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Indicadores de atendimento ao cliente e de gestão: 18 metodologias para aplicar na sua empresa agora!

Indicadores de atendimento ao cliente e de gestão: 18 metodologias para aplicar na sua empresa agora!

Introdução

Indicadores de atendimento ao cliente, ou métricas de atendimento, são números utilizados para medir padrões de qualidade, mensurar resultados e comparar diferentes itens ou períodos de tempo.

À primeira vista, esse conceito de indicadores de atendimento ao cliente parecem ser meio amplo, confesso. Por isso, deixa eu te dar um exemplo bem prático sobre o uso de métricas de sucesso no dia a dia.

Quantas vezes você foi até o supermercado e soltou a seguinte frase: “nossa, como o arroz está caro! A última vez que eu fiz compras o preço não era esse”. Pois é. Esse comparativo é apenas uma das definições de métricas.

Trazendo o exemplo para o mundo corporativo, fica ainda mais fácil. Afinal, existem indicadores de satisfação do cliente, tempo de atendimento, lucro da empresa…

E já que esse universo é tão abrangente, chegou a hora de explorá-lo um pouquinho mais, não acha? Confira alguns tópicos relacionados a indicadores de atendimento ao cliente que iremos desbravar ao longo desta página:

1. Afinal, por que devo analisar os indicadores de atendimento ao cliente?

2. Quais KPIs de atendimento ao cliente preciso prestar atenção? 

3. Os famosos indicadores de desempenho e satisfação do cliente

4. Os famosos indicadores de sucesso de gestão

5. Sistema de atendimento + análise de indicadores de atendimento ao cliente = It’s a match!

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Afinal, por que devo analisar os indicadores de atendimento ao cliente?

Se você é de humanas como eu, deve achar a análise de métricas algo extremamente difícil. Bom, não estou aqui para te dizer que ela é fácil, e sim que é necessária. E por mais que você não seja um fã de números, saiba que eles são o “termômetro” da sua empresa. O que isso quer dizer? Vamos descobrir agora.

Com certeza, em algum momento da sua vida, você já ouviu a expressão “os números não mentem”. Pois é, não há como fugir. Para identificar erros em estratégias ou problemas mais sérios, como queda nos lucros, aumento no número de reclamações ou colaboradores improdutivos, você precisa medir absolutamente tudo.

Desde o tempo médio de atendimento, até o custo para adquirir clientes, tudo deve ser mensurado. Afinal, são os números que farão com que você identifique seus pontos fracos e fortes e crie ações para revertê-los (ou potencializá-los, né?).

E como falamos logo no início dessa página, o universo das métricas é gigante. Por isso, algumas pessoas ainda têm dificuldades para escolher as que mais se adequam aos seus negócios. Outras nem costumam medir seus números! Se você se encaixa em qualquer um desses grupos, fique tranquilo.

Nós preparamos um guia com tudo (tudo mesmo) que você precisa saber sobre o maravilhoso mundo dos indicadores de atendimento ao cliente. Pronto para conhecê-lo?

Quais KPIs de atendimento ao cliente preciso prestar atenção?

Nem todas as métricas se aplicam a todas as empresas. Se você não trabalha em um e-commerce, por exemplo, não faz sentido acompanhar a taxa de abandono de carrinho, concorda?

Por isso, antes de sair medindo tudo o que encontrar pela frente, você precisa descobrir quais são os indicadores de atendimento ao cliente corretos para o seu tipo de negócio. E nisso a gente pode te ajudar! A partir de agora, falaremos de dois grandes grupos de indicadores, também chamados de métricas, ou KPIs:

Explicaremos o que são e como cada uma delas pode melhorar o seu negócio. Ao final desta página, tenho certeza de que você saberá por qual caminho deve seguir. Preparado? Então, vamos lá!

As famosas métricas de atendimento ao cliente

Qual você acha que é a melhor maneira de monitorar o desempenho do seu atendimento? Se respondeu “através da análise de métricas de sucesso”, acertou. E, deixa eu te contar uma coisa: quando falamos de relacionamento com o cliente, números é o que não falta para você interpretar.

Então, dá uma olhada nessa lista com 10 indicadores de atendimento ao cliente e entre de cabeça nesse universo incrível!

O universo dos indicadores de atendimento ao cliente

Chamadas atendidas

Não há muito segredo para conceituar esse indicador de atendimento ao cliente. Afinal, ele é quase autoexplicativo.

Olhar para o número de chamadas atendidas – tanto individual, quanto coletivo – pode revelar a eficiência do setor e apontar melhorias, com contratação de novos profissionais para dar conta da demanda de telefonemas, por exemplo.

Além disso, essa métrica de atendimento ao cliente também indica os picos de atendimento diários, semanais e anuais. Assim, você consegue traçar estratégias para atender seus clientes de forma efetiva em cada um desses períodos.

O mundo dos indicadores de atendimento ao cliente é incrível!

Best Time to Call

Outro indicador de resultado para atendimento ao cliente sem muitos segredos é o Best Time to Call, que estipula o melhor horário para entrar em contato com o cliente. Ter esse dado em mãos ajuda a equipe a ser mais assertiva em momentos específicos, como na hora de vender um produto, cobrar algo ou até no fechamento de metas.

Através desse indicador de atendimento ao cliente ainda é possível descobrir como o consumidor prefere ser abordado: pelo telefone residencial, comercial ou pelo celular. Portanto, é sempre bom ficar de olho nas preferências do cliente para aumentar suas chances de sucesso, ok?

Quais são os indicadores de atendimento ao cliente mais importantes?

Tempo Médio de Atendimento (TMA)

O Tempo Médio de Atendimento (TMA) é um dos principais indicadores de atendimento ao cliente. Como o próprio nome dá a entender, ela indica a quantidade aproximada de tempo investido para resolver uma solicitação, incluindo as transferências e momentos de espera por parte do consumidor.

