Tudo o que você precisa saber sobre produtividade no trabalho

Mais importante do que saber o que é produtividade, é entender como a sua equipe pode fazer mais com menos. Motive o seu time com essas dicas, aprenda a definir metas e a medir resultados. Da tecnologia às pessoas, tudo o que você precisa saber sobre esse tema está aqui!

produtividade

O conceito de produtividade no trabalho é fazer mais com menos. Isso pode acontecer em diversas situações, seja na construção de mais produtos investindo menos insumos, ou até mesmo na realização de mais tarefas em um espaço de tempo mais curto. 

Mas, por mais que você se esforce e tenha boas intenções, nem sempre é fácil manter o seu time engajado e produtivo, não é? Principalmente quando estamos falando de empresas de tecnologia! Afinal, muito mais do que planejar metas e cobrar resultados, é preciso pensar em ações que aumentem a produtividade no trabalho da equipe de TI e preparem seus colaboradores para atingir novos e constantes desafios.

Você pode adotar algumas medidas para aumentar a produtividade no trabalho, como:

  • Investir em uma frequência equilibrada de feedbacks;
  • Treinar e desenvolver a sua equipe;
  • Utilizar a tecnologia como sua aliada para evitar tarefas burocráticas e administrativas.

É claro que existem várias outras ações além dessas para colocar em prática. Por isso, neste post elencamos algumas dicas que vão te ajudar a melhorar a produtividade no trabalho. Vamos lá?

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Ainda está sofrendo com a baixa produtividade em equipes de trabalho?

Toda empresa tem meses bons e ruins. Mas, se os ruins começam a ficar mais comuns, é um sinal de que há algo de errado com seu negócio. E, um dos problemas mais comuns para várias empresas é a baixa produtividade das suas equipes.

A medida imediata não é atribuir a culpa a ninguém, mas sim encontrar soluções para essa situação. É bem mais fácil falar do que fazer, nós sabemos, mas isso não significa que você esteja de mãos atadas.

Pelo contrário, você já deve ter várias oportunidades para melhorar o desempenho da sua equipe, tanto com pequenas melhorias pontuais quanto com investimentos estruturais mais profundos.

Quais são as principais causas da baixa produtividade no trabalho?

Em primeiro lugar, você deve se perguntar o que está causando toda essa falta de produtividade em seu time. Aqui estão alguns exemplos das causas mais comuns:

Falta de motivação

O maior assassino do bom desempenho e da produtividade no trabalho é a falta de motivação. Sem incentivo, mesmo os melhores profissionais costumam ter resultados medianos no dia a dia. E, como gestor, é seu trabalho motivar a sua equipe regularmente.

Pagamentos baixos, falta de recompensas ou reconhecimento de conquistas, e pouca perspectiva de crescimento dentro da empresa são os exemplos mais comuns da falta de motivação, que corrobora para a baixa produtividade. Você precisa encontrar a raiz do problema e descobrir como deixar a sua equipe empolgada novamente para realizar as tarefas.

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Recursos inadequados para o trabalho

Um web designer não consegue trabalhar sem um computador adequado, não é mesmo? Da mesma forma, um artesão precisa de suas ferramentas e um investidor precisa de dados de mercado para analisar. Seus colaboradores também precisam de tecnologias para produtividade, garantindo, assim, o desempenho desejado em tempo hábil.

Quando esses recursos faltam, não há dedicação no mundo que dê conta de tudo. Deixar de investir em uma nova máquina ou em ferramentas eficazes pode economizar um pouco hoje. Mas você também verá como isso causa a baixa produtividade do seu time.

E o mais importante: deixar que essa situação se prolongue vai tornar seus serviços menos atrativos em relação aos concorrentes.

Tarefas monótonas e sem muito propósito

Excesso de repetição não faz muito bem para cérebro humano, especialmente no dia a dia de trabalho. Se você tem que executar a mesma tarefa todos os dias e ela exige praticamente nenhum comprometimento mental, então logo o seu pensamento se desliga e tudo o que você quer é se livrar daquela tarefa o quanto antes.

