Plano de comunicação: melhore a relação com os stakeholders em apenas 5 passos

Para um plano de comunicação funcionar, ele deve ter metas SMART, envolver toda a equipe e olhar para os concorrentes. Lendo este guia, você conhecerá estratégias para melhorar a relação com os stakeholders e potencializar o crescimento da sua empresa!

plano de comunicação

Você já parou para pensar em todos os tipos de comunicação que o seu negócio realiza diariamente? São avisos internos para os colaboradores, releases para jornalistas, posts em redes sociais para os consumidores e fãs da marca, relatórios para os acionistas…

Com tantos estilos diferentes de comunicação produzidos por departamentos diferentes e pessoas diferentes, como manter o tom e alcançar os mesmos objetivos? Por meio de um plano de comunicação empresarial!

Utilizando as estratégias e táticas de comunicação eficazes, sua organização transformará seu diálogo e oferecerá uma melhor troca de informações com todos. 

Continue a leitura para conhecer  os principais tipos de planos de comunicação e descobrir como elaborar um eficaz.

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    O que é e qual a importância de um plano de comunicação?

    Um plano de comunicação pode ser definido como um guia que pauta todas as diretrizes da comunicação empresarial. Desde a linguagem e o tom utilizado até os objetivos e metas almejadas, tudo que diz respeito à conversa que a empresa terá com outras pessoas pode ser listado nesse planejamento de comunicação.

    Muitas corporações olham para o planejamento de comunicação como um detalhe a ser adotado quando se tem um aumento do orçamento. Mas, na verdade, essa gestão garante que as suas estratégias seguirão uma linha lógica, com ações interligadas com o mesmo objetivo, trabalhando em conjunto para alcançar o resultado esperado.

    Existem vários tipos de diálogos dentro de um plano de comunicação, que podem ser resumidos em dois grandes grupos.

    1. Comunicação interna

    Nesse tipo de comunicação, o objetivo é alcançar o máximo de colaboradores. Ou seja, aqui entram desde lembretes no mural e manual do colaborador até newsletters e relatórios, tudo que promoverá a troca de informações e conhecimento entre os funcionários da organização.

    Além de informar, a comunicação interna nas empresas também tem como objetivo melhorar o ambiente de trabalho e aprimorar a relação contratante-contratado.

    2. Comunicação externa

    Já na comunicação externa, as estratégias e táticas de comunicação estão voltadas para os stakeholders, como consumidores, acionistas, fornecedores e a comunidade em que a empresa está inserida, entre outros.

    O principal objetivo da comunicação externa é trabalhar a imagem empresarial por meio  da divulgação de novidades, projetos e ações corporativas que possam ser de interesse do público.

    Outro ponto de grande importância na comunicação externa é o plano de comunicação de crise, algo que nenhum negócio deseja usar, mas que todos devem ter. Afinal, toda organização possui riscos e pode enfrentar uma crise. Então estar preparado pode ser a diferença entre salvar ou prejudicar a organização.

    Como montar um plano de comunicação eficaz para a sua empresa?

    Agora que você já sabe o que é um plano de comunicação e quais são seus tipos, chegou o momento de colocar a teoria em prática. 

    Montar esse plano de comunicação integrada demanda foco e alguns cuidados. Confira o passo a passo.  

    Primeiro passo: olhar para a empresa

    Para que um planejamento de comunicação comece a ser produzido, precisamos primeiro de um olhar interno. Seus objetivos, sua cultura, seu quadro de funcionários, sua reputação corporativa, toda informação pode ser usada para melhor compreensão.

    Outra maneira de olhar para a empresa é por meio de uma análise SWOT, cujo objetivo é avaliar os ambientes internos e externos de uma organização por meio de suas:

    • Forças (Strengths);
    • Fraquezas (Weakness);
    • Oportunidades (Opportunities);
    • Ameaças (Threats).

    Na análise SWOT, as forças e fraquezas estão relacionadas ao ambiente interno enquanto as ameaças e oportunidades olham para o ambiente externo. Por meio  dessa análise, é possível conhecer a situação real em que a empresa se encontra, quais pontos estão funcionando e quais precisam ser revisados.

    Segundo passo: olhar para os concorrentes

    Se você está buscando maneiras de resolver falhas nas suas estratégias e táticas de comunicação, provavelmente está procurando maneiras de se destacar no mercado, certo?

    Uma das melhores maneiras de conseguir crescer e se aprimorar é olhando para os seus concorrentes. Com essa busca, você provavelmente encontrará novas maneiras de se comunicar, as quais devem ser moldadas especialmente para o seu negócio.

    Terceiro passo: olhar para os públicos-alvos

    Ok, sabemos que há muitos dados para serem levantados. Mas esse olhar (que é o último, prometemos) talvez seja o mais importante, já que para ter um projeto de comunicação integrada de qualidade, você precisa saber com quem está falando. 

    Cada um dos grupos cujos quais você planeja se comunicar (colaboradores, acionistas, consumidores e outros) são diferentes – e isso vai além de dados demográficos. É essencial conhecer seu público e entender seus problemas, seus valores e formas prediletas de comunicação.

    São informações como essas que transformarão as comunicações em conversas de impacto.

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    Quarto passo: definir metas e objetivos

    Após coletar todas as informações, definir o modelo de plano de comunicação integrada (um passo de extrema importância) será um processo muito mais simples.

    Imagine que sua empresa tenha decidido que quer alcançar 100 mil seguidores no Instagram em um ano, esse é o seu objetivo. Mas para atingir esse números, serão necessárias algumas metas para “quebrar” esse desafio em etapas que mostrem que uma comunicação eficiente.

    As metas SMART podem ajudar nesse processo, já que elas garantem que o planejamento tenha “check points”:

    • S: specific (específicos);
    • M: measurable (mensuráveis);
    • A: achievable (possíveis, dentro do seu tempo e dos recursos disponíveis);
    • R: relevant (relevantes, considerando o seu objetivo maior);
    • T: time-bound (limitados no tempo, ou seja, obedecendo a um cronograma).

    Com essas características, será mais fácil monitorar e avaliar os resultados de cada uma das metas do plano de comunicação.

    Quinto passo: capacitar a equipe

    É claro que para um plano ser bem-sucedido, ele precisa envolver toda a equipe – em especial os responsáveis por se comunicar com o resto da empresa. Os colaboradores de equipes como recursos humanos, marketing e atendimento ao cliente têm a responsabilidade de reforçar essas metas. Por isso, a capacitação é essencial.

    Workshops com os responsáveis por criar o plano de comunicação, cursos profissionalizantes, atualizar a comunicação dos chatbots e até mesmo novas ferramentas, entenda quais são os investimentos necessários para garantir a gestão da comunicação do projeto.

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