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Sistema de chamados: como otimizar os e-mails e atendimentos de TI

Sistema de chamados: como otimizar os e-mails e atendimentos de TI

Sistema de chamados: como otimizar os e-mails e atendimentos de TI

Uma deficiência que já se tornou comum na maioria das empresas, é a forma de lidar com os diferentes canais de comunicação do setor de TI, de maneira a sanar todas as demandas enviadas. Mas o que podemos fazer para resolver essa situação?

Existem ferramentas no mercado que são mais completas e modernas, e que podem servir de apoio à área de tecnologia do negócio, como por exemplo – um sistema de chamados. Assim, é possível automatizar e otimizar rotinas diárias para que esses agentes não percam tempo com outras atividades e possam dedicar-se a atender essas demandas.

Neste artigo, vamos explicar melhor sobre essas soluções mais modernas e o que se deve esperar das tecnologias existentes hoje no mercado para apoio as equipes de TI.

Continue conosco e boa leitura!

Sistema de chamados

Pode ser que você já utilize um sistema de chamados, mas sabe realmente se ele entrega o necessário para a sua empresa hoje? Um software como esse deve atender a uma série de requisitos para ser funcional. Entre eles podemos citar:

  • Organizar, classificar e priorizar por níveis de urgência todos os chamados criados;
  • Atender as solicitações por múltiplos canais, unificando as informações em uma só ferramenta;
  • Acompanhar a satisfação dos clientes diretos, sejam eles internos ou externos;
  • Fornecer formas de verificar o desempenho da equipe de TI;
  • Padronizar e automatizar tarefas;
  • Entregar atendimento facilitado aos clientes;
  • Exibir informações com transparência a todos os interessados nos chamados.

O problema

Ao contratar um sistema de chamados, boa parte das empresas não se atenta aos itens abordados acima, e com isso, em um curto prazo de tempo, a insatisfação da equipe com o software contratado começa a aparecer.

Junto, a qualidade dos serviços prestados pela área de TI começa a cair com a falta de organização e as demandas que chegam pelos diversos canais de comunicação, começam a atrasar. Ou seja, mais um problema para resolver.

Por isso, é muito importante prestar atenção em todos os detalhes na hora da escolha de um sistema de chamados eficiente.

A solução

Existe hoje no mercado soluções muito  modernas de sistema de chamados, que atendem a todos os itens listados e trazem uma série de benefícios de gerenciamento após a sua implantação.

É possível por exemplo, integrar as caixas de entrada de diversos e-mails que, ao receberem uma solicitação, são repassadas a plataforma e transformadas automaticamente em tickets de atendimento. No qual estes chamados poderão ser priorizados de acordo com a urgência e importância de resolução.

Essas funcionalidades, fazem com que as demandas não atendidas devido ao esquecimento sejam evitadas. A equipe manterá o foco em questões mais relevantes e todo o processo de gerenciamento se torne mais organizado.

Outro item importante nas novas ferramentas, como apoio à otimização dos atendimentos, é a transparência. Os clientes e demais agentes envolvidos em determinado ticket podem ter acesso a todas as informações de andamento e resolução do chamado.

Então, a melhor saída para a falta de organização e as dificuldades de atendimento do setor de TI podem ser sanadas com a contratação de uma ferramenta moderna e completa de sistema de chamados.

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