Naturalmente, isso também pode levar ao menor empenho e baixa produtividade em equipes de trabalho, afetando a qualidade no atendimento oferecido. Pode parecer preguiça para quem olha de fora, mas uma rotina muito engessada e que não demonstra muitos resultados tangíveis apenas desperdiça a energia que poderia ser direcionada a atividades mais rentáveis.

7 Dicas para melhorar a sua produtividade no trabalho

Quando falamos sobre aumentar a produtividade no trabalho, podemos ir além do controle de tempo na execução das tarefas cotidianas e das distrações com redes sociais. A produtividade de uma equipe de TI, por exemplo, é um assunto cada vez mais importante para que seja possível crescer em um mercado inovador e competitivo como esse. Vamos então a algumas dicas pensando nesta área de atuação.  

Ah! Mas se você quer saber como aumentar a produtividade no trabalho de outras áreas, essas dicas também podem ser adaptadas. Continue a leitura!

1. Faça o gerenciamento das atividades

Para fazer mais com menos, é importante que cada membro da sua equipe conheça o seu papel dentro da empresa e em cada projeto específico. Assim, ficará mais clara qual a sua contribuição no trabalho final.

Quando a equipe se sente parte fundamental da empresa, naturalmente, se empenha para atingir as metas e gerar resultados. Além, é claro, de estimular uma competição saudável.

Já o gestor, por sua vez, precisa ter o controle de como está o desenvolvimento dessas atividades. Para isso, você pode utilizar tecnologias para produtividade, como o Trello, que auxilia na divisão de tarefas e permite fácil visualização de como está a produtividade da equipe de TI.

Leia também: como gerenciar uma equipe remota? Confira 7 dicas sobre o tema!

2. Forneça feedbacks constantes

O feedback – não somente em TI, mas em todas as áreas de uma empresa – é muito importante para melhorar a produtividade no trabalho. Por isso, é preciso ter uma rotina bem-estruturada para essa prática. Se possível, nunca passe mais de três meses sem fornecer um retorno de como está o trabalho dos seus colaboradores.

Quando você não fornece feedbacks regularmente, corre o risco de deixar uma performance ou comportamento ruim se prolongar por mais tempo que o necessário. Certamente essa situação não beneficia a empresa e muito menos a produtividade da equipe de TI.

Por outro lado, os feedbacks não devem acontecer apenas em situações negativas. Se o trabalho estiver excelente, elogie!

3. Saiba lidar com as distrações

A internet foi um divisor de águas no mundo moderno. Ao alcance de um clique nós conseguimos informações, entretenimento e muito mais. Porém, especialmente com a chegada das redes sociais, a procrastinação no trabalho tornou-se muito mais comum. Afinal, muitos colaboradores acabam se dispersando de suas tarefas para navegar aleatoriamente.

Proibir o acesso à internet não é a forma ideal de lidar com o problema. O mais correto, nesse caso, é educar a equipe para que o acesso às mídias seja equilibrado e não atrapalhe a produtividade no trabalho.

Além disso, o ambiente também tem forte influência na produtividade da equipe de TI. Então, mantenha-o propício ao aumento da concentração, evitando espaços desorganizados e com muito fluxo de pessoas.

4. Facilite a troca de informações

Outra dica para melhorar a produtividade em equipes de trabalho é fortalecer a comunicação corporativa. Para isso, facilite a troca de informações entre os colaboradores e também entre os diretores. Você pode criar canais de comunicação interna, como e-mails e boletins informativos, ou promover reuniões presenciais ou online, por exemplo.

Investir em formas de tornar a comunicação mais clara e horizontal é importante para informar quais são as metas da empresa e da equipe. Além, é claro, de facilitar o repasse das atividades e ferramentas que os seus colaboradores poderão utilizar para atingir os objetivos.

Sem uma comunicação eficiente, você abre espaço para que fofocas e boatos de corredores se instalem na empresa e, com certeza, essa atitude atrapalha a produtividade no trabalho. Por isso, não poupe esforços para manter a comunicação acessível para o seu time!

