já teve junto a sua marca, e pode atendê-lo muito melhor.

Este histórico também pode ser observado de forma geral, com diversos clientes. Dessa forma, a soma de resultados pode apresentar uma possibilidade de melhoria para o seu produto, conforme problemas e reclamações apareçam com maior frequência.

Levantando dados importantes

Só com um controle de atendimento constante você pode medir com confiança as métricas e metas de sua equipe de suporte. Você pode monitorar o número de chamados e o tempo de resposta, por exemplo, e dessa forma identificar onde estão os maiores gargalos e possíveis melhorias.

Aumentando a sua velocidade

Com todos os dados reunidos em um só lugar e de forma organizada, sua empresa ganha muito em velocidade. Isso diminui seu tempo de primeira resposta, o que será com certeza muito bem recebido pelo seu cliente, pois um atendimento demorado tira qualquer um do sério.

Quem é você no suporte da sua empresa?

O controle de atendimento vai ocupar muito do meu tempo?

Não, muito pelo contrário! Pode parecer que lidar com uma quantidade tão grande de informações poderia gastar muito do nosso tempo. Mas o que acontece é justamente o oposto disso.

Essas informações, que antes ficavam espalhadas ou se perdiam, agora estarão sempre prontas para serem utilizadas. Isso gera uma economia enorme de tempo, pois você ou sua equipe não precisarão sair em busca de uma informação importante para o suporte. Ela já estará pronta e esperando por vocês antes mesmo do primeiro contato.

Como isso vai melhorar minha relação com o meu cliente?

Pode parecer, à primeira vista, que quem sai ganhando com a utilização de um controle de atendimento é apenas a empresa. Mas a realidade é que o seu cliente também ganha muito com isso!

Podemos começar por algo que já foi mencionado acima: o tempo. O tempo é um dos bens mais preciosos que seu cliente tem à disposição, e com certeza ele não tem nenhum interesse em gastá-lo aguardando por suporte.

Imagine um suporte ágil, que tenha todas as informações à mão. Ele não vai precisar ficar jogando o seu cliente de um atendente para outro. Também não vai precisar ficar perguntando novamente tudo que acabou de ser perguntado para ele no contato anterior. Dessa forma o tempo do consumidor vale mais. Ele certamente lhe será grato por conta disso.

Com todas as informações a respeito dele registradas, também fica mais fácil conhecer o cliente, não acha? E ele vai sentir isso no atendimento.

Ao invés de tratá-lo como um desconhecido e ficar fazendo um monte de perguntas todas as vezes que ele entra em contato, com as informações anteriores à mão você poderá tratá-lo de forma muito mais humana e próxima. Sem dúvidas isso também vai melhorar o seu relacionamento com ele!

Além da agilidade e da humanização, a própria organização vai melhorar seu relacionamento com seu cliente. Sentindo que o seu atendimento não é bagunçado, ele vai confiar mais em sua empresa. E você passará uma imagem séria e competente.

Agora que nós te ajudamos a ter um relacionamento mais positivo com o seu cliente, além de um suporte mais ágil e organizado, é hora de você descobrir em que pontos do seu atendimento você ainda está falhando.

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