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Conseguir proporcionar um bom relacionamento entre empresas e clientes é quase uma arte. Afinal, sempre existirão problemas, desentendimentos e dificuldades entre ambos.
Com algumas precauções, porém, é possível reduzir bastante estes atritos com os clientes. Para te ajudar com aquelas relações que podem ser um pouco mais complicadas, listamos os 4 principais motivos de discordâncias entre empresas e clientes e como resolvê-los.
Confira!
Comunicação ineficiente
O principal pilar de todos os desentendimentos reside na má comunicação: ela pode ser falha, insuficiente, sem objetividade ou mesmo inexistente.
Como estamos habituados a nos comunicar com todo tipo de pessoa, por diversos canais e o tempo todo, achamos que sabemos nos comunicar com total clareza, e isso pode ser um problema sério.
Para estabelecer uma boa interlocução com seus clientes, tenha em mente que é necessário:
- saber escolher o melhor canal de comunicação (e-mail, telefone, ticket ou pessoalmente);
- ter certeza de que as informações estão chegando para a pessoa correta;
- manter o canal aberto para o diálogo. Do contrário, se o cliente for abandonado, todos sairão perdendo.
Insatisfação com o serviço prestado
No final de alguns projetos ou na entrega de serviços encomendados, muitos clientes reclamam dizendo que não era aquilo que ele esperava do combinado. O problema pode ser tanto o quê esta sendo entregue como a forma como está sendo entregue.
Muito comum, esse tipo de problema tem uma fonte bem fácil de ser identificada: a composição do escopo.
O escopo é a definição de todo o objeto ou serviço contratado devendo ser detalhado o que está incluído, as formas em que deve ser entregue e, se possível, também o que está excluído na hora da contratação.
É fácil melhorar bastante a satisfação dos clientes tendo um planejamento claro e boas ferramentas de controle. Se você não tiver uma, vale a pena considerar a contração.
Problemas no pagamento
Assim como no item anterior, as formas e valores para a realização do pagamento por serviços ou contratações são fontes de enormes dores de cabeça e precisam ser muito bem resolvidas. Afinal, ninguém costuma assumir bem uma perda financeira, certo?
Por isso, formalizar previamente de maneira bem clara os valores negociados, datas, prazos, multas e juros é uma boa ideia.
De preferência utilize algum meio para escrever o que ficou acordado entre as partes de maneira a registrar bem essas informações para ninguém alegar que perdeu estes dados ou que não concorda com alguma coisa que esteja sendo feita.
Desentendimentos com prazos
Um dos maiores problemas encontrados na gestão é o cumprimento de prazos, que podem atrasar devido aos vários imprevistos que comprometem o fluxo do trabalho.
O segredo para não se atrapalhar na gestão das datas é definir bem as responsabilidades de cada envolvido, manter um bom monitoramento do que está sendo executado e deixar alguma reserva de tempo para aqueles problemas que acabam surgindo no meio do caminho.
Caso sua empresa não tenha uma boa solução para cuidar bem dos fluxos na hora do atendimento, uma ótima sugestão é pensar em contratar um software para help desk. Com essa ferramenta em mãos, você conseguirá controlar melhor suas tarefas, ganhando em economia e desempenho.
E você, já viveu atritos com os clientes em sua rotina de trabalho? Restou alguma dúvida sobre o assunto? Conte pra gente aqui nos comentários!