5. Promova o treinamento e desenvolvimento da sua equipe

Que o mercado de TI está cada vez mais competitivo você já sabe, não é? Por isso, além de encontrar os melhores talentos, é muito importante que você invista na instrução da equipe para aperfeiçoar suas habilidades e reter talentos.

Podemos dizer que o treinamento tem foco em resolver uma nova demanda ou problema que surgiu na empresa, e é a melhor forma de capacitar um novo colaborador para exercer seu cargo. Sem treinamento adequado, seus funcionários podem apresentar baixa produtividade, além de estarem propensos a cometer mais erros.

Os treinamentos proporcionam ganhos para os funcionários, que poderão desenvolver suas habilidades, e para a empresa, já que os colaboradores ficarão mais produtivos e trarão melhores resultados.

Além do treinamento, preocupe-se também com o desenvolvimento em longo prazo da sua equipe. Para isso, ofereça cursos, palestras e investimentos em cargos e salários, para que sua equipe possa expandir seus conhecimentos. Dessa maneira, seu time sabe que pode crescer na empresa e essa é uma das melhores formas de melhorar a produtividade no trabalho.

Aprenda a capacitar a sua equipe de suporte!

6. Utilize tecnologias para produtividade 

Você pode contar com colaboradores bem preparados para enfrentar desafios e aumentar a produtividade no trabalho. Porém, apenas isso não é o suficiente. O ideal é fornecer ferramentas adequadas para o desenvolvimento das atividades.

Afinal, se tem algo que prejudica a produtividade da equipe de TI, é investir esforços em rotinas burocráticas e que podem ser otimizadas. Trabalhando em uma empresa de tecnologia, não faz sentido seu time passar por isso, não acha? 

Por isso, se você quer melhorar a produtividade no trabalho, tornar a resolução de chamados mais eficiente e melhorar o relacionamento com o cliente, uma boa opção é investir em um sistema de atendimento. Um bom software automatiza processos, centraliza os tickets em um único lugar e fornece relatórios importantes para avaliar a produtividade em equipes de trabalho.

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7. Estabeleça metas e premiações

A criação de metas é um processo delicado, pois quando elas são irreais podem surtir o efeito contrário: além de não ajudarem a melhorar a produtividade da equipe de TI, trazem frustração para o time.

Então, para evitar que isso aconteça, você pode dividir metas audaciosas em pequenas etapas. Assim, sua equipe se sentirá mais motivada – e a produtividade no trabalho consequentemente irá aumentar, já que o time saberá que é possível atingir o objetivo!

Além de estabelecer metas para melhorar a produtividade no trabalho, invista em uma política justa e motivadora de premiações para a sua equipe. Um bom exemplo é que a cada objetivo atingido, você recompense seus colaboradores.

Dessa forma, seguindo as nossas dicas, é possível pensar em ações para melhorar a produtividade no trabalho e fazer mais, com menos investimento. Garantir que seus colaboradores estejam satisfeitos e motivados é essencial para mantê-los produtivos e atendendo ao cliente com agilidade.

Vamos recapitular as dicas? Dá uma olhada no infográfico abaixo e não esqueça de aplicar o passo a passo:

Os 3 desejos que a relação entre tecnologia e produtividade no trabalho pode realizar

Muito se fala nas consequências da relação entre tecnologia e produtividade no trabalho. Se por um lado a tecnologia nos oferece cada vez mais estímulos de distração, por outro ela nunca esteve tão perto de alcançar a otimização de quase qualquer tipo de processo.

Nesse sentido, será que a sua empresa está fazendo o uso correto de tecnologias para produtividade? E como você está aproveitando a inovação digital a favor das suas tarefas cotidianas?

Tecnologia e produtividade nas empresas

A tecnologia tem se tornado a aliada principal no progresso das organizações, independentemente do seu tamanho. Desde o departamento administrativo, passando pela produção, marketing ou pelo sucesso do cliente, todas as áreas de uma empresa podem se beneficiar dos avanços provenientes dessa evolução tecnológica.