Por mais que não exista um tempo ideal de atendimento, um TMA muito alto significa problemas na produtividade da equipe e falta de objetividade na hora de resolver problemas. Já um TMA baixo pode revelar que o cliente está recebendo menos atenção do que deveria.

O importante é ficar de olho em números que fogem muito da normalidade e agir rápido em casos extremos.

Por que medir o Tempo Médio de Atendimento?

Como você já viu lá em cima, existem diversos motivos para medir o TMA. E, além de facilitar o monitoramento da produtividade da sua equipe, olhar para indicadores de desempenho e satisfação do cliente como o TMA também permite:

Como reduzir o Tempo Médio de Atendimento? 

Ok, agora que você já está convencido da importância de acompanhar o TMA, está na hora de conhecer algumas técnicas para reduzi-lo. Dá uma olhada nas dicas que separamos para você! 

Adote um chat 

Uma das maiores características do atendimento via chat é a interação instantânea que ele proporciona. Por isso, é natural que o recurso seja uma das melhores maneiras de reduzir o tempo de atendimento.

Internamente, o chat agiliza o contato entre as áreas. Dessa forma, quando alguém depende da resposta de outro setor para ajudar o cliente, as informações são repassadas mais facilmente.

Já na parte externa, o recurso se torna um canal mais descontraído, diminuindo o tempo de espera. O chat é utilizado principalmente no auxílio de dúvidas mais simples, além de permitir que mais de um cliente seja atendido simultaneamente.

Salve o histórico dos atendimentos

Você já teve que passar horas no telefone enquanto alguém buscava informações para resolver o seu problema? Sim? Então, já sabe o quanto é chato ter que recontar a sua história porque a empresa não salvou os históricos de atendimento.

Infelizmente, esse é um hábito muito comum, que tem impacto direto em indicadores de atendimento.

Centralize todas as informações

Uma outra maneira de reduzir o TMA é criar uma base de conhecimento para centralizar todas as informações sobre o uso do produto/serviço. Esse recurso pode ser utilizado tanto para o treinamento de novos colaboradores, quanto para registrar a resolução de atendimentos mais complexos.

Isso faz com que o profissional não tenha que procurar pela solução de um problema em diferentes lugares e torna o atendimento muito mais rápido. Além disso, ter um local repleto de tutoriais, vídeos e artigos também permite que o cliente tire as suas dúvidas sozinho, sem precisar contatar o suporte.

Estabeleça níveis de suporte 

Já ouviu falar em suporte N1 e N2? Essa estratégia consiste em dividir o setor de atendimento em níveis e funciona da seguinte forma: os profissionais de nível 2 resolvem os problemas mais complexos, já que possuem mais conhecimento sobre o produto/serviço, e os profissionais de nível 1 cuidam das dúvidas mais simples.

Por exemplo: se um cliente quer saber como personalizar recursos dentro de um sistema, o suporte N1 pode ajudá-lo. No entanto, se ele está com problemas na implantação desse software, é com o N2 que ele deverá conversar. Assim, o TMA é otimizado, já que o consumidor não perderá tempo conversando com várias pessoas até resolver a sua situação.

Implemente o SPOC

E já que estamos falando de ser transferido de setor para setor, chegou a hora de explicar o que é SPOC. Do termo Single Point of Contact ou Ponto Único de Contato, essa estratégia surgiu justamente para acabar com o “vou te encaminhar à área responsável, ok?”.

Segundo o conceito, o cliente só pode ser atendido por uma única pessoa do início ao fim. E caso o atendente não saiba como resolver aquele problema, é seu dever entrar em contato com outros setores para buscar uma solução. Isso evita que o consumidor tenha que repetir as mesmas informações e, consequentemente, reduz o tempo de atendimento.

Já ouviu falar em SPOC?

Tempo Médio de Espera (TME)

O Tempo Médio de Espera (TME) é um daqueles indicadores de atendimento ao cliente que merecem atenção especial. Afinal de contas, é ele que mensura quanto tempo, em média, o cliente espera para ser atendido. Um TME extenso pode indicar a necessidade de aumentar o setor de atendimento ou, ainda, de capacitar melhor os profissionais da área.

Além disso, ao analisar essa métrica a empresa consegue identificar horários de pico – isto é, períodos em que o TME aumenta – e planejar ações para reduzir o tempo de espera.

Lembre-se: um atendimento rápido ainda é uma das melhores maneiras de garantir uma boa experiência ao cliente.

Você sempre deve se preocupar com o seu Tempo Médio de Espera

Tempo de primeira resposta

Se você se preocupa com a qualidade do seu atendimento precisa se preocupar com o tempo de primeira resposta!

Não há muito mistério para explicar esse indicador de resultado para atendimento ao cliente, é só imaginar a seguinte situação: você envia alguma dúvida por e-mail e não recebe nenhum retorno. Nem mesmo uma resposta automática para garantir que a sua mensagem foi recebida. Certamente esse tipo de tratamento te deixará muito frustrado, não é?

Para evitar que o cliente se sinta dessa forma, e para fazer com que ele tenha certeza de que o seu problema será resolvido, você deve realizar o primeiro contato com muita agilidade. Até porque controlar esse tempo é essencial para garantir uma boa experiência e melhorar a qualidade do atendimento.

Existe um tempo de primeira resposta ideal?

“O tempo de primeira resposta é um KPI muito utilizado nas equipes de atendimento, pois corresponde à expectativa do cliente para o primeiro contato. Não há um tempo fixo definido, pois ele deve ser adequado à realidade de cada empresa, e a sua capacidade de avaliar e responder. Para garantir uma boa experiência ao cliente, o mais indicado é que essa primeira resposta já leve uma possível solução”.

Carla Moser, Head de Suporte na Movidesk

Vamos ver os principais benefícios que a análise dessa métrica proporciona?

Verifica a eficiência do atendimento

Como você já pôde perceber, uma das maiores vantagens que a análise do tempo de primeira resposta proporciona é o controle de qualidade do atendimento. Quando esse KPI de atendimento ao cliente é acompanhado corretamente, é possível verificar se a equipe é ágil e se os clientes estão satisfeitos. Afinal, quanto mais rápido você conseguir resolver problemas, mais feliz o seu consumidor ficará.

