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CSC: como implementar uma Central de Serviços Compartilhados?

CSC: como implementar uma Central de Serviços Compartilhados?

CSC: como implementar uma Central de Serviços Compartilhados?

Em época em que a automação se tornou parte integrante do cotidiano empresarial, é de suma importância que seus processos sejam cada vez mais otimizados. Partindo desse princípio, usufruir de uma Central de Serviços Compartilhados ou CSC, é a solução ideal para empresas que buscam melhorar a qualidade na prestação dos serviços.

Conhecido também como Shared Services Center, uma Central de Serviços Compartilhados consiste na centralização das funções de negócios de uma empresa, como TI, administrativa, financeira, compras e RH, entre outras.

Mas para colocar em prática e de forma que seja bem aplicado nos departamentos, é necessário estar atendo a alguns pontos. Continue a leitura para saber como implantar na sua organização!

O que é CSC?

O CSC é uma central de serviços compartilhados capaz de possibilitar a integração entre os diferentes setores de uma empresa. É um importante instrumento de gestão que permite racionalizar processos, trazendo velocidade às operações e ganhos de competitividade.

Dessa forma, a capacidade de prever perdas e riscos se torna muito maior, uma vez que tem-se a visão macro dos processos internos.

Ou seja, ao se padronizar a linguagem e os processos de diversos setores (como RH, TI ou atendimento, por exemplo), é possível criar estratégias de melhoria para esses serviços. Assim, o CSC pode até mesmo melhorar os resultados de uma empresa.

Como implementar um sistema de serviços compartilhados?

Essa é uma tarefa que deve ser feita por etapas, uma vez que é um processo de aprendizagem.

Compreensão

Ao decidir implantar o CSC em uma empresa, deve-se entender muito bem como o sistema funciona e quais são os requisitos de cada setor envolvido. Conhecer bem os fluxos de trabalho, solicitações existentes e aprovações são fundamentais para definir todas as estratégias.

Com essa informação em mãos, será necessário o desenho de um plano de negócio — junto ao sistema de serviços compartilhados — que seja flexível o bastante para atender às demandas de todos esses setores.

Ao mesmo tempo, é necessário que o sistema seja rígido, de alimentação padronizada. Isso garantirá a devida leitura de toda informação ali contida.

É necessária, então, a definição dos SLAs. Com isso, pode-se definir também a quantidade de envolvidos e o tempo de entrega dentro de cada jornada no sistema.

Escolha

Em um segundo momento, após a compreensão da demanda que o CSC deverá atender, é necessária a escolha do melhor software para a empresa. Dois aspectos importantes precisam ser considerados: funcionalidades e serviços.

Essa é uma decisão com objetivos baseados em longo prazo. Portanto, deve-se levar em conta seu estudo prévio sobre as especificidades de cada setor, além de verificar as funcionalidades e os serviços de cada programa oferecido no mercado.

São inúmeros os benefícios que um modelo de Serviços Compartilhados proporciona às empresas. Assim, é necessário que a análise de escolha do sistema de serviços compartilhados seja feita sob diferentes prismas, entre eles o usuário (interface amigável e intuitiva), o atendimento (controle e organização dos fluxos bem definidos) e o gestor (integração com outros sistemas, gráficos e estatísticas).

Gestão

Após a implementação, é hora de fazer os processos funcionarem. Para isso, a ajuda de todos os envolvidos será necessária.

Não meça esforços na homologação do CSC junto aos formadores de opinião e líderes das áreas. Além disso, a capacitação correta de todos os usuários é um passo importante e que deve ser feito com atenção. Crie ainda uma ouvidoria, que seja eficiente para resolver possíveis contratempos.

Paralelamente a esse processo de gestão da mudança, documente todo o processo de implantação e acompanhe, junto ao CEO ou gestor responsável, o andamento do processo.

Sempre informe os benefícios e cuidados que deverão ser tomados em cada etapa e durante seu uso.

Acompanhamento

A presença de uma consultoria no processo de implantação de um CSC tem papel fundamental no sucesso da empresa. Implantado, é preciso verificar se o atendimento das demandas internas está sendo feito da forma correta e, mais ainda, se houve a otimização esperada. Para que isso aconteça, é papel da gestão trabalhar esses processos com foco na prestação de serviços.

Assim, quando uma área é cliente da outra, trabalha-se de maneira muito mais produtiva a interação entre elas.

Por isso é importante acompanhar de perto, principalmente no início da implantação. Além de auxiliar o andamento do processo, você também estará verificando os pontos passíveis de melhoria.

Como vimos, a implantação de um CSC nas empresas é um processo demorado, mas de extrema importância. Seguir os passos corretamente é necessário para se adiantar a possíveis riscos e oportunidades.

Para obter auxílio de especialistas no processo de implementação de um sistema de serviços compartilhados na sua empresa, conte conosco!

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