No vídeo abaixo, veja uma explicação simplificada sobre a estratégia com foco no sucesso do cliente:

E a melhor parte é que, além das novas possibilidades de aprendizado e desenvolvimento, essas soluções também são capazes de aumentar a produtividade no trabalho. Como? Munindo a equipe com ferramentas focadas no aperfeiçoamento de diferentes atividades – que veremos a seguir.

Contudo, de maneira geral, se as empresas pudessem fazer três pedidos para uma lâmpada mágica, eles provavelmente envolveriam: gestão, lucro e satisfação do cliente, certo? E é por isso que vamos te mostrar agora como a tecnologia e a produtividade no trabalho podem andar juntas para atingir o sucesso desses objetivos.

Primeiro desejo: melhore a minha gestão

Primeiro desejo: melhore a minha gestão

Organização e planejamento são fundamentais em qualquer estratégia. E nesse quesito, nada perde para a tecnologia! Os sistemas de gestão são programados para identificar e evitar falhas nos processos. Além de administrar cronogramas, gerar relatórios de desempenho e não perder nenhum prazo. Tudo isso para garantir que a equipe possa cumprir suas responsabilidades com mais eficiência.

Outra vantagem desse tipo de software é a possibilidade de integrar todo o time envolvido no negócio. Disponibilizando recursos para avaliar e mensurar dados importantes para a tomada de decisões, prevenindo erros e retrabalho. Com tudo isso, a tecnologia é capaz de diminuir o tempo de execução das tarefas, promovendo um dia a dia mais produtivo.

Veja abaixo algumas tecnologias para produtividade que você pode nem ter pensado!

Big Data

As soluções de Big Data têm o objetivo de coletar, armazenar e gerenciar grandes quantidades de dados. Assim, são vistas como uma vantagem competitiva, proporcionada pela tecnologia, para rastrear tendências de mercado e descobrir padrões ainda não tão óbvios. E, dessa forma, tecnologia e produtividade no trabalho tornam as escolhas dos executivos mais assertivas e proveitosas.

Videoconferência

As plataformas que permitem reuniões virtuais em alta qualidade definitivamente mudaram a forma e a velocidade com que os negócios são feitos. Hoje, seus colegas não precisam mais estar no mesmo ambiente físico para discutir sobre os projetos da empresa. O que elimina o tempo necessário para deslocamento.

Ainda, esse acesso remoto é um fator cada vez mais apreciado quando o assunto é promover motivação com foco em produtividade no trabalho para os colaboradores. Uma vez que viabiliza o trabalho flexível, na forma de home office, muito útil no cenário atual.

Capacitação

Você já deve saber que a produtividade em equipes de trabalho está diretamente relacionada com a sua capacidade de entender a realidade da companhia, seus processos, produtos e serviços. Nesse caso, a tecnologia também pode contribuir com treinamentos mais inteligentes, que facilitem a compreensão do negócio em todo o seu potencial. Exemplos disso são a popularização dos playbooks, principalmente no departamento comercial das organizações, e a capacitação através de vídeos.

Lembre-se que o objetivo de implementar inovações tecnológicas na rotina de um colaborador é justamente simplificá-la. Por isso, os treinamentos também devem ser disponibilizados para a utilização da própria tecnologia. Novas ferramentas precisam ser minuciosamente explicadas antes de serem colocadas em prática. Caso contrário, tecnologia e produtividade no trabalho terão um efeito reverso, prejudicando a produção dos funcionários.  

Segundo desejo: eleve a lucratividade do meu negócio

Segundo desejo: eleve a lucratividade do meu negócio

Trabalhar em um ambiente que abraça as novidades tecnológicas significa estimular a busca pela inovação. Ou seja, todos os colaboradores passam a pensar “fora da caixa” para resolver os problemas do negócio. Logo, o produto ou serviço ganha um diferencial em relação aos concorrentes, o que acarreta no aumento do lucro da empresa. Mas, não é só isso!