Facilita as tomadas de decisão

É difícil tomar alguma decisão quando você não sabe exatamente o que está dando errado, né? Pois é. Ainda bem que a análise do tempo de primeira resposta está aí para te ajudar a definir as estratégias da sua empresa!

Por exemplo: se você demora muito para dar um retorno ao cliente, pode ser que exista alguma falha no seu processo de atendimento, ou que os profissionais da área precisem de treinamento. Por isso, a dica é ficar de olho neste indicador de satisfação do cliente para saber quais são as ações que devem ser priorizadas para melhorar seus números, ok?

Orienta investimentos em capacitação

Precisamos ressaltar que oferecer um atendimento rápido só é possível quando as equipes dominam o produto/serviço oferecido pela empresa. E, como você já está cansado de ler, analisar o tempo de primeira resposta também pode indicar o grau de conhecimento dos seus colaboradores.

Com essas informações em mãos, você conseguirá oferecer treinamentos focados nas necessidades da equipe e obter níveis de satisfação cada vez melhores. Basicamente o sonho de toda empresa, concorda?

Tempo de primeira resposta

First Call Resolution (FCR) 

Ufa! É métrica de atendimento ao cliente que não acaba mais, né? E se você acha que já falamos de todas elas, aguenta mais um pouquinho que ainda tem muita coisa boa por aí. Agora, o assunto da vez é o First Call Resolution (em português, Resolução no Primeiro Contato) – já ouviu falar dele?

Esse indicador de desempenho e satisfação do cliente, também conhecido como FCR, monitora a taxa dos problemas que foram resolvidos logo no primeiro contato com o cliente. Quanto maior o First Call Resolution, melhor a qualidade do seu atendimento.

Por outro lado, um FCR baixo indica problemas. Pode ser que a sua equipe precise de mais treinamento para resolver as demandas dos clientes, ou que alguns processos estejam dificultando o trabalho do time. Para não ter problemas com esse indicador de atendimento ao cliente, que tal saber como mensurá-lo e otimizá-lo?

A importância de manter uma boa taxa de FCR

Clientes, equipe de atendimento e empresa: todo mundo sai ganhando quando há uma boa taxa de FCR. Os clientes porque ficam mais satisfeitos, a equipe porque se sente mais motivada e a empresa porque, com a diminuição no custo de chamadas repetidas, infraestrutura e pessoal, consegue gerar mais lucros.

Como mensurar o First Call Resolution

Agora, vamos ao que interessa: afinal, o que você deve fazer para mensurar o FCR? Bom, de maneira simplificada, é possível calcular esse KPI de atendimento ao cliente da seguinte forma:

Indicadores de atendimento ao cliente: cálculo do FCR

No entanto, o resultado desse cálculo não é a única coisa que deve ser analisada. É preciso ir além. Prova disso é uma pesquisa feita pela ContactBabel, especialista da indústria de call center.

Chamado de US Contact Center Decision-Makers Guide 2018/19, o estudo explica que as empresas devem considerar as razões para as solicitações desnecessárias, em vez de se concentrarem apenas em números. Afinal, altas taxas de FCR podem significar outros problemas, como:

É importante eu te falar que, com a diminuição dos chamados desnecessários, aqueles que caírem no suporte serão muito mais complexos. Mas, isso não é necessariamente algo ruim.

Você pode aproveitar essas solicitações para identificar o que deve ser melhorado nos processos de atendimento e até no próprio produto/serviço que é ofertado pela empresa.

Como otimizar o First Call Resolution

Vamos recapitular: você já sabe o que é FCR, sua importância e como calculá-lo, certo?

Portanto, chegou a hora de conhecer algumas técnicas para otimizar os indicadores de resultado para atendimento.

Permita que a sua equipe tome decisões e resolva problemas sozinha. Também é importante disponibilizar materiais de consulta – em uma sistema de atendimento (mas esse é um assunto para mais tarde, ok?).

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Customer Health Score

Já pensou em como seria legal se a sua empresa pudesse prever o futuro? Bom, de uma forma resumida, é isso que o Customer Health Score faz. Essa é uma das métricas de atendimento ao cliente que funcionam como uma espécie de indicador de comportamento do cliente, e permite que você compreenda os seus anseios e antecipe os seus passos.

Para que essa previsão do futuro seja possível, são levados em consideração fatores como:

E a saúde do cliente, o que é?

A saúde do cliente nada mais é do que o valor percebido por ele sobre um produto ou serviço. Retenção e níveis altos de satisfação são consequências de um indicador de atendimento ao cliente saudável. Portanto, quanto mais você se preocupar com a saúde do seu consumidor, maiores são as chances de ele ser fidelizado. Em outras palavras, acompanhar o Customer Health Score de perto refletirá diretamente na retenção e fidelização dos clientes.

Indicadores de atendimento ao cliente: Customer Health Score

Customer Satisfaction Score (CSAT)

É bem provável que você já tenha ouvido falar em Customer Satisfaction Score, o famoso CSAT. Afinal, ele foi um dos indicadores de CSAT: através de uma escala de porcentagem de 0 a 100%, de 1 a 5 – com 100% e 5 indicando satisfação máxima -, ou por meio de uma escala de percepção, como muito satisfeito, insatisfeito, etc.

É possível aplicar o Customer Satisfaction Score após uma compra ou realização de um serviço, por exemplo. O CSAT será a média geral das respostas, que podem surgir de perguntas como:

O objetivo dessas questões é fazer com que o cliente resuma, de maneira rápida, como foi a sua experiência com aquela empresa.

Como calcular o CSAT

O conceito de Customer Satisfaction Score já está dominado, certo? Então, chegou a vez de aprender a calcular esse indicador de atendimento ao cliente! E se matemática não é o seu forte, não se preocupe. O cálculo do CSAT é muito mais simples do que você imagina.

