Como implantar uma Central de Serviços Compartilhados?

Central de Serviços Compartilhados

A Central de Serviços Compartilhados concentra as atividades de diversos setores da empresa, como RH, administrativo, TI, comercial, entre outros. Um dos seus principais objetivos é fazer com que as áreas executem trabalhos de forma alinhada e centralizada.

As máquinas ainda não dominaram o mundo, mas a automação já é realidade em boa parte das empresas. Por isso, a otimização de procedimentos é cada vez mais necessária para melhorar a qualidade da prestação de serviços. Nesse cenário, a criação de uma Central de Serviços Compartilhados (CSC) costuma ser a solução ideal para quem deseja racionalizar processos e trazer velocidade às operações.

Também chamada de Shared Services Center, a Central de Serviços Compartilhados é um importante instrumento de gestão, responsável por centralizar diversas funções da empresa e integrar os setores. Através dela, é possível prever riscos e também obter uma visão macro da empresa, já que as linguagens e os processos internos são padronizados.

A implantação de uma Central de Serviços Compartilhados é algo que demanda cuidado e muito planejamento. Portanto, para te ajudar nessa missão, separamos algumas dicas incríveis!

Como implantar uma Central de Serviços Compartilhados?

Assim como acontece com qualquer ação dentro de uma empresa, o processo de implantação de uma Central de Serviços Compartilhados passa por uma análise completa. A intenção é reconhecer, acima de tudo, o que o CSC pode trazer de positivo para o negócio, tanto em curto, quanto em médio e longo prazo.

Quer saber quais são os passos mais importantes para a criação desse sistema? Confira a seguir:

Compreensão

O primeiro passo é, obviamente, a compreensão. Isso porque antes de implantar a Central de Serviços Compartilhados em sua empresa, você deve compreender muito bem o funcionamento do sistema e de cada setor envolvido. Conhecer os fluxos de trabalho, solicitações existentes e aprovações é fundamental para definir todas as estratégias.

Com essas informações em mãos, é hora de desenhar um plano de negócios junto ao CSC. É importante ter em mente que esse plano deve ser flexível o bastante para atender às demandas dos setores da empresa. Por sua vez, a Central de Serviços Compartilhados deve ser rígida, de alimentação padronizada. Isso garantirá a leitura correta de todas as informações.

Por fim, também é necessário criar um Acordo de Nível de Serviço (SLA). Nele, é possível inserir informações como quantidade de pessoas envolvidas nos processos e tempo de entrega dentro de cada jornada na Central de Serviços Compartilhados.

Escolha

Após compreender a demanda que o CSC atenderá, você deve escolher o melhor software de Serviços Compartilhados para a sua empresa. Nesta etapa, dois aspectos importantes devem ser levados em consideração: funcionalidades e serviços.

Lembre-se de que esta é uma decisão com objetivos baseados a longo prazo. Portanto, tenha em mente as especificidades de cada setor e verifique se as funcionalidades e serviços dos softwares existentes no mercado suprirão as necessidades da sua empresa.

A escolha do software deve ser feita com cuidado, de diferentes pontos de vista, entre eles o usuário (interface amigável e intuitiva), o atendimento (controle e organização dos fluxos bem definidos) e o gestor (integração com outros sistemas, gráficos e estatísticas).

Orientação de usuários

Depois que a estrutura e os processos forem definidos, é preciso capacitar o público-alvo da Central de Serviços Compartilhados, os usuários internos e os clientes finais.

É importante que todos entendam a logística das atividades e saibam como irão interagir com os funcionários do CSC.

Isso porque a orientação dos usuários permite que antigos costumes da empresa sejam modificados e diminui a resistência às mudanças por parte de alguns funcionários e clientes.

Gestão

Após a implantação da Central de Serviços Compartilhados, é hora de fazer os processos funcionarem! Para isso, a ajuda e capacitação de todos os envolvidos é essencial.

Uma dica importante é criar uma ouvidoria, que seja eficiente na resolução de contratempos. Outra ideia é documentar todos os procedimentos da implantação e acompanhar, junto ao CEO ou gestor responsável, o andamento do processo.

Lembre-se também de sempre informar os benefícios e cuidados que devem ser tomados em cada etapa e durante o uso da Central de Serviços Compartilhados, ok?

Acompanhamento

A presença de uma consultoria no processo de implantação de uma Central de Serviços Compartilhados é fundamental para o sucesso da empresa.

Uma vez implantado, é preciso verificar se o atendimento das demandas internas está sendo feito da maneira correta e se houve a otimização esperada.

Acompanhar o processo de perto ainda permite que os pontos que necessitam de melhorias sejam identificados rapidamente e corrigidos.

Benefícios de uma Central de Serviços Compartilhados

Agora que você conheceu o processo de implantação de uma Central de Serviços Compartilhados, saiba que ela pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa.

Podemos citar como principais vantagens do CSC a redução de custos, aumento da produtividade, melhora da qualidade dos serviços prestados, suporte no crescimento do negócio e melhora na comunicação entre os setores.

É muita coisa boa para a sua empresa, não é?

Mãos à obra!

Como vimos, a implantação de uma Central de Serviços Compartilhados é um processo demorado, mas de extrema importância para as empresas que desejam racionalizar processos e trazer mais velocidade às operações.

E se você quiser saber mais sobre o processo de implantação de uma Central de Serviços, inscreva-se no webinar Como implantar uma Central de Serviços Compartilhados (CSC), ministrado pelo especialista Jakcson Rovina, da Euax Consultoria!

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