Escalabilidade

À medida em que as demandas vão aumentando, as soluções da empresa precisam ser escaláveis para manter sua lucratividade. Isso implica em ampliar as capacidades de atendimento, suporte, produção, comercialização, entre outras operações, sem que os custos sejam aumentados. Ou seja, fazer mais com menos. E, claro, a escalabilidade dos processos só é possível graças aos avanços da tecnologia.

Automação de processos

A tecnologia também possibilita automatizar processos, que antes eram desempenhados manualmente pelos colaboradores, e descomplicar tarefas. Essa otimização traz mais velocidade, eficiência e rendimento para as atividades. Ela também viabiliza que os funcionários se dediquem a outros afazeres e entreguem muito mais resultados. E, dessa forma, permite a redução de custos com mão de obra e recrutamento.

Computação em nuvem

Talvez um dos tópicos mais aclamados sobre o avanço tecnológico seja o aparecimento da computação em nuvem (Cloud Computing). Isso porque ela flexibilizou a forma como muitas atividades eram feitas. E permitiu a hospedagem de soluções, arquivos e serviços na internet, sem a necessidade de instalação de programas ou armazenamento de dados.

Justamente por não precisar de uma máquina superpotente para executar programas utilizados no cotidiano empresarial, a computação em nuvem também pode reduzir custos com a compra de equipamentos e sua manutenção.

Ainda, a computação em nuvem facilitou o acesso ao trabalho, a qualquer hora, por qualquer pessoa e em qualquer lugar. E, como consequência disso, ela gera mais produtividade no trabalho e lucratividade para os negócios.

Terceiro desejo: aumente a satisfação dos meus clientes

Terceiro desejo: aumente a satisfação dos meus clientes

Existem inúmeras formas de aproveitar a tecnologia para expandir os níveis de satisfação do consumidor. Sistemas de CRM, por exemplo, orientam as estratégias da empresa para um melhor relacionamento com os seus clientes. E, a partir disso, o atendimento pode ser mais individualizado e personalizável, com o objetivo de fidelizar e encantar os clientes.

Veja também outras vantagens que a inovação tecnológica proporciona para criar uma jornada de compra mais produtiva!

Onboarding

A tecnologia não só motivou o aparecimento de soluções em software para serviços, como também se dedicou a encontrar uma forma de tornar esses sistemas mais promissores para as empresas. As práticas de onboarding auxiliam os consumidores da indústria de TI a entender como extrair os melhores benefícios dos produtos e aplicá-los em seu negócio, visando o sucesso.

Canais de comunicação

Se no passado, tecnologia era oferecer um e-mail para contato e um número 0800, hoje ela é sinônimo de atendimento omnichannel. Integrando todos os canais possíveis de comunicação com o cliente, e aumentando a produtividade no suporte, as novas plataformas, definitivamente, transformaram o relacionamento com o público. São exemplos: os perfis corporativos nas redes sociais, o WhatsApp Business e o chat em tempo real.

Sistema de atendimento

É inegável! Com um sistema de atendimento as empresas conseguem aumentar absolutamente o nível de satisfação dos seus clientes e, claro, a produtividade no trabalho. Isso porque essas plataformas assimilam o melhor da tecnologia para garantir um suporte de qualidade. E concedem integração com diversos canais de contato, automações inteligentes e recursos para gestão com foco no sucesso do consumidor.

Para centralizar e descomplicar o atendimento da sua empresa, um sistema de Help Desk pode fazer toda a diferença. Quer experimentá-lo? No fim desse texto deixamos um presente especial para te ajudar com todos os seus desejos referentes ao relacionamento com o cliente. 

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Qual a diferença entre produção e produtividade?

Essas são duas palavras que andam sempre juntas, mas que não necessariamente significam a mesma coisa. Ter uma grande produção e ser muito produtivo são coisas completamente distintas.