Seguindo a lógica de outras métricas de sucesso e satisfação, o CSAT é uma média das avaliações recebidas. Isso significa que o resultado dependerá do parâmetro que foi definido pela empresa e do número de respostas recebidas.

Para calcular o Customer Satisfaction Score, você deve avaliar quantas pessoas responderam o questionário e quantas selecionaram a alternativa satisfeito ou muito satisfeito. Caso tenha utilizado outra métrica, o ideal é escolher as opções acima do neutro (indiferente).

Por exemplo, se as opções forem:

Considere apenas quem selecionou 4 ou 5.

No entanto, se o parâmetro for:

Devem ser consideradas as pessoas que clicaram em 7 – 8 e 9 – 10.

Para definir o CSAT, você precisa dividir o total de pessoas que selecionaram estas opções pelo total de respostas obtidas. Ainda está confuso? Dá uma olhada no exemplo que separamos para você!

Imagine que uma empresa tem o costume de aplicar o CSAT depois de interagir com seu público. Por isso, após vender um produto digital, ela enviou a seguinte pergunta para 1.000 clientes:

Como você classifica a sua última experiência com a nossa empresa?

Dos 1.000 clientes que receberam o questionário, 865 responderam:

Para calcular o Customer Satisfaction Score, devemos somar o número de pessoas satisfeitas e muitos satisfeitas (350 + 250 = 600) e dividir este valor pelo número de respostas obtidas (800).

Portanto, o cálculo ficará dessa forma: 250 + 350 / 865 = 0,75 = 75%.

É importante ressaltar aqui que existem inúmeras maneiras de calcular o CSAT. Então, tome cuidado na hora de escolher a fórmula da sua empresa – você terá que utilizá-la até o fim se quiser fazer comparativos depois.

Como avaliar os resultados do CSAT

Você deve estar se perguntando: 75% é um bom número? Bom, depende da área de atuação da sua empresa. Se o resultado do seu CSAT é 75%, mas seus concorrentes estão sempre acima dos 78%, você está com o nível de satisfação abaixo do esperado.

De uma maneira geral, o indicado é que os resultados de CSAT fiquem sempre acima de 70%. No entanto, esse número não deve ser a sua meta. Ele é apenas um sinal de que você está no caminho certo. Afinal, como mencionamos anteriormente, a porcentagem ideal varia de uma empresa para outra.

Como aplicar o CSAT em sua empresa

Se você quiser aplicar o Customer Satisfaction Score, deve se atentar a três perguntas-chave:

Indicadores de atendimento ao cliente: CSAT

Net Promoter Score (NPS)

Ufa! Chegamos ao último indicador de atendimento ao cliente dessa página. E posso afirmar que deixamos o melhor para o final. Então, continue acompanhando esse super material e vem descobrir tudo sobre o que é NPS!

O Net Promoter Score, ou simplesmente NPS, foi desenvolvido em 2003 pelo diretor da Bain & Company, Fred Reichheld. A metodologia, que tem como objetivo avaliar a satisfação e lealdade dos clientes, hoje é uma das mais famosas do mundo.

Para que essa avaliação seja possível, uma pergunta simples é feita aos clientes: “o quanto você recomendaria esta empresa a um amigo ou colega?”. As notas disponibilizadas variam de 0 a 10 – zero indicando a satisfação mínima, e 10 a máxima.

Com as respostas em mãos, os clientes são classificados em três grupos: detratadores, neutros e promotores. Veja abaixo:

Na maioria das vezes, essa pesquisa é aplicada com a ajuda de um software especializado. No entanto, nada impede que ela seja realizada por outros canais, como e-mail, telefone e chat, por exemplo.

O importante é não deixar de aplicar o NPS e trabalhar para que ele seja elevado. Afinal, clientes satisfeitos influenciam diretamente no valor da marca, tornando-a mais saudável, desejada pelos investidores e competitiva no mercado.

Classificação NPS

Antes de eu te ensinar a calcular o NPS, você precisa entender o que cada um dos grupos de clientes representa para a sua empresa, não acha? Então, dá uma olhada na explicação que preparei para você!

Os clientes detratadores são aqueles que:

Os clientes neutros são aqueles que:

Os clientes promotores são aqueles que:

Anotado? Ótimo! Agora, vem comigo que eu vou te mostrar como calcular o NPS e analisar os dados obtidos.

Como fazer o cálculo NPS

Se você não gosta muito de cálculos, não se preocupe. Vamos começar pelo básico, a fórmula:

Indicadores de atendimento ao cliente: cálculo NPS

Ou seja,

Indicadores de atendimento ao cliente: cálculo NPS

Ficou difícil? Vamos a um exemplo prático para facilitar a sua compreensão. Imagine que você enviou uma pesquisa NPS para 2.500 clientes, mas conseguiu apenas 2.000 respostas.

Sobre os clientes que responderam:

Nesse caso, o cálculo do NPS seria feito da seguinte forma:

Indicadores de atendimento ao cliente: cálculo NPS

Portanto, o NPS é de 50%. E aí, esse é um bom resultado bom? É o que você vai descobrir a seguir.

Como analisar os dados obtidos?

Para saber se um NPS de 50% é bom ou ruim, você precisa conhecer as 4 zonas de avaliação da satisfação do cliente.

Sempre consideramos que a meta é 100%!

A dica aqui, no entanto, é avaliar a pontuação dos seus concorrentes. Afinal, a média pode variar muito de um segmento para o outro.

8 indicadores de sucesso de gestão que influenciam no relacionamento com o cliente

Não, você não leu errado. Ainda tem muito conteúdo por aqui! Depois de falarmos sobre os famosos indicadores de atendimento ao cliente, chegou a hora de nos aprofundarmos no mundo dos indicadores de sucesso de gestão.

Bom, é claro que não vamos conseguir falar sobre todas as métricas desse universo, né? No entanto, nós separamos 8 metodologias que consideramos indispensáveis para qualquer empresa. Quer saber quais são estes indicadores? Já sabe: é só continuar acompanhando esse super material!

