Saiba como fazer e quais os impactos da priorização de tarefas na sua empresa

A priorização de tarefas é uma prática administrativa que organiza as atividades do dia a dia da empresa. Isso irá diferenciar e separar claramente tudo aquilo que é importante daquilo que é urgente. Aprenda a fazer esta análise em nosso post.

PRIORIZAÇÃO DE TAREFAS

Você tem aquela sensação de que o trabalho de sua equipe poderia render mais, que falta tempo para dar conta de toda a demanda e que as entregas estão sempre atrasadas? Se as respostas foram positivas, você precisa saber o que é a priorização de tarefas.

Em linhas gerais, podemos dizer que se trata de uma prática administrativa que visa, entre outras coisas, organizar as atividades do dia a dia da empresa. Isso é feito a partir de uma categorização estratégica. O objetivo é colocar as coisas em ordem, otimizar os processos internos e minimizar os casos de possíveis atrasos.

Veja os tópicos a seguir e aprenda a priorizar suas tarefas na empresa!

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A importância da priorização de tarefas

A priorização de tarefas parece ser algo fácil na teoria, mas difícil na prática, não é mesmo? Ouvimos dizer que organização é fundamental, que devemos ajeitar nossa rotina e controlar o relógio.

Mas como fazer tudo isso no dia a dia de trabalho na empresa, quando se precisa fazer múltiplas coisas ao mesmo tempo, além de lidar com a pressão por bons resultados?

Por mais que pareça ser algo extremamente complicado de ser posto em ação (e é mesmo), faz-se necessário ressaltar que priorizar tarefas é, sim, uma prática muito importante, que precisa ser perseguida com afinco. É por isso que você está aqui, certo?

Tal iniciativa interfere diretamente na produtividade de sua equipe, tornando os processos mais organizados e contribuindo para o cumprimento dos prazos. Do ponto de vista do desempenho, ela ajuda a melhorar a produtividade e, por consequência, os resultados.

Diferenças entre o que é importante e o que é urgente

Um dos princípios básicos da priorização de tarefas é distinguir o que é importante do que é urgente. Como se faz isso? Por meio de uma análise cuidadosa a respeito das atividades e do uso das ferramentas que mostraremos ao longo deste artigo.

Nessa perspectiva, as tarefas consideradas urgentes devem sempre ser sobrepostas às caracterizadas como importantes. Alguns critérios, portanto, devem ser observados, como:

  • o deadline, ou seja, a data limite para entregar o projeto;
  • o nível de urgência com relação a alguma oportunidade de negócio que não pode ser desperdiçada;
  • o grau de complexidade de execução da tarefa;
  • o caráter estratégico da gestão, que pode considerar que nem sempre o que é mais urgente é mais importante.

Benefícios da priorização de tarefas

Em síntese, é pertinente afirmar que a priorização de tarefas pode oferecer muitos benefícios para a rotina de trabalho da empresa e, principalmente, dos colaboradores.

O principal deles, sem dúvidas, é o aumento da produtividade. Há, também, a otimização de tarefas, que permite à sua equipe produzir mais em menos tempo. Poderíamos mencionar, ainda, o cumprimento dos prazos em dia, o que aumenta a confiança interna e externa, evita o desperdício de oportunidades etc.

A priorização de tarefas é um sinal claro de organização e eficiência. Ela serve para prevenir gargalos, desvios, acúmulos, atrasos, entre outros pecados de gestão de demandas no ambiente corporativo, seja nas grandes empresas, seja nas PMEs.

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Ferramentas de priorização de tarefas

Contudo, você pode perguntar: como fazer a priorização de tarefas no meu dia a dia, que é agitado e mal sobra tempo para tomar um café? A resposta é uma só: por meio de uma mudança de postura e de ferramentas específicas.

Quanto ao primeiro, é necessário que nós mesmos façamos uma autocrítica e, a partir disso, decidamos (pelo menos tentar) mudar. Em relação à segunda, trata-se de recursos desenvolvidos no mundo empresarial para atender a essa demanda da organização.

São as chamadas matrizes de priorização, ou seja, metodologias voltadas para priorizar as tarefas de forma ordenada. Veja algumas dessas ferramentas abaixo.

Matriz GUT

Segundo especialistas, a matriz GUT (gravidade, urgência e tendência) é considerada a melhor solução para a priorização de tarefas e resolução de problemas. Ela ajuda a entender quais são as prioridades da empresa, a partir de uma análise do ambiente. Assim, objetiva-se identificar a origem de problemas e gargalos, além, é claro, de contribuir com a organização das atividades.

Ademais, a proposta dessa ferramenta é fazer uma relação da ação levando em conta a gravidade, a urgência e a tendência do caso. Dessa forma, o projeto, a tarefa ou atividade escolhida como prioritária deve ser a mais adequada e a menos prejudicial para a empresa.

Na prática, deve-se fazer uma tabela com cinco colunas, com os campos:

  • ação: sobre o qual serão listadas as tarefas a serem realizadas;
  • gravidade;
  • tendência;
  • GUT.

Ao lado de cada projeto listado, é preciso dar uma nota de 1 a 5, considerando que:

  1. sem gravidade/pode esperar/não mudará;
  2. pouco grave/pouco urgente/tende a piorar a longo prazo;
  3. grave/merece atenção em pouco prazo/tende a piorar a médio prazo;
  4. muito grave/muito urgente/tende a piorar a curto prazo;
  5. extremamente grave/necessidade de ação imediata/tende a piorar rapidamente

O último passo, após preencher a tabela, é multiplicar os números e assinalar o resultado GUT no final.

Matriz RICE

A metodologia RICE, pelo menos no que se refere à aplicação, é bastante semelhante à Matriz GUT. A sigla é inglesa e, de forma literal, significa algo como Alcance (reach), Impacto (impact), Confiança (confidence) e Esforço (effort).

Ela também funciona a partir de uma tabela em que as tarefas devem ser categorizadas segundo critérios de priorização, como:

  • muito baixo;
  • baixo;
  • médio;
  • alto;
  • muito alto.

Nesse contexto, o alcance e o impacto representam a quantidade de pessoas alcançadas e impactadas pela tarefa, a confiança tem a ver com as estimativas em relação à execução das tarefas, e o esforço está associado com o tempo em que cada projeto deve se concluído.

Matriz Básico

A Matriz Básico, por sua vez, é uma ferramenta muito útil para mapear tarefas e classificar aquelas que são mais relevantes para a empresa em um determinado momento. Sendo assim, considera-se os seguintes pontos de cada processo:

  • B – benefícios;
  • A – abrangência;
  • S – satisfação;
  • I – investimentos;
  • C – cliente externo;
  • O – operacionalização.

Poderíamos mencionar, ainda, outras ferramentas voltadas para a priorização de tarefas, como a Matriz de Eisenhower e o Princípio de Pareto. Elas são menos conhecidas no mercado, mas nem por isso devem deixar de ser citadas.

De todo modo, esperamos ter ajudado você a entender um pouco mais sobre essa prática de gestão que é tão importante para a rotina da empresa. Pode ser um primeiro passo para ter uma boa gestão de mudanças em seu negócio.

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