Robotic Process Automation (RPA): como implementar na empresa?

Robotic Process Automation é literalmente o uso da robótica para automatizar processos. Sua aplicação pode ser simples, ou bem complexa. Por isso, o primeiro passo para sua implementação é avaliar quais processos devem ser automatizados. Entenda melhor neste post!

Dois homens ao fundo usando juntos o computador, com vários ícones sobrepostos com as palavras robotic process automation

A automação robótica de processos (ou RPA, do inglês Robotic Process Automation) ganhou muita força nos últimos anos. Confirmando essa constatação, diversas empresas passaram a utilizar plataformas de ponta para automatizar processos com a ajuda de bots, os robôs inteligentes.

Isso promove uma série de vantagens aos negócios, como a maior produtividade nos processos diários, além de conformidade e alta qualidade. A questão é: como adotar o RPA na empresa e alavancar resultados? Quais são os principais passos para isso?

Neste post, respondemos a essas questões, explicando mais claramente o que é RPA e quais suas vantagens, além de como implementá-lo na empresa.

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Afinal, o que é RPA?

Essencialmente, RPA é uma aplicação tecnológica que objetiva automatizar certos processos da empresa. Para tal fim, conta com softwares de ponta (como os bots), tecnologias capazes de capturar e interpretar dados, além de executar determinada tarefa.

As aplicações de RPA variam muito em termos de complexidade, podendo tanto ser algo mais simples, como uma resposta automática a um e-mail. ou também algo mais avançado, como milhares de robôs analisando e cruzando dados para solucionar um problema.

Há uma série de vantagens em contar com o RPA, uma vez que seu uso:

  • Gera mais produtividade ao longo do expediente;
  • Reduz o número de erros, problemas e até acidentes de trabalho;
  • Melhora o fluxo e o aproveitamento de dados;
  • Aumenta o grau de padronização dos processos e soluções;
  • Cumpre autonomamente as rotinas operacionais e/ou burocráticas;
  • Permite que o time se concentre no que é estratégico.

Sendo assim, o RPA é um braço adicional para profissionais e equipes. Ele cumpre, com velocidade e precisão, as rotinas de trabalho mais lógicas, enquanto o time cuida do que é estratégico. Dessa maneira, tanto a empresa quanto os profissionais são beneficiados.

Como aplicar o Robotic Process Automation (RPA) na empresa?

Apesar de ser algo moderno, a aplicação do RPA à rotina de trabalho não é algo que exige muito esforço. Muitas tecnologias já estão prontas e precisam apenas ser adotadas. Ou seja, seu trabalho é triar e adotar a tecnologia certa, além de monitorá-la. Explicamos mais, a seguir.

Avalie quais processos devem ser automatizados

Sua empresa conta com uma enorme quantidade de processos, como processos de logística, atendimento ao cliente, vendas, gestão financeira e aquisição de talentos. Todos podem receber algum tipo de RPA e, portanto, contar com a automação em seu favor.

Todavia, é improvável automatizar todos em conjunto. Portanto, é preciso triar aqueles que são mais importantes para sua estratégia empresarial e devem ser automatizados de forma prioritária. Essa é uma escolha que depende de cada empresa, não existe um padrão.

Encontre uma tecnologia de RPA de ponta

Outra condição necessária é a busca por um software de ponta, isto é, uma tecnologia que possibilite a automação robótica de processos. Essa tecnologia deve ser capaz de cumprir o fluxo de trabalho desejado seguindo certo script, mais especificamente um algoritmo.

Um chatbot é um exemplo de RPA. Ele cumpre tarefas iniciais de atendimento, oferecendo soluções básicas ou redirecionando o cliente para um atendente humano. Para selecionar o melhor RPA, atente à sua cobertura, a seu prestígio no mercado e à disposição do fornecedor.

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    Concentre-se na adoção da ferramenta

    Tão importante quanto encontrar uma boa ferramenta de RPA é adotá-la, isto é, fazer com que o Robotic Process Automation efetivamente seja parte da rotina de trabalho, promovendo a automação de certos processos. Sem uma boa implantação, a ferramenta dificilmente será bem aproveitada.

    Nesse caso, converse com o fornecedor da tecnologia e avalie quais os melhores passos para a adoção. Investigue também se existe suporte especializado e se é útil contratá-lo. E ainda mais importante: conscientize e treine o time sobre automatização robótica de processos.

    Identifique potenciais resistências

    A adoção do RPA pode enfrentar resistências, como a de colaboradores que acreditam que serão desligados ou que não concordam com um novo jeito de fazer as coisas. Algumas culturas empresariais, sobretudo as burocráticas, também podem criar resistência.

    Portanto, é importante avaliar o que pode impedir a adoção e o bom uso da tecnologia. Em seguida, é preciso criar um plano que suavize essa resistência, tornando-a (quase) nula. Uma boa ideia é treinar e conscientizar os profissionais, além de explicar as vantagens da automação.

    Monitore os progressos alcançados

    Por fim, para a correta implementação do RPA, é interessante monitorar o avanço nos resultados que foram obtidos. Significa avaliar o que melhorou após a adoção da tecnologia e se isso está de acordo com as expectativas iniciais.

    Nesse caso, o melhor é definir um conjunto de indicadores e levantá-los com frequência. Esses indicadores devem estar ligados ao processo automatizado, bem como aos resultados finais do processo. Assim, é possível ter clareza e promover melhorias.

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      Como fazer a análise e a mensuração da utilização do RPA?

      Como apontado anteriormente, é preciso monitorar o progresso. A questão, agora, é: como fazer isso na prática?

      É preciso considerar três fatores:

      • Estabelecer o conjunto ideal de métricas e indicadores;
      • Definir a periodicidade do levantamento;
      • Tirar lições dos dados.

      Em geral, o conjunto de indicadores não precisa ser grande. Contar com quatro ou seis métricas já é um ótimo começo. O mais importante é que seus dados representem fielmente o processo e seu potencial avanço (ou piora), após a adoção da tecnologia de automação robótica.

      Além disso, é preciso pensar na frequência dessa mensuração: quanto menor, melhor. Sendo assim, não deixe para levantar e monitorar seus indicadores apenas uma vez por semestre ou ano. Avalie ao menos mensal ou trimestralmente seus resultados, em blocos temporais menores.

      Por fim, utilize seus dados para melhorar. Se a RPA não está se saindo bem, é preciso avaliar a causa principal do problema, que pode ser, por exemplo, o mau uso da tecnologia ou a indisposição dos talentos em colocá-la em prática. Ao encontrar a causa do problema, é possível aprender e melhorar.

      Veja, agora você está por dentro do assunto, sabe o que é Robotic Process Automation, como adotar essa tecnologia e monitorar seus resultados. Lembre-se de que o RPA pode ser aplicado a uma série de processos, como a logística, o atendimento ao cliente e a venda, sendo preciso avaliar o que é prioritário e adequado à estratégia competitiva da sua empresa.

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