Saiba tudo sobre os indicadores de sucesso de gestão

Customer Effort Score (CES)

A metodologia é aplicada através de perguntas simples, como: 

Assim como acontece com outros indicadores de atendimento ao cliente e gestão, o objetivo do Customer Effort Score (CES) é quase autoexplicativo. Ele mensura, através de uma pontuação, o quanto um cliente precisou se esforçar para realizar uma ação específica.

A metodologia é aplicada através de perguntas simples, como:

Ao responder cada pergunta, o cliente terá à sua disposição uma pontuação que varia de “pouco esforço” a “muito esforço”. Simples, não é? Vamos aprender mais um pouquinho sobre esse indicador de atendimento ao cliente nos próximos tópicos!

Como calcular o Customer Effort Score

Não adianta dominar o conceito de CES e não saber como calculá-lo, concorda? Por isso, confira a fórmula utilizada para mensurar esse que é um dos indicadores de atendimento ao cliente mais relevantes na construção de melhores estratégias:

Indicadores de atendimento ao cliente: Customer Effort Score

Ficou um pouco confuso? Não se preocupe! Vamos te dar um exemplo bem prático. Imagine que uma empresa aplicou o CES em 500 clientes, mas recebeu apenas 300 respostas. Destas:

Já que a resposta é qualitativa e não quantitativa, é preciso transformá-la em uma grandeza para que o cálculo seja possível. Geralmente, os números de 1 a 7 são indicados, sendo 1 o mais difícil e 7 o mais fácil.

Para encontrar o CES do exemplo acima, você deve fazer:

(20 X 1) + (10 X 2) + (50 X 3) + (50 X 4) + (40 X 5) + (80 X 6) + (50 X 7) / 300 = 1.420 / 300 = 4,73.

Nesse caso, o CES é igual a 4,73 – o que não é algo muito positivo. Isso porque, quanto mais próximo do 7 este número estiver, menos esforço o seu cliente está fazendo para utilizar o seu produto ou serviço. O ideal é que você obtenha resultados deste indicador de atendimento ao cliente acima de 5, ok?

No entanto, é importante ressaltar que, apesar de essa ser a fórmula de CES mais comum, isso não quer dizer que não existam outras variações – como utilizar 5 níveis de dificuldade ao invés de 7, por exemplo.

Se deseja melhorar o seu CES, tenha em mente que quanto mais estruturados, integrados e eficientes forem os seus serviços, melhor será a experiência dos clientes com a sua empresa. Simples assim.

Os famosos indicadores de atendimento ao cliente

Custo de Aquisição de Clientes (CAC)

Certamente você já ouviu que “reter um cliente é muito mais barato do que conquistar um novo”. No entanto, será que você sabe como fazer esse cálculo? A resposta é simples: através do Custo de Aquisição de Clientes, o famoso CAC.

O CAC é um indicador de atendimento ao cliente que mensura o quanto a sua empresa precisou gastar para adquirir um novo cliente. Para calculá-lo, você deve somar os valores que foram investidos em marketing e vendas – incluindo salários e comissões -, e dividir pelo número de consumidores conquistados naquele período.

Parece confuso? Então, vamos descomplicar essa métrica agora!

Como calcular o CAC

Pode não ter parecido, mas o cálculo do CAC é bastante simples. Vamos imaginar que, em um trimestre, sua empresa investiu R$ 5.000 nas áreas de marketing e vendas e conquistou 10 clientes novos. Nesse caso, seu CAC é de R$ 500,00.

Confira a fórmula utilizada no exemplo acima:

Indicadores de atendimento ao cliente: cálculo do CAC

Ou seja: CAC = R$ 5.000 / 10 = R$ 500,00.

Viu como é fácil?

Investimentos considerados

Já falamos de algumas coisas que devem ser levadas em consideração no cálculo do CAC. Mas, você sabe que os custos com as áreas de marketing e vendas vão muito além de salários e comissões, não é mesmo?

Por isso, é preciso incluir nessa conta tudo o que está envolvido em sua estratégia de divulgação, relacionamento e venda, deixando de fora os custos com a área administrativa, SAC e desenvolvimento de produto, por exemplo.

Dá uma olhada na lista de fatores que você deve levar em conta:

Anotou tudo? Então, bora para o próximo tópico!

Clientes considerados

Para os clientes, devemos usar a mesma lógica dos investimentos: só entram no cálculo aqueles que foram conquistados diretamente pelos investimentos em marketing e vendas.

Por exemplo: se um influenciador digital cita a sua marca espontaneamente pelo Instagram, e isso faz com que você conquiste um cliente, essa aquisição não entra no cálculo. Afinal, você não colocou nenhum esforço nessa estratégia e não gastou absolutamente nada com isso.

Período considerado

É importante analisar o CAC em um período de tempo específico, como mensalmente, semestralmente ou anualmente. A empresa é quem decide o que faz mais sentido para a sua estratégia. No entanto, vale ressaltar que olhar para o CAC todos os meses permite que você aja rapidamente quando algo não estiver indo muito bem.

Afinal, este é um dos principais benefícios de analisar indicadores de atendimento ao cliente e gestão, não é mesmo?

É importante salientar, no entanto, que se você está começando a sua estratégia de marketing de conteúdo agora, é natural que o número de novos clientes não compense o investimento. Até porque esse é um retorno no longo prazo.

Se você contratou uma nova ferramenta em determinado mês, seu CAC também estará mais alto do que o indicado. A dica aqui é analisar todas as variáveis e, com o tempo, o Custo de Aquisição de Clientes da sua empresa deve se estabilizar.

Como saber se o CAC está bom

Lembra quando nós falamos sobre o CAC de R$ 500,00 lá em cima? Você deve ter se perguntado: ok, mas isso é bom ou ruim? A verdade é que, assim como acontece com outros indicadores de atendimento ao cliente e de gestão, cada segmento tem uma média diferente.