A produção é toda ação que dá origem a algo, como um produto ou um serviço. Por outro lado, a produtividade no trabalho sempre precisa de um comparativo para ser identificada. Por exemplo, uma pequena produção pode ser muito mais produtiva que uma grande. 

Mas, como isso é possível? Vamos exemplificar:

Uma empresa A produz 50 camisetas por hora, mas utiliza para isso uma equipe de 20 funcionários.

Já a empresa B produz 35 camisetas por hora, mas tem uma equipe de apenas 5 funcionários.

Mesmo a empresa A tendo uma produção muito maior, é a empresa B que é mais produtiva quanto o assunto é mão de obra. Num cálculo simples, poderíamos dizer que, se ela tivesse uma equipe tão grande quanto a concorrente, estaria produzindo muito mais.

É por isso que estes valores devem ser bem definidos, para que você saiba com base em quê está analisando a sua produtividade no trabalho. Uma empresa produtiva em termos de peças/dia pode não ter números tão bons quando o assunto é insumos/peça, por exemplo. 

Mas além disso, também devemos ficar de olho em outra relação que altera bastante a produtividade no trabalho: a motivação x produtividade.

Como funciona a relação entre motivação e produtividade?

Existe um relacionamento sério, no universo corporativo, que chama mais atenção que qualquer compartilhamento nas redes sociais: motivação x produtividade. Porque quanto mais motivada estiver sua equipe, mais ela vai produzir. E não somos apenas nós que estamos afirmando isso.

Cerca de 30 mil colaboradores, de mais de 15 países, responderam a pesquisa da especialista global em carreiras, Right Management, sobre eficácia organizacional. O estudo concluiu que profissionais motivados chegam a ser 50% mais produtivos

Motivação x produtividade

Antes de pensarmos na relação entre esses dois termos, vamos entender o significado individual de cada um deles. Motivação compreende uma série de fatores, de natureza afetiva, intelectual ou fisiológica, que atuam no indivíduo, determinando-lhe comportamento. Já a produtividade expressa o potencial para produzir, ou seja, é um reflexo de eficiência. 

Dessa forma, motivação e produtividade não só caminham juntas, como estabelecem uma espécie de ciclo virtuoso – bastante positivo para os negócios. Como? Bem, pense que um colaborador engajado tem mais predisposição para produzir, logo ele estará colhendo os resultados de suas atividades. Estes resultados, então, o trarão mais ânimo e vontade de ir além com seus projetos. Assim, o ciclo recomeça. 

Entenda melhor essa dicotomia motivação x produtividade:

Precisamos ressaltar, no entanto, que não é só através da mensuração da produtividade no trabalho que conquistamos a motivação de um profissional. Nesse caso, ela é uma consequência favorável dos seus esforços. Considerando que o incentivo depende de diversos fatores, tanto internos quanto externos, é dever também da empresa proporcionar um ambiente de trabalho estimulante e desafiador. 

“Você não pode impor a produtividade, você deve fornecer as ferramentas para permitir que as pessoas se transformem no seu melhor”.  

Steve Jobs, fundador da Apple

Motivação e produtividade no suporte

No suporte, a motivação dos agentes está diretamente relacionada a sua produtividade no trabalho e capacidade de prestar o melhor atendimento. Isso acarreta em clientes satisfeitos, além de gerar mais crescimento e lucro para o negócio. 

Desenvolver uma equipe motivada, no entanto, não é tão simples quanto parece. O dia a dia na área de atendimento ao consumidor pode ser bastante exigente. O que requer uma preocupação ainda maior com a qualidade de vida desses profissionais. E, muitas vezes, os próprios colaboradores já criam expectativas altas em relação às iniciativas da empresa com foco no engajamento dos funcionários.

Então, como administrar a pressão do mercado, a euforia das metas a serem cumpridas e o turbilhão de expectativas dos clientes, a fim de evitar a desmotivação da sua equipe? Tudo começa por uma questão fundamental: tenha líderes inspiradores e igualmente estimulados.

