Saiba agora a importância da documentação para sua empresa

Quando feita de forma correta, a documentação pode transmitir confiança aos investidores, melhorar a comunicação e promover o alinhamento das informações. Entenda melhor sobre a sua importância neste artigo.

importância da documentação

Toda empresa, independentemente de seu porte, do número de colaboradores ou do número de clientes, precisa formalizar seus processos e ter registros precisos de seu desempenho. A importância da documentação para uma empresa é muito grande, devendo ser feita mesmo quando ela não parece ser tão necessária.

Trata-se de uma prática que vai se desenvolvendo e tomando maior vulto conforme um negócio começa a crescer e atrair mais clientes.

Mesmo um profissional autônomo precisa documentar de forma clara suas finanças, seus clientes e o andamento de seus processos. À medida que uma empresa começa a se consolidar, com a chegada de novos colaboradores ou sócios, ter um registro escrito e bem organizado de todas as suas informações se torna ainda mais importante.

Para você entender melhor a importância da documentação para o sucesso dos seus negócios, trazemos, neste artigo, uma pequena lista com os 5 pontos mais importantes a esse respeito. Confira!

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    Transmite confiança aos investidores

    Se você quiser acelerar o crescimento da sua empresa, um dos melhores caminhos é procurar por investidores e sócios, pessoas que acreditam em seu trabalho e estão dispostas a oferecer recursos para elevar a qualidade dos serviços ou dos produtos oferecidos pelo seu negócio.

    Porém, eles também esperam ter um retorno a longo prazo, então serão bem exigentes com a confiabilidade das empresas nas quais investem seu tempo e seus recursos.

    Uma forma de estabelecer essa confiança é por meio de uma boa documentação de suas atividades, finanças, ações legais e projetos.

    Isso demonstra maior preocupação com a organização e dá mais informações aos potenciais sócios e investidores, as quais podem ser usadas para identificar os pontos fortes e fracos do seu negócio para, com base nisso, decidirem se e como investirão na sua empresa.

    A maioria dos bons investidores tende a evitar investir em pessoas ou negócios que não mantêm bons registros, pois não têm como avaliar seu desempenho nem podem atestar se seus métodos são realmente produtivos.

    Comunicação clara e assertiva

    Para fins de comunicação interna ou externa, a importância da documentação está em ser bem clara. Há muitos casos de setores que dependem diretamente de dados e feedback oferecidos por outras áreas, os quais precisam ser claros e sempre atualizados.

    Nesse ponto, contar apenas com a troca de informações entre pessoas não é muito confiável, pois isso abre espaço para muitas falhas de comunicação e inconsistências ao longo do caminho.

    O exemplo mais claro disso é o efeito “telefone sem fio” que ocorre quando uma informação é transmitida, sem muito critério, de pessoa a pessoa: há sempre detalhes que se perdem, o que pode comprometer a mensagem como um todo. Da mesma forma, ter que recorrer sempre à mesma pessoa para tirar dúvidas e retificar dados consome muito tempo e reduz a produtividade.

    Uma documentação bem organizada dá a todos um ponto de referência para a comunicação interna. Dessa maneira, qualquer dado importante para a execução de tarefas no dia a dia pode ser facilmente encontrado quando necessário, sem depender de múltiplas linhas de comunicação ineficientes.

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      Maior controle no desenvolvimento de projetos

      Se não há um documento formal que determina como um projeto deve ser conduzido, a equipe tem mais liberdade para atuar da forma que considerar mais adequada.

      E, de fato, algum nível de liberdade é importante para o sucesso de qualquer projeto, mas todos devem saber quais são as metas e os objetivos de suas tarefas, garantindo maior coesão entre todas as ações.

      Deixar que cada profissional e setor atue sem o devido direcionamento ou um ponto de referência é um grande erro, o qual pode custar bem caro a médio e longo prazos. Nesses casos, os resultados de cada grupo podem não contribuir com a mesma visão, reduzindo o retorno final de todo o tempo e energia investidos.

      Uma documentação de qualidade é uma forma bem mais eficaz de manter projetos sob controle, especialmente aqueles em larga escala, confirmando, assim, mais uma vez a importância da documentação. Com isso, você poderá manter uma visão mais consistente e efetiva para todos os profissionais envolvidos, garantindo mais cooperação.

      Alinhamento de informações

      Digamos que um dos seus setores, como o financeiro, tenha um relatório que será usado pelas demais áreas em suas atividades do dia a dia e na tomada de decisões. Porém, cada uma delas precisa buscar esse relatório separadamente, em horários diferentes e com pessoas diferentes. Como resultado, as informações obtidas por cada um são diferentes, levando a várias decisões díspares.

      Esse é um cenário bem mais comum do que se imagina em empresas que não entendem a importância da documentação para suas atividades. Mesmo que todos os envolvidos tenham um grau maior de independência, ainda é necessário ter uma central de informações que dê conta de todos os processos envolvidos.

      Para isso, o ideal é ter um banco de dados no qual todos esses processos estejam devidamente documentados, facilitando a distribuição das informações. Dessa forma, você poderá orientar toda a sua equipe com muito mais facilidade, além de evitar o efeito “telefone sem fio” que já mencionamos.

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        Contribui para tomadas de decisão

        Por fim, mas não menos importante, é sempre bom lembrar que a informação é um dos recursos de maior valor para as empresas na atualidade. Ela é indispensável para permitir a tomada de decisões com mais eficiência, trazendo para a empresa os resultados desejados. E para que essas informações sejam bem aproveitadas, todas devem estar bem organizadas e registradas.

        Tomar decisões sem o devido preparo pode custar bem caro de várias formas. Isso aumenta consideravelmente a possibilidade de erros operacionais e escolhas que contrariem o objetivo final do projeto.

        Mesmo em um negócio pequeno, em que você é capaz de manter todos esses aspectos em mente, sempre há muito mais dados a serem considerados do que uma pessoa sozinha é capaz de avaliar. Utilizar a documentação para colocar tudo em um mesmo lugar é a melhor maneira de facilitar sua análise e levar à melhor decisão.

        Agora que você sabe um pouco mais sobre a importância da documentação para sua empresa, é hora de usar esse conhecimento para melhorar seu desempenho. Você logo verá o efeito que um pouco de organização pode ter nos resultados gerais da sua empresa.

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        O maior desafio da empresa, no entanto, era encontrar uma ferramenta que fizesse um bom gerenciamento das informações, de maneira rápida e centralizada para agentes e clientes. Foi, então, que conheceram o sistema Movidesk. 

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