Veja qual a importância do planejamento para sua rotina de trabalho

A importância do planejamento para a sua rotina de trabalho é bastante clara. Por isso, faça uma lista de tarefas diárias, priorize as tarefas por importância e urgência, busque técnicas de concentração e muito mais. Saiba tudo aqui!

importância do planejamento

Pense na rotina de trabalho como tudo o que você faz, de forma recorrente, do início ao fim do expediente de trabalho. Esse cotidiano pode ser difícil, marcado por imprevistos e erros. Ou pode ser produtivo, capaz de gerar êxito e bem-estar. Para se encaixar no segundo quadro, produtivo, você precisa entender a importância do planejamento da sua rotina de trabalho.

Um gerente, por exemplo, tem como rotina analisar dados, direcionar equipes, solucionar os problemas mais complexos dos clientes e avaliar o desempenho dos seus subordinados. Caso essas tarefas rotineiras não sejam bem planejadas e executadas, o gerente certamente terá problemas. Mas se bem planejadas, ele e sua equipe serão bem recompensados.

Sabemos da importância do planejamento para rotina de trabalho, por isso separamos 6 dicas especialmente para você. Leia os próximos tópicos com atenção e entenda o tema!

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Faça uma lista das tarefas diárias

Primeiro, comece com uma lista das tarefas diárias. Essa lista pode ser feita todas as noites, um pouco antes de dormir ou pela manhã, nos primeiros minutos do expediente. A lista precisa resumir o que há para fazer no dia, começando pelas tarefas que são importantes.

É uma dica muito simples, mas certamente ajuda a organizar a rotina de trabalho. Quando se coloca os afazeres no papel, as chances de manter o foco no que realmente importa é maior. Além disso, fica mais difícil perder tempo com o que não importa ou procrastinar.

Você talvez não se lembre de todos os afazeres no momento e alguns vão surgir ao longo do dia. Quando isso acontecer, aproveite para colocá-los em sua lista. A ideia é descrever o que precisa ser feito e não simplesmente agir, assim pode estabelecer suas prioridades diárias.

Priorize as tarefas pela importância e urgência

Aproveite a lista de tarefas para classificá-las de acordo com duas variáveis: importância e urgência. O que é importante e, sem dúvida, precisa ser feito? E o que é urgente e precisa de uma resposta rápida? Veja que nem tudo o que é importante é urgente, e vice-versa.

Logo, terá 4 tipos de tarefas em mãos:

  1. importante e urgente;
  2. importante e não urgente;
  3. não importante e urgente;
  4. não importante e não urgente.

O primeiro tipo de tarefa, importante e urgente, deve ser bastante sazonal, do contrário, você vai viver apagando incêndios. O segundo tipo de tarefa é o foco, pois podem ser realizadas com maior tranquilidade e acerto. Os dois últimos tipos de tarefas, não importantes, podem ser terceirizados, eliminados da lista ou deixados por último, para o fim do expediente.

Busque técnicas de concentração plena

Por mais que organize sua agenda, há muitas distrações capazes de tirar o foco do que é importante. Usar as redes sociais ou acessar dezenas de vezes o e-mail, por exemplo, são tarefas que afetam o nível de concentração diária.

Para “driblar” as distrações, é necessário buscar técnicas de concentração plena, o que também é chamado de mindfulness. Existem muitas possibilidades, por exemplo:

  • tirar pequenos intervalos para relaxar;
  • praticar meditação;
  • eliminar redes sociais no expediente;
  • relembrar a si mesmo o que está fazendo;
  • alimentar-se de forma saudável.

Quanto maior for o seu grau de concentração, mais produtivo será. Poderá focar no que importa, enquanto deixa de lado as tarefas não importantes ou delega para subordinados. As pequenas distrações do dia, que ocupam tanto tempo, vão quase que desaparecer.

Tenha metas pessoais de produtividade

No expediente, também é importante ter metas pessoais, claras e desafiadoras para a realização das tarefas. Boas metas ajudam a reduzir o gap entre o real e o ideal, isto é, a lacuna que separa onde você está hoje de aonde quer estar amanhã.

Para atender a rotina de trabalho, você pode ter como meta realizar 100% das tarefas mais importantes e não urgentes ou concluir 80% da sua lista de tarefas, para citar exemplos. É preciso encontrar um ponto de equilíbrio entre o nível de desafio da meta e a realidade.

Um dos padrões mais conhecidos para a realização da meta é o SMART. Consiste, na verdade, em cinco palavras do inglês que devem ser observadas ao criar metas. Toda boa meta deve ser: específica, mensurável, alcançável, relevante e com tempo bem definido.

Identifique e padronize métodos de trabalho

O termo método vem do grego “methodos”, que representa a junção de meta (objetivo a ser atingido) e hodós (caminho ou via). Logo, é possível traduzir método como o caminho capaz de te levar ao objetivo desejado. A questão é: você conta com métodos para o trabalho?

É preciso identificar bons métodos para a realização das tarefas diárias, depois padronizá-los para garantir resultados satisfatórios e recorrentes. Ao mesmo tempo, esse método de trabalho deve ser lapidado, garantindo que se aperfeiçoe e se adeque às mudanças.

Para identificar, padronizar e aprimorar os métodos, uma ótima ferramenta é o ciclo PDCA. Consiste em ciclos de planejamento, execução e avaliação dos resultados, feitos até chegar aos resultados desejados. Em outras palavras, é um mecanismo de melhoria contínua.

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Conte com boas tecnologias

Por fim, aproveite para usar boas tecnologias ao longo do expediente. Há uma série de ferramentas gerenciais, capazes de organizar as tarefas diárias ou o atendimento do cliente, por exemplo, garantindo que se tenha melhor desempenho e acerto.

Muitas das atuais tecnologias contam com mecanismos de automação. Em outras palavras, elas realizam as tarefas mais repetitivas, enquanto o gestor e sua equipe cuidam do que é estratégico. Isso, por si só, é de grande relevância para o expediente de trabalho.

No entanto, é preciso ter atenção a alguns pontos da hora de escolher a melhor tecnologia: a reputação do fornecedor, o feedback dos atuais (ou antigos) clientes e o custo-benefício envolvidos na aquisição do sistema. Assim, terá mais chances de fazer uma ótima escolha.

Agora você entende a importância do planejamento da rotina e sabe quais são os principais passos para isso. Esse planejamento acontece em nível operacional, de indivíduo ou time. Mas também há o planejamento estratégico, que é genérico da empresa, e o planejamento tático, que funciona como um elo entre os dois primeiros planejamentos. Ao organizar sua rotina e a rotina do time à estratégia genérica da empresa, terá resultados grandiosos.

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