Fatores de motivação

Antes de falarmos sobre os meios de engajar e motivar seus colaboradores, queremos explicar algo bem especial a respeito da motivação. Ela pode ser guiada por dois fatores: intrínsecos e extrínsecos. Com isso em mente, suas estratégias de incentivo serão mais consistentes e duradouras.

Fatores intrínsecos provocam uma motivação essencial. Um desejo que vem de dentro do indivíduo, suficiente para tornar essa motivação importante, instigadora e mobilizadora. Exemplos desses fatores internos, como valores, ideais e sonhos, estão diretamente ligados às emoções. 

Por outro lado, os fatores extrínsecos, como aumento salarial, gratificações, premiações e confraternizações, têm um efeito crucial, mas passageiro. Sim, é importante planejar ações que satisfaçam essas necessidades externas. Como falamos anteriormente, muitos colaboradores já esperam por essa atitude da empresa. Mas, não é interessante focar somente nessa abordagem, porque seus resultados são apenas temporários. 

Por conta disso, ter um gestor que inspire confiança e evolução, movido por fatores intrínsecos, é indispensável na hora de criar uma satisfação genuína em seus agentes de suporte.

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Como motivar a sua equipe de suporte

Quando um agente cumpre todas as suas tarefas e ainda supera suas metas, ele está sendo produtivo. Por causa disso, a relação entre motivação x produtividade no trabalho é tão significativa. Quanto mais engajado estiver o seu time de suporte, melhor ele vai desempenhar sua função. E para te ajudar a motivar a sua equipe com sucesso, reunimos algumas atitudes que não podem passar em branco. Olha só:

Valorize um bom líder

Ser ou contar com uma boa liderança tem tudo a ver com motivação e produtividade no trabalho. Isso porque, além de ser parte estratégica do time de suporte, a missão do líder é estar disponível para o colaborador. 

Orientar, encorajar o diálogo e dar feedbacks sobre o desempenho de cada funcionário é uma forma não só de motivar, como também de alinhar as expectativas da equipe em relação às expectativas da empresa. 

Ah, promover um clima positivo no ambiente de trabalho também é dever do líder, ok? É claro que ele pode contar com o auxílio do RH para proporcionar momentos de descontração. Mas, será através das percepções do gestor, sobre os estilos e preferências da sua equipe, que as ações de clima e cultura terão um efeito mais efetivo.

Conheça e reconheça

Quando você treina seu colaborador para atender cada cliente de maneira individualizada, está prezando por um tratamento personalizado porque sabe o quanto isso significa. Da mesma forma, na sua equipe, deve haver um interesse legítimo por parte dos gestores em perceber e se interessar por cada funcionário.

Lembre-se de que para motivar alguém é preciso compreender suas ambições, angústias, habilidades e fraquezas. E os indivíduos possuem questões diferentes. Dedique-se a conhecer cada agente de forma singular, caso contrário poderá estar investindo em estímulos errados. 

Uma vez que você conhece seu pessoal, reconhecê-lo também se torna altamente relevante para melhorar a produtividade no trabalho. Estimule as características próprias de cada um, mostrando como eles se tornam uma peça-chave para completar a equipe. Entenda que reconhecimento não necessariamente precisa ser algo palpável, como uma bonificação. Ele pode vir em forma de elogios e confiança.

Ofereça oportunidades e propósito

Que profissional não almeja a prosperidade em sua carreira? Oferecer oportunidades de desenvolvimento é uma ótima maneira de motivar seus agentes e melhorar a produtividade no trabalho. Por esse motivo, deixe claro para seus colaboradores as perspectivas de crescimento na empresa. Assim, eles terão vontade de dar o melhor de si, alcançando um rendimento muito maior.

E por falar em rendimento, inserir um propósito no cotidiano da equipe é o melhor jeito de fazer com que ela encare o trabalho de forma animadora. Um modo de fazer isso é promover a troca de conhecimento entre todos os departamentos do seu negócio e melhorar a comunicação interna na empresa para que os agentes entendam o valor de suas atividades.

