Entenda agora o que é comunicação assíncrona e como aperfeiçoá-la

A comunicação assíncrona é um processo dialogal no qual os interlocutores não estão disponíveis para falar no momento. Nessa prática comunicativa, as respostas não são necessariamente instantâneas e podem ser emitidas depois. Veja como aperfeiçoar esse processo!

comunicação assíncrona

A comunicação assíncrona é uma prática que otimiza e melhora o atendimento ao cliente e as atividades internas de sua empresa. Para os profissionais, esse modelo comunicativo facilita as relações internas, aumenta a produtividade, diminui o desperdício de tempo e ainda permite que as iniciativas sejam mais eficientes.

Mas é preciso saber se comunicar bem para que essa estratégia funcione. Quer saber como fazer isso? Venha com conosco, acompanhe os tópicos a seguir e descubra como aperfeiçoar esse tipo de comunicação — que tem se tornado cada vez mais comum e necessário em um mundo hiperconectado, digital e acelerado.

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O que é comunicação assíncrona?

Basicamente, a comunicação assíncrona pode ser definida como um processo dialogal no qual os interlocutores não estão disponíveis para falar no momento. Nessa prática comunicativa, as respostas não são necessariamente instantâneas e podem ser emitidas depois.

Os textos via e-mail são um exemplo bastante prático de uma comunicação assíncrona. Você pode encaminhar uma mensagem no correio eletrônico dos membros de seu time comercial na parte da manhã, e eles a responderem apenas no fim do expediente. Na verdade, essa forma de dialogar ultrapassa muitos limites geográficos e temporais.

Comunicar-se assincronamente significa, afinal, saber utilizar os canais tecnológicos de comunicação para obter melhores resultados para a empresa e tornar as atividades cotidianas de trabalho mais eficientes. Mas ela só funciona bem se executada a partir de boas práticas, conforme abordaremos ao longo deste texto.

Isso porque é preciso ter a compreensão de que, nesse sentido, as mensagens devem ser completas, detalhadas e informativas, de modo que o destinatário a entenda imediatamente, não tenha que perder tempo tentando codificar o contexto e não precise pedir para você explicar melhor o enunciado.

Além do mais, vale destacar que a comunicação assíncrona está mais presente do que nunca no cotidiano da empresa, ainda que você não perceba. Basta olhar para o atual cenário empresarial, no qual os trabalhos remotos estão em alta e os profissionais precisam se comunicar mesmo não estando no mesmo local e na mesma hora.

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Quais são as principais diferenças entre a comunicação assíncrona e síncrona?

Está um pouco confuso entender o que é comunicação assíncrona? Deixaremos o conceito mais claro neste tópico, adotando a estratégia de compreender as diferenças entre a comunicação assíncrona e síncrona.

Em linhas gerais, a forma síncrona de se comunicar é o oposto da assíncrona. Parece óbvio, mas não é. Ambas as estratégias estão muito próximas nos canais de comunicação que dispomos no dia a dia.

A comunicação síncrona nada mais é do que um processo dialogal no qual os interlocutores estão presentes ao mesmo tempo. É como se sua equipe inteira estivesse online agora no grupo de WhatsApp para discutir um projeto. Ou se estivessem realizando uma reunião por videoconferência, isto é, ao vivo, no mesmo horário.

Portanto, as principais diferenças entre comunicação assíncrona e síncrona consistem em suas respectivas práticas, formatos e conceitos. Em uma única frase: elas materializam-se na forma como você e seus destinatários utilizam as tecnologias da informação e da comunicação.

Para simplificar:

  • Comunicação síncrona: você marca uma reunião com sua equipe, por meio de videoconferência, às 11 horas de uma quinta-feira, e todos conversam ao mesmo tempo, instantaneamente; 
  • Comunicação assíncrona: você escreveu e enviou um e-mail a todos os membros de sua equipe. Cada integrante o recebeu no mesmo instante, mas abriu, leu, entendeu e respondeu no tempo em que julgou prudente.

Assim, podemos dizer que:

  • Síncrona significa responder imediatamente;
  • Assíncrona representa responder depois que a mensagem foi emitida.

Como aperfeiçoar a comunicação assíncrona para melhorar os resultados?

Agora que você entendeu o que é comunicação assíncrona, bem como as diferenças com a síncrona, está na hora de saber como aperfeiçoar essa prática comunicativa com seus colegas de trabalho e, principalmente, no atendimento ao cliente.

Dessa forma, você precisa analisar as dicas a seguir na posição de emissor (quando conversa com os colegas de equipe, por exemplo) e receptor (quando executa atendimento ao cliente).

Seja direto

Na comunicação assíncrona, como a mensagem não é respondida na hora do envio, é crucial ir direto ao ponto da conversa, ou seja, expor sem demora o objetivo do contato.

Isto é, em vez de escrever apenas “olá, tudo bem?” e aguardar a resposta, é mais estratégico dizer: “oi, tudo bem? Preciso marcar uma reunião com você esta semana. Pode ser amanhã ou quinta, às 11 horas. É possível para você? Aguardo sua confirmação da melhor data e horário”.

Agora, se você está atendendo um cliente e ele digita “oi, tudo bem?”, você deve assumir o controle da conversa e otimizar a comunicação: “olá, tudo bem. E você? Por gentiliza, você pode me informar o seu nome, e-mail, telefone, CPF e qual problema precisa resolver? Como posso te ajudar?”.

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Mantenha o foco

É muito importante manter o foco e respeitar o tempo do seu interlocutor. Primeiro, a mensagem não será respondida na hora; por isso, é preciso concentrar-se na conversa, resgatar o contexto e conduzir o diálogo de forma eficiente. Segundo, não fique chateado se a outra pessoa demorar a responder. Todos têm agendas cheias e dificuldades de aliviar as demandas.

Pense nos detalhes importantes

Como vimos no exemplo anterior, é fundamental que as mensagens sejam completas. Caso contrário, perde-se muito tempo com comunicações fragmentadas, dificultando o diálogo e causando ruídos desnecessários. Por isso, é importante prestar atenção nos detalhes, tentar pensar com a cabeça do interlocutor e antecipar possíveis informações, dúvidas e respostas a questionamentos.

Forneça contexto

Nesse sentido, também é vital elaborar as mensagens de forma contextualizada, para facilitar ao máximo a compreensão e evitar retrabalhos. Afinal, um dos resultados mais visados pelo uso da tecnologia da informação e comunicação é facilitar e otimizar os processos, e não dificultá-los, não é mesmo?

Use os canais certos

É muito complicado especificar quais canais são mais adequados ou não para a sua empresa, pois cada empreendimento tem suas especificidades no que se refere a demandas e necessidades. Isso também é válido para os meios de contato com os clientes, que devem ser pensados a partir da perspectiva do público.

Nesse caso, o ideal é utilizar sistemas de atendimento que centralizam diferentes canais de comunicação, trabalhando a estratégia omnichannel. Ou seja, é preciso integrar todas as ferramentas e banco de dados a fim de melhorar a comunicação interna e o atendimento ao cliente.

Agora que você compreendeu o conceito de comunicação assíncrona e quais as melhores formas de aperfeiçoá-la, é preciso colocá-la em prática e desenvolver a habilidade de se comunicar bem. A boa comunicação é primordial para o sucesso individual e coletivo dentro de uma empresa.

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