Como otimizar os e-mails em um sistema de help desk?

Você talvez ainda não saiba, mas um help desk pode ser uma ótima forma de otimizar e-mails. Quer saber mais sobre o assunto? Já sabe: é só acompanhar nosso post.

otimizar os e-mails

Você já deixou passar um e-mail importante porque caiu na caixa de spam? Ou encontrou aquela ótima promoção na sua caixa dois dias depois que ela já tinha terminado? Os impactos não parecem ser tão grandes, quando se trata da sua conta pessoal. Mas e quando é sobre a sua empresa? Otimizar os e-mails pode ser a solução para o seu problema!

ferramentas no mercado que podem ser utilizadas para manter a organização dos processos internos e otimizar os e-mails para os clientes. Afinal, lidar com os diferentes canais de comunicação para atender às demandas é um grande desafio em qualquer companhia.

Utilizar um sistema de help desk para otimizar os e-mails possibilita automatizar o envio e o recebimento de mensagens, facilitando não só a comunicação externa como também a interna. Acompanhe tudo o que você pode fazer unindo e-mails e automatização!

Por onde começar a otimizar os e-mails?

Vamos organizar a casa? Defina em sua equipe quem é responsável por cada demanda. É preciso que os colaboradores tenham clareza das suas responsabilidades para que os processos sejam bem definidos. A partir daí, podemos iniciar o mapeamento para compreender o que pode ser otimizado.

Essa dinâmica pode se basear em três ações: enviar e-mails aos agentes, enviar e-mails aos clientes e receber e-mails. Pensando nisso, vamos entender o que pode ser feito com uma ferramenta de help desk, para ajudá-lo a otimizar os e-mails?

Enviar e-mails aos agentes

Primeiro de tudo: quais situações são relevantes para que os agentes sejam notificados via e-mail? Isso depende muito do funcionamento dos processos internos da sua empresa e da maneira que o help desk é utilizado.

Vamos considerar que você já utiliza um sistema de tickets, certo? Algumas orientações podem te ajudar a decidir como otimizar os e-mails para os agentes! Veja algumas situações que separamos especialmente para você:

1. É possível notificar automaticamente via e-mail, o agente que tiver gerado ou editado uma ação em um ticket, quando o responsável pelo ticket realizar alguma atualização. Isso permite que o agente acompanhe com mais facilidade os andamentos que estão sendo dados àquele atendimento.

2. Pode-se avisar um agente quando um ticket foi aberto em seu nome. Dessa forma, ele saberá que alguma demanda de sua responsabilidade chegou até o seu backlog, pois, além da notificação do próprio sistema, receberá um e-mail como lembrete.

3. Para colocarmos o cliente sempre em primeiro lugar, é preciso que tenhamos atenção as suas solicitações. Para não deixar que alguma coisa se perca no contato, configure para que o agente receba um e-mail cada vez que o cliente incluir ou editar uma ação no ticket. Otimizar os e-mails garante um melhor atendimento!

Bom, já falamos sobre enviar e-mails aos agentes, certo? Mas, e para os clientes? Precisamos saber dosar essa ação, para não enchermos a caixa de entrada com e-mails que não agregam valor ao nosso principal interessado: o consumidor. Quais são as ocasiões pertinentes que pedem o envio de um e-mail ao cliente? Continue lendo para descobrir!

Enviar e-mails aos clientes

Já sabemos que precisamos ir além pelos clientes. Isso inclui mantê-los atualizados sobre os processos em que estão envolvidos. Porém, é preciso ter cuidado para não bombardeá-los de informações, pois acabam perdendo o valor e, eventualmente, nem serão mais lidas ou, até mesmo, abertas.

Nesse sentido, apresentamos aqui algumas situações para otimizar e-mails, que podem ser muito importantes para estreitar a relação com o cliente. Vamos entender quais delas podem se encaixar no contexto da sua empresa?

1. Não deixar o seu cliente sem respostas é primordial para o sucesso. Quando um cliente abre um chamado, é importante que ele saiba que foi ouvido. Portanto, providenciar um feedback imediato, indicando que a solicitação foi recebida, além de ser funcional, é uma demonstração de que você se importa com o que o seu cliente diz.

2. Quando um agente atualiza, resolve ou cancela um ticket aberto pelo cliente, uma notificação via e-mail pode ser enviada. Desse modo, ele poderá acompanhar as atualizações para a resolução do seu problema

3. Na ocasião de um cliente entrar em contato por outro meio, que não seja a própria plataforma de help desk, o agente poderá criar um ticket após a comunicação. Nesse caso, um e-mail pode ser enviado ao cliente, notificando-o que um ticket foi aberto em seu nome, referente ao contato realizado por outro canal.

4. Otimizar os e-mails para enviar pesquisas de satisfação é sempre uma ótima oportunidade para entender como anda o seu atendimento. É fundamental que o cliente tenha um canal no qual possa indicar pontos em que o seu atendimento ou produto pode melhorar.

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Agora que já falamos sobre o envio de e-mails, que tal entender melhor como otimizar o recebimento? Afinal, muitos clientes enviarão respostas e é preciso que isso esteja bem sistematizado, a fim de que nenhuma informação se perca. Vamos ver o que dá para fazer para otimizar os e-mails pensando no recebimento em uma ferramenta de help desk?

Receber e-mails

Otimizar os e-mails recebidos pode ser, de início, uma tarefa difícil. Voltamos ao primeiro ponto apresentado neste post: é preciso que os colaboradores tenham suas responsabilidades bem definidas. Dessa forma, é possível criar automações que, quando um ticket é aberto, ele já é direcionado ao responsável.

Além disso, uma outra opção é direcionar os e-mails a uma equipe encarregada de lidar com determinados assuntos. Assim, em vez de se ter um único backlog, sem critérios de segmentação, pode-se criar gatilhos que serão disparados a partir das condições definidas.

Ao optar por essa dinâmica, o gatilho será responsável por desencadear uma ação que direcionará esse ticket a equipe ou ao agente responsável, mantendo as solicitações organizadas e gerenciadas pelos colaboradores determinados. Isso garante que cada chamado chegue até os agentes, em seus painéis específicos, e nada se perca durante esse processo.

E aí, gostou das nossas dicas? Que tal começar agora mesmo a utilizar uma ferramenta de help desk para otimizar os e-mails da sua empresa? O Movidesk oferece tudo isso para você, promovendo um atendimento mais eficaz. Vem testar!

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