Se você tem um e-commerce, o seu CAC deve ser menor do que o ticket médio do seu cliente. Se no último mês o seu custo de aquisição foi de R$ 500,00 e o ticket médio R$ 400,00, seu prejuízo foi de R$ 100,00. Isso significa que é hora de ajustar a estratégia para não perder ainda mais dinheiro.

De uma forma geral, se quiser saber se a sua empresa está indo pelo caminho certo, é só descobrir se o que o cliente paga pelo produto/serviço supera o seu investimento.

Agora, se você tem um negócio de compras recorrentes, e vende software por assinatura, por exemplo, o seu CAC deve ser menor do que o Lifetime Value (LTV).

Indicadores de atendimento ao cliente: quais analisar?

Lifetime Value (LTV)

Lembra quando falamos, ali em cima, sobre o Lifetime Value (recorrência e empresas SaaS, está diretamente ligada à satisfação do cliente com a marca, com o produto e também com o atendimento. Afinal, quanto mais satisfeito o seu consumidor estiver, mais tempo ele passará ao seu lado. Concorda?

No entanto, não estamos aqui para te dar fórmulas para conquistar clientes. Nós queremos te ensinar a descobrir se os seus investimentos estão valendo a pena através da análise completa de indicadores de atendimento ao cliente e de gestão. Se interessou? Então, vem aprender a calcular o seu LTV com a gente!

Como calcular o LTV

Quando não há nenhum aumento de receita esperado ao longo do ciclo de vida de um cliente, é possível calcular o LTV utilizando essa fórmula:

Indicadores de gestão: cálculo do LTV

Aqui, vale lembrar que se a receita média por cliente (ARPA) for mensal, a taxa de churn utilizada no cálculo também deve compreender o mesmo período, ok?

Quais métricas influenciam no LTV

Você já viu que o cálculo do LTV é baseado em três importantes fatores. Isso significa que, quando um deles aumenta, o resultado final da conta é alterado. Por isso, você precisa ficar de olho em outros indicadores de atendimento ao cliente e de gestão, chamados de Churn rate

É a porcentagem de clientes que param de fazer negócios com a sua empresa. É a lembra quando falamos dele lá em cima? Pois é. Quando o CAC é muito alto e o LTV é baixo, a empresa deve ligar o sinal de alerta. Afinal, isso indica que ela está investindo muito dinheiro, sem ter retorno.

Pesquisas de satisfação

A melhor maneira de descobrir se o cliente está satisfeito é perguntar para ele, concorda? Para isso, você pode utilizar diversos métodos, como o NPS, o Customer Satisfaction Score, o Customer Effort Score e outros testes personalizados.

Saber o que o consumidor pensa da sua empresa te ajuda a criar estratégias mais assertivas e faz com que ele queira passar mais tempo ao seu lado. Pense nisso!

Indicadores de gestão: atendimento eficiente em 9 passos!

Payback

O payback indica quanto tempo a empresa levará até que seu investimento em um projeto “se pague”. Muito utilizada por gestores e profissionais de marketing, essa métrica de sucesso está relacionada a outros indicadores importantes, como:

Seguindo a linha das outras métricas de atendimento ao cliente e de gestão que já apareceram por aqui, não existe um número ideal de payback. Até porque ele vai depender do valor do investimento realizado e do tipo de negócio. No entanto, de uma forma geral, podemos dizer que o retorno geralmente acontece dentro de alguns meses ou anos.

Ficou curioso para aprender a calcular esse indicador? É claro que a gente te mostra tudinho sobre essa fórmula, a seguir!

Como calcular o payback

A fórmula do payback é simples, mas você terá que tomar alguns cuidados na hora de calcular as variáveis. Afinal, todos os custos relacionados ao seu investimento – como equipamentos, funcionários, despesas administrativas e operacionais – devem ser contabilizados.

Depois, por meio do demonstrativo de resultados da empresa, define-se o valor médio mensal do fluxo de caixa, considerando um determinado período, 12 meses, por exemplo.

Então, divide-se o investimento inicial pelo resultado médio do fluxo de caixa e pronto! Tem-se o payback do projeto. Veja a fórmula completa a seguir:

Indicadores de gestão: cálculo de payback

Vamos para um exemplo bem simples. Imagine que uma empresa fez um investimento de R$ 80.000,00 e seu resultado médio mensal do fluxo de caixa seja de R$ 3.000,00. Neste caso, a fórmula ficaria assim:

PB = 80.000 / 3.000 = 26,7 meses (aproximadamente 27 meses, ou seja, 2 anos e 3 meses).

Isso significa que, na situação acima, a empresa levaria cerca de 2 anos e 3 meses para recuperar o seu investimento. Viu como é fácil? Então, bora calcular o seu payback!

Indicadores de gestão: Payback

Ticket médio

Ticket médio é uma daquelas palavrinhas que já apareceram por aqui algumas vezes. Por isso, nada mais justo do que separar um capítulo inteiro só para explicar a importância dessa métrica, concorda?

Como você deve imaginar, o ticket médio revela quanto, em média, um cliente gera de lucro para uma empresa. Aliado a outros indicadores importantes, ele fornece informações valiosas para o planejamento de estratégias de vendas, por exemplo.

Não existe um valor ideal de 1 ticket médio. Até porque, estamos falando daquela velha história: os indicadores de Como calcular o ticket médio

Com o conceito explicado, vamos ao que interessa! Para calcular o ticket médio, é preciso dividir o faturamento total da empresa pelo número de vendas de um determinado período. A fórmula tem quatro passos bem simples:

Para saber se o seu ticket médio é bom, você pode conversar com outras empresas do mesmo segmento e realizar um estudo de caso. Também é legal buscar estratégias para aumentar o valor que é pago pelos clientes ou atrair mais pessoas para o seu negócio.

Mas, voltando à explicação da fórmula, vamos supor que uma loja de eletrônicos tenha realizado oito vendas em um dia, com os seguintes valores: R$ 150,00, R$ 75,00, R$ 275,00, R$ 340,00, R$ 120,00, R$ 300,00, R$ 460,00 e R$ 30,00.