Outra maneira de inspirar propósito para os profissionais que trabalham com atendimento ao consumidor é relembrá-los da importância de ajudar as pessoas. Afinal, atender não é somente uma ocupação: é cultivar empatia e zelo pelo próximo.

Viabilize capacitação e benefícios

Sabemos que a estagnação leva à desmotivação. Em função disso, desperte o desejo por aperfeiçoamento profissional e intelectual no seu time. Quando possível, viabilize treinamentos – você não precisa obrigatoriamente desembolsar muito para isso, o mercado disponibiliza uma série de cursos gratuitos e online. Além de que, eventos internos como palestras e workshops, são sempre uma ótima ideia!

Quanto aos tão cobiçados benefícios, montamos uma lista de opções que geralmente funcionam muito bem para motivar uma equipe inteira:

  • Feche convênios com lojas, restaurantes, academias e outras facilidades próximas da sua empresa;
  • Ofereça planos de saúde, odontológico e seguro de vida;
  • Ofereça programas de participação de resultados e bonificações;
  • Disponibilize um espaço extra na empresa para fins recreativos e de relaxamento;
  • Planeje ações específicas para celebrar datas comemorativas;
  • Tenha um bom sistema de Help Desk e ferramentas que facilitem a interação e produção da equipe.

Como utilizar KPIs para medir a produtividade

Como vimos acima, uma empresa só é produtiva quando ela é capaz de gerar produtos ou serviços em menor tempo, ou com menos recursos, sem abrir mão da qualidade. Ou seja, fazer mais com menos. Mas então, como realizar este cálculo de produtividade?

O uso dos Key Performance Indicators (KPI), ou seja, Indicadores-chave de Performance, faz parte da estratégia de mensuração da produtividade de uma equipe ou empresa.

Existem diversas formas de medir a produtividade no trabalho com indicadores. Vamos dar algumas sugestões e você pode identificar quais combinam melhor com os objetivos de sua empresa:

  • Produção por hora;
  • Tempo de ociosidade;
  • Entregas no prazo;
  • Cumprimento de SLA;
  • Lucro;
  • Turnover;
  • Vendas e leads;
  • Número de atendimentos ;
  • Satisfação do cliente;
  • Taxa de abandono;
  • Retrabalho;
  • Tempo de espera;
  • Custo por peça.

Leia também: fique por dentro dos indicadores de produtividade mais importantes para 2020

E aí, pronto para melhorar sua relação com a produtividade no trabalho?

Uau! Quem aí já se sente mais produtivo só de pensar em todas essas técnicas?

Seguindo as nossas dicas, é possível pensar em ações para melhorar a produtividade no trabalho. Como você viu, pensar em maneiras de garantir que seus colaboradores estejam satisfeitos e motivados é essencial para mantê-los produtivos e atendendo ao cliente com agilidade.

Mas, se você sente que ainda está falhando nisso, a Movidesk também tem uma solução para aumentar a produtividade do seu time: uma plataforma de atendimento ágil, simples e moderna.

Ainda não conhece o nosso sistema? Então, veja abaixo algumas de nossas funcionalidades!

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  • Integração com e-mail: transforme solicitações feitas por e-mail em tickets e tenha acesso ao histórico de atendimento de cada cliente;
  • Dashboard e relatórios: com atualizações automáticas de toda a equipe e mais de 75 tipos de indicadores de desempenho;
  • Portal do cliente: seu cliente pode consultar o andamento de todos os tickets, criar novas solicitações de atendimento e acessar a base de conhecimento sempre que quiser;
  • Automação com gatilhos: crie alertas, estabeleça inúmeras regras de negócios e envie notificações personalizadas, ativadas por situações específicas e preestabelecidas.

Essas são algumas funcionalidades, entre muito outras, que ajudarão a aumentar a produtividade no trabalho. Quer ver como elas funcionam na prática? No banner abaixo, você ganha 7 dias para testar o Movidesk. Clique, aproveite e a gente se vê no próximo post!

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