Como os processos manuais podem prejudicar os resultados da empresa?

Processos manuais causam a lentidão dos processos, maiores chances de erros, comunicação ineficiente e queda de produtividade. Saiba mais sobre o assunto!

processos manuais

Para que uma empresa possa alcançar os resultados preestabelecidos em seu planejamento estratégico, ela precisa contar com boas ações de marketing, ter uma gestão financeira eficaz, além de estar atenta quanto ao atendimento oferecido ao cliente. No entanto, de nada adianta se a organização não se preocupar em eliminar processos manuais, justamente pelos gargalos que eles trazem para a rotina de um negócio.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para que você entenda os prejuízos que a não automatização oferece para o dia a dia de sua empresa. Continue a leitura e saiba mais!

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Controle e organização no atendimento

Quais processos podem passar pela automatização?

Grande parte dos processos de uma empresa podem ser automatizados. Confira, a seguir, alguns dos principais.

Controle de estoque

Um controle de estoque eficaz contribui para otimizar o processo de compras, permite uma maior facilidade para a gestão de fornecedores, além de auxiliar no planejamento financeiro anual. Mesmo em empresas que vendem soluções, é preciso preocupar-se com essa área para que os itens utilizados pelos seus profissionais estejam sempre disponíveis (equipamentos, por exemplo).

Todos esses trâmites serão beneficiados com a automatização, uma vez que ela vai permitir a integração entre os setores da empresa e proporcionar uma visão mais ampla sobre os dados do negócio.

Gestão fiscal

Ao automatizar a gestão fiscal de uma empresa, você reduzirá custos, potencializará as etapas de trabalho, além de trazer flexibilidade para as decisões. Isso sem falar da simplificação das entregas das principais responsabilidades, tão importante para evitar o pagamento de multas e problemas com a legislação.

Atendimento ao cliente

Entre os setores da empresa que mais merecem atenção da gestão para resultados mais eficazes, o atendimento se destaca. Afinal, ao preocupar-se com essa questão, gerenciando o setor adequadamente, haverá a fidelização e a retenção de clientes, o aumento da credibilidade e a confiança de sua equipe, além do incremento do ticket médio e redução do Custo de Aquisição de Clientes (CAC).

A automatização ainda pode trazer uma redução de custos, proporcionar maior agilidade nos procedimentos, além de aumentar a disponibilidade do serviço.

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Boas práticas de atendimento

Como processos manuais podem prejudicar a empresa como um todo?

Agora que você já conhece algumas das áreas que podem ser automatizadas, chegou o momento de explicarmos como os processos manuais podem prejudicar todos os setores de uma empresa, como um todo. Confira!

Lentidão dos processos

Normalmente, tarefas manuais são aquelas em que a equipe gasta parte de seu tempo com demandas que podem ser executadas por softwares e outras ferramentas. Sendo assim, o profissional deixa de ser estratégico, justamente por uma rotina operacional lenta — com muitas de suas atividades repetitivas.

Entre os ganhos da automatização relacionados a esse ponto, destacam-se:

  • Possibilidade de o colaborador investir em novos formatos de vendas;
  • Maiores chances de trazer inovação para a empresa;
  • Ganho competitivo;
  • Entre outros.

Maiores chances de erros

A automatização contribui também para a padronização de processos. Consequentemente, se o negócio continuar insistindo em processos manuais, há maiores chances de erros, uma vez que os colaboradores estão sujeitos a falhas, especialmente em situações pontuais (na entrada de um novo profissional, por exemplo).

Esse ponto está relacionado diretamente à satisfação do cliente. Se a sua empresa recorrentemente passar por problemas similares com um mesmo cliente, o relacionamento será prejudicado, o que poderá causar até mesmo um cancelamento de contrato (churn).

Comunicação ineficiente

Outro ponto positivo da automatização é o fácil acesso às informações. Especialmente em um contexto desafiador (como o da pandemia que assolou o mundo em 2020), existe a necessidade de buscar por alternativas que permitem aos profissionais acessarem dados e outros documentos de onde quer que estejam.

Nesse sentido, caso não haja a automatização, não haverá uma centralização desses dados, o que causará desencontro de informações e pouca autonomia para os colaboradores tomarem decisões rápidas e efetivas.

A automatização contribui justamente para que as informações sejam consultadas a qualquer momento, evitando que uma área específica do negócio fique muito dependente de outra, além de possibilitar uma segurança maior do histórico da empresa. Afinal, se houver o desligamento de um profissional, todos os pontos importantes sobre a sua função e também sobre o setor onde trabalhava ficarão armazenados para acesso de seu gestor e também de outros funcionários.

Queda de produtividade

Aumentar a produtividade da equipe é outro desafio a ser superado pelas empresas. Para que consiga esse resultado, que ocasionará um diferencial competitivo significativo para a organização, existe a necessidade de localizar falhas da empresa, de investir em capacitação para os profissionais, além de manter canais de comunicação interna abertos para qualquer dúvida que o profissional venha a ter.

Além disso, também é preciso eliminar processos manuais. Justamente pelo fato de o colaborador não precisar repetir algumas demandas diariamente, ele poderá dedicar as suas atividades para outras finalidades, o que irá proporcionar uma melhor percepção do cliente em relação à sua empresa.

Como escolher a melhor solução para a automatização de processos?

Ao perceber que você precisa de uma solução para automatizar diferentes áreas da sua empresa, chegou o momento de entendermos algumas dicas de como é possível escolher uma ferramenta adequada.

Inicialmente, identifique quais são os seus objetivos. Além disso, considere quais são as necessidades dos seus profissionais e as particularidades de diferentes áreas. Faça uma lista de todos esses pontos, aliados também às necessidades dos clientes. No momento de avaliar a solução, entenda a reputação da empresa, analise o suporte oferecido por aquela marca, além de conferir se ela se encaixa à realidade de seu negócio.

Avalie também o atendimento oferecido pela empresa pesquisada. Afinal, por meio dessa análise, você terá um entendimento mais preciso de como será o seu relacionamento com os profissionais daquela solução no dia a dia de trabalho.

Neste conteúdo, você pôde conhecer algumas das áreas que podem ser automatizadas em uma empresa, ficou por dentro de alguns pontos que são prejudicados com os processos manuais, e conferiu dicas breves de como escolher a melhor solução para a sua organização. No atendimento, você deixa de gastar tempo com planilhas, além de contar com todas as informações em um único lugar.

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