No exemplo acima, o faturamento total do período seria de R$ 1.750,00. Se dividirmos esse valor pelas oito vendas, teríamos um ticket médio de R$ 218,75.

Ficou mais fácil entender esse cálculo agora? Então, bora traçar estratégias para conquistar cada vez mais clientes e aumentar o faturamento da sua empresa!

Como calcular o ticket médio

Com o conceito explicado, vamos ao que interessa! Para calcular o ticket médio, é preciso dividir o faturamento total da empresa pelo número de vendas de um determinado período. A fórmula tem quatro passos bem simples:

Para saber se o seu ticket médio é bom, você pode conversar com outras empresas do mesmo segmento e realizar um estudo de caso.
Também é legal buscar estratégias para aumentar o valor que é pago pelos clientes ou atrair mais pessoas para o seu negócio.

Mas, voltando à explicação da fórmula, vamos supor que uma loja de eletrônicos tenha realizado oito vendas em um dia, com os seguintes valores: R$ 150,00, R$ 75,00, R$ 275,00, R$ 340,00, R$ 120,00, R$ 300,00, R$ 460,00 e R$ 30,00.

No exemplo acima, o faturamento total do período seria de R$ 1.750,00. Se dividirmos esse valor pelas oito vendas, teríamos um ticket médio de R$ 218,75.

Ficou mais fácil entender esse cálculo agora? Então, bora traçar estratégias para conquistar cada vez mais clientes e aumentar o faturamento da sua empresa!

Indicadores de gestão: Ticket médio é uma daquelas métricas indispensáveis em qualquer empresa

Monthly Recurring Revenue (MRR)

MRR é a sigla para Monthly Recurring Revenue, em português, receita recorrente mensal. Este não é um indicador de atendimento ao cliente, na realidade é de gestão empresarial e de uma maneira geral, essa métrica indica o quanto de receita recorrente entrou no caixa da empresa naquele mês.

Por exemplo: se ela vende sistemas e tem 10 clientes que pagam R$ 100,00 cada, o seu MRR será de R$ 1.000,00.

O MRR é como um termômetro. Se ele estiver muito baixo, significa que a empresa precisa mudar de estratégia para não ficar no vermelho. Se ele estiver alto, é hora de aumentar os investimentos e continuar buscando o crescimento.

Como essa métrica de sucesso varia muito de uma empresa para outra, é necessário tomar alguns cuidados na hora de calculá-la. Confira as nossas dicas a seguir:

Caso esse cálculo ainda não tenha ficado claro para você, imagine a seguinte situação: uma empresa que tem 5 clientes, que pagam R$ 50,00 por mês, tem um MRR de R$ 250,00. (5 x 50,00 = R$ 250,00).

Se essa empresa conquista mais 2 clientes que pagam um valor mais alto, como R$ 100,00 por mês, seu MRR aumenta para R$ 450,00. (5 x R$ 50,00 + 2 x R$ 100,00 = R$ 450,00).

Portanto, quanto maior o MRR, melhor para a sua empresa. Dito isso, pronto para conhecer a próxima métrica?

Indicadores de gestão: MRR é uma métrica indispensável para empresas SaaS

Churn

Se você trabalha em uma empresa SaaS, já está cansado de falar sobre churn, NET churn e MRR.

Existem três tipos principais de churn:

Hoje, nós vamos nos aprofundar no churn, uma métrica que merece toda a sua atenção – e você já vai saber o porquê.

Como medir o logo churn 

Com todos os conceitos esclarecidos, é hora de falarmos de cálculos! Bom, calcular o logo churn é muito fácil. Você só precisa dominar a sua carteira de clientes.

Normalmente, a taxa de logo churn é calculada em um determinado espaço de tempo – mensal ou anual – e leva em consideração apenas dois fatores: o número de cancelamentos e o total de clientes ativos no início do período analisado. Olha só:

Indicadores de gestão: Cálculo do logo churn

Ficou meio confuso? Calma! Vamos te dar um exemplo bem rápido. Uma empresa de telefonia tem uma base de 114 mil clientes. Porém, somente no mês de janeiro, 6 mil deles resolveram cancelar seus contratos. Se aplicarmos a fórmula acima, descobrimos que o logo churn do período analisado foi de 5,2%.

Qual é a taxa ideal de logo churn?

Toda empresa sonha em zerar o seu índice de cancelamentos. Mas, convenhamos: a chance de isso acontecer é quase zero. Portanto, o ideal é que a taxa de logo churn seja a mais baixa possível.

Em empresas SaaS, por exemplo, o indicado é que o logo churn anual seja algo entre 5% e 7%. Já em outros segmentos, com tickets mais altos e processos de contratações burocráticos, as taxas costumam ser menores.

Como reduzir o churn

Chegamos a um dos tópicos mais importantes da nossa página sobre indicadores de atendimento ao cliente e de gestão! Afinal, tão importante quanto dominar todos os conceitos, é saber como evitar esses temidos cancelamentos. Pensando nisso, preparamos uma lista com 6 estratégias infalíveis para fugir do churn e, de quebra, deixar seus clientes muito mais satisfeitos. Olha só!

Invista em um time de Customer Success

Por mais que o sucesso do cliente seja responsabilidade de todas as áreas, é imprescindível que você invista em um time de Customer Success. Isso porque ele é o único que tem como principais objetivos antecipar problemas e garantir que o usuário tenha uma boa experiência com o produto ou serviço.

Como mantém um relacionamento proativo com o cliente – coisa que não acontece em um time de suporte, que é totalmente reativo -, a equipe de CS é capaz de identificar riscos de churn. Portanto, a maioria de seus esforços são focados em evitar e reverter cancelamentos.

