Precisa melhorar a redução de custos na empresa? Saiba como!

Redução de custos não é sair por aí fazendo cortes no orçamento sem planejamento. É preciso reduzir de forma inteligente e planejada, levando em conta a tecnologia, um teto para gastos, renegociações com fornecedores e automação de processos. Saiba como economizar dinheiro em nosso post!

redução de custos

É importante saber como promover a redução de custos na empresa, pois assim é possível manter um empreendimento “enxuto” e rentável. Para tanto, não basta sair cortando gastos. Há alternativas menos dolorosas e mais estratégicas.

O investimento na transformação digital, por exemplo, é uma ótima alternativa. O uso de boas tecnologias melhora os processos e aumenta a produtividade diária, o que leva aos ganhos em escala. Ou seja, permite fazer mais com menos, o que reduz custos.

Adiante, explicamos cuidadosamente esse e outros conceitos. Vamos esclarecer como promover a redução de custos na empresa. Portanto, continue a leitura.

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Conte com boas tecnologias

As empresas estão passando por uma grande transformação digital e é muito difícil pensar em soluções que, de alguma forma, não envolvam tecnologia.

Na redução de custos, a tecnologia contribui de diversas formas. Primeiro, ajuda a reduzir erros e problemas diários, que costumam custar caro. Além disso, garante que os processos sejam melhores, resultando na chamada “economia em escala”.

Veja um exemplo:

Imagine que você atende 100 clientes por dia. Então, adquire um sistema de Help Desk e consegue dobrar esse número, atender 200 clientes, graças à maior eficiência. Logo, economizou tempo — consequentemente dinheiro. Isso é economia em escala.

Então, a primeiro solução é buscar por tecnologias que melhorem o que você faz hoje, pois assim poderá reduzir erros, aumentar a eficiência e, portanto, reduzir custos.

Determine um teto para os gastos

Parta do seguinte princípio: as despesas devem caber nas receitas. Se a empresa gasta mais do que ganha, terá prejuízos financeiros e poderá fracassar.

Nesse aspecto, definir um teto para os gastos parece uma boa solução. Esse teto deve forçar o time a reduzir suas despesas mensais ou fazer investimentos mais estratégicos, capazes de melhorar a receita da empresa.

De todo modo, reúna-se com os outros líderes da empresa e avalie a possibilidade de estabelecer um teto. Esse teto deve servir para a empresa e seus departamentos, todos devem buscar se encaixar. Assim, poderá estimular a redução de custos.

Uma ideia interessante é avaliar a média de gastos dos últimos seis meses e, então, definir um valor capaz de atender a empresa — e estimular a redução de custos.

Lembre-se que ter métricas bem definidas pode ajudar muito na redução de custos. Então dê uma olhadinha neste vídeo que preparamos para você:

Diferencie custos estratégicos e não estratégicos

Todo custo é gasto, correto?

Não! Alguns custos têm alto índice multiplicador e promovem retorno sobre investimento (ROI). Por isso, devem ser priorizados.

Aqui, basta diferenciar dois tipos de custos:

  • estratégicos: capazes de gerar retorno financeiro à empresa, seja ao estimular novos negócios, aumentar a produtividade ou reduzir outros custos;
  • não estratégicos: necessários à manutenção do negócio, mas dificilmente geram algum retorno sobre investimento.

Custos com marketing, por exemplo, são estratégicos, pois melhoram as vendas. O mesmo vale para o investimento em tecnologia, que aumenta a produtividade diária. O pagamento de aluguel, energia e impostos, por outro lado, é não estratégico.

Tente investir mais que a concorrência no que é estratégico, assim poderá se destacar; e gaste menos com o que não é estratégico, assim terá um negócio mais rentável.

Renegocie com os fornecedores

Cortar custos costuma doer. Dentro da empresa, alguém sempre se sente prejudicado. Então, uma estratégia menos “dolorosa” é renegociar com os atuais fornecedores.

Ligue para os fornecedores com um desconto específico em mente, 3% ou 5%, por exemplo. Explique que tem interesse em manter o relacionamento, mas que precisa racionar alguns gastos para se manter competitivo. Depois, seja persistente.

Uma ideia interessante é fazer uma prévia cotação dos valores de mercado. Avaliar quanto outros fornecedores cobram e usar isso como argumento.

Tenha uma coisa em mente: um pequeno desconto com o fornecedor pode fazer uma grande diferença nas contas da empresa. Além disso, pode garantir a comercialização de produtos com maior margem de lucro, o que é excelente à saúde financeira.

Automatize as atividades mais repetitivas

A automação tem um conceito muito claro: consiste na substituição total ou parcial do trabalho humano pelo de máquinas e sistemas avançados.

Calma! Isso não quer dizer que as pessoas serão deixadas de lado, apenas que as tarefas mais operacionais, chatas e repetitivas podem ser deixadas a cargo de bots com algum tipo de inteligência artificial. Assim, as pessoas podem focar no estratégico.

Pense no atendimento pós-venda ao cliente. Os talentos estão focados em solucionar problemas e atender reclamações. Então, não sobra muito tempo para enviar feedback. Sistemas de ponta podem automatizar essa última etapa, aliviando a equipe.

Há duas vantagens da automação que ajudam a reduzir o custo: o nível de produtividade aumenta; e também focar no que é estratégico.

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Faça o armazenamento em nuvem

Atualmente, a mobilidade é um requisito importante ao trabalho. Não há hora e nem local para iniciar ou finalizar um projeto. Logo, a solução em nuvem é crucial.

Em resumo, ela permite que dados da empresa sejam salvos em um servidor online, disponível 24h. Desse modo, você pode ter acesso aos dados que quiser, mesmo que não esteja logado no computador corporativo, usando apenas seu login e senha.

Toda a estrutura em nuvem ajuda a reduzir custos, afinal, demanda uma menor estrutura computacional da empresa, estimula a digitalização (e não impressão) dos arquivos, evita prejuízos com segurança da informação, entre outros benefícios.

Felizmente, hoje, muitos softwares já disponibilizam soluções em nuvem para os seus usuários. Então, é só fazer o login e começar a usar, sem grandes preocupações.

Como pode ver, há muitas estratégias para melhorar a redução de custos. Definir um teto de gastos, diferenciar o que é estratégico e renegociar custos com os fornecedores são boas opções. Mas também é preciso avaliar o papel da tecnologia nesse processo.

Boas tecnologias proporcionam economia em escala, permitem que o time acesse os dados desejados quando quiser e foque no estratégico, deixando o burocrático a cargo das máquinas. Portanto, é preciso buscar um bom parceiro de tecnologia.

O Movidesk é um bom exemplo. Ele conta com uma plataforma completa de Help Desk e Service Desk, que ajuda a melhorar o atendimento aos clientes e a integrar os processos da empresa. Aproveite, então, para fazer um teste grátis da plataforma.

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