Não sabe direito o que significa Customer Success? Então, veja este breve vídeo explicando o significado deste termo:

Crie uma ótima primeira impressão

Quando o cliente tem uma boa impressão do seu produto, serviço ou atendimento logo de cara, a chance de ele desistir de você é muito pequena. Mas, quando o contrário acontece, você já sabe: é churn na certa!

Por isso, garanta que seus clientes tenham a melhor experiência com a sua solução desde o primeiro dia. Isso definitivamente tem impactos positivos nos indicadores de atendimento ao cliente e de gestão.

Se você trabalha com serviços no modelo SaaS, por exemplo, por que não enviar e-mails para ajudar o usuário a usar o sistema ou entrar em contato para saber o que ele está achando?

Acredite: pequenas atitudes fazem uma grande diferença.

Alinhe expectativas

Imagine a seguinte situação: para fechar o contrato, o vendedor prometeu que o produto teria o recurso que o cliente tanto queria em dois meses. Porém, o tempo passou e nada do tal recurso aparecer. E aí, qual é a única saída para esse problema? A resposta é simples: churn.

Portanto, não adianta se preocupar apenas em causar uma boa impressão. Você precisa alinhar muito bem as expectativas do cliente. Se elas não são atendidas logo nos primeiros meses, dificilmente você conseguirá mantê-lo por perto. O que, naturalmente, compromete seus indicadores de desempenho e satisfação do cliente.

Uma das melhores estratégias para alinhar expectativas é simplesmente ser honesto com o cliente. Por exemplo: se o seu time de suporte não trabalha aos fins de semana, não faz sentido falar que o usuário terá atendimento 24 horas. Então, muito cuidado na hora de prometer algo, ok?

Escute o que o seu cliente tem a dizer

Se um cliente começa a reclamar (com certa frequência) do seu atendimento, da usabilidade do produto e até do preço que paga para utilizá-lo, é sinal de que algo não está certo.

Portanto, uma das maneiras mais simples de evitar o churn é ouvir o seu cliente. Até porque, quem usa sua solução todos os dias pode fazer sugestões de melhorias valiosas, que sequer passaram pela sua cabeça.

Este é um dos melhores benefícios de analisar indicadores de atendimento ao cliente, satisfação e gestão. Afinal, os resultados são dados valiosos para estratégias futuras.
Existem inúmeras metodologias para entender como anda a experiência do cliente.

As mais famosas são o NPS, FCR, CES.

Identifique os clientes com maior chance de churn

Se você realmente quer melhorar alguns indicadores de atendimento ao cliente e, principalmente, diminuir a sua taxa de churn, deve ser capaz de identificar os clientes que têm mais chances de desistir da sua empresa.

Vamos a um exemplo bem prático? Imagine que você venda sistemas, e que alguém esteja há um mês sem utilizá-lo. Bom, isso significa que talvez essa pessoa não esteja no atendimento da empresa, por exemplo. Tudo isso deve ser monitorado e combatido antes que o cliente vire mais um número na sua taxa de churn, ok?

Crie estratégias para evitar erros antigos

O último conselho que vamos te dar é: se você quer parar de perder clientes, precisa parar de cometer os mesmos erros. Para isso, mapeie as principais reclamações do seu consumidor e crie um plano de ação baseado nos indicadores de desempenho e satisfação do cliente para que elas não se repitam.

Além de esse ser um passo importante para a redução do churn, esse tipo de estratégia mantém a sua equipe sempre atualizada e preparada para solucionar qualquer problema. Basicamente o sonho de toda empresa, né?

Como agir em casos de churn?

Aqui, precisamos ressaltar algo muito importante. Mesmo que você aplique todas as dicas acima relacionadas aos indicadores de atendimento ao cliente e de gestão, alguns clientes simplesmente não mudarão de ideia. Afinal, existem situações que fogem ao nosso controle.

Nesses casos, o melhor a se fazer é deixá-los ir e pedir feedbacks para entender onde você pode melhorar. Isso fará com que a sua empresa evolua, por isso, nada de desanimar! Quem sabe um dia o cliente que deu churn não volta?

Churn é um daqueles indicadores indispensáveis para qualquer empresa

Turnover

Chegamos ao último dos nossos indicadores de atendimento ao cliente e de gestão empresarial. Ufa! De quantas coisas nós falamos por aqui, não é? Tenho certeza de que você está cheio de ideias e morrendo de vontade de colocar a mão na massa. Mas, antes, vamos falar um pouco sobre o turnover.

O turnover mede a rotatividade dos seus colaboradores. Uma das formas de calculá-lo é considerar a quantidade de pessoas admitidas, as que foram demitidas e o total de funcionários da empresa. Depois, é hora de somar as admissões e desligamentos e dividir esse número por 2. Por fim, você deve multiplicar o valor por 100 para que chegue à porcentagem.

O ideal é que a sua taxa esteja abaixo de 5%. Um turnover muito alto pode indicar falhas de recr

Sistema de atendimento + análise de indicadores de satisfação do cliente = It’s a match!

Se você chegou até aqui, é bem provável que já esteja convencido da importância dos indicadores de atendimento ao cliente e de gestão, claro. Agora, você deve estar se perguntando: como vou analisar tudo isso sozinho? Bom, se isso passou pela sua cabeça, eu vim trazer a boa notícia do dia.

Nem pense em planilhas… Você precisa de um sistema de atendimento como o Movidesk (Zenvia Service). Com ele, é possível acompanhar não só a satisfação dos seus clientes, mas também outros indicadores de atendimento ao cliente e de gestão importantes, como o desempenho e produtividade do seu time.

Medir o tempo médio de atendimento e aplicar pesquisas como o NPS, por exemplo, é muito mais fácil quando você tem uma ferramenta como aliada. E é exatamente isso que o atendimento pode fazer por você.

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Formada em Jornalismo e apaixonada pela escrita em todas as suas formas. Escritora de crônicas dramáticas nas horas vagas e idealista durante as 24 horas do dia. Aqui no blog da Movidesk, escrevo sobre todos os assuntos relacionados ao incrível mundo do atendimento ao cliente.