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A burocracia na empresa é um dos principais limitadores da produtividade e do crescimento. Todos nós sabemos que é preciso adotar procedimentos, rotinas e normas internas para garantir que as atividades sejam executadas com organização, eficiência e legalidade. Mas quando tudo isso se transforma em uma “bola de neve”, os problemas aparecem e formam barreiras para o desenvolvimento do negócio.
Uma pesquisa divulgada pela Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (Fiesp) mostra que, para 94,7% das empresas brasileiras, o excesso de burocracia dificulta o desenvolvimento econômico e prejudica a competitividade no mercado.
Diante desse cenário, como é possível manter o negócio em conformidade com a legislação brasileira, organizar os processos internos e otimizar o atendimento ao cliente? É o que veremos nos tópicos a seguir.
Representação da burocracia para os negócios
A palavra burocracia está historicamente vinculada ao poder público. Segundo a ciência política, o sistema burocrático foi desenvolvido ao longo dos séculos para garantir princípios fundamentais inerentes à administração pública sustentada no Estado democrático de direito, como eficiência, transparência e equidade.
Ocorreu que, nesse caso, o feitiço se voltou contra o feiticeiro. Isso porque, como temos visto, as estruturas burocráticas do Estado deram margem a práticas de corrupção e ambiguidades jurídicas. Para as empresas, a representação desse excesso também apresenta em certa medida uma semântica negativa.
De acordo com o dicionário Michaelis, um dos significados de burocracia é “administração com excessos de formalidades”. Nesse caso, podemos considerar todo e qualquer tipo de estrutura e rotina procedimental como uma prática burocrática.
É preciso reconhecer, porém, que a burocracia não é totalmente negativa, mas sim o seu excesso. Isso porque ela contribui para a organização das tarefas, a padronização dos processos e a garantia do padrão de qualidade.
Sob o ponto de vista das empresas, portanto, a burocracia tem dois lados. Basta saber como aproveitar os seus benefícios e evitar seus pontos negativos. Nossa proposta com este post é ajudar você a colocar essa melhoria em prática.
Efeitos do excesso de burocracia na empresa
Os procedimentos burocráticos estruturados e desenvolvidos de forma excessiva causam muitos prejuízos aos negócios. Tanto sob a ótica financeira quanto organizacional, o excesso de burocracia cria barreiras importantes para o crescimento.
Um desses efeitos tem a ver com os gastos direcionados à execução das práticas burocráticas, que por sua vez demandam recursos humanos e econômicos. É preciso calcular esses custos e o que é desnecessário e se caracteriza como desperdício.
Outro efeito negativo do excesso de burocracia é o conjunto de empecilhos impostos no caminho da produtividade. Invariavelmente, quando a produtividade é prejudicada, a empresa também perde dinheiro.
5 ações para reduzir a burocracia na empresa
Mas como diminuir a burocracia na empresa e, ao mesmo tempo, manter as atividades em conformidade com as leis, com os padrões de qualidade e as boas práticas organizacionais?
A seguir, apresentamos algumas ações destinadas a reduzir os excessos e otimizar os processos internos. Trata-se de ideias gerais, que servem para qualquer tipo de negócio que visa simplificar tarefas, tornar suas equipes mais produtivas e fazer os clientes mais satisfeitos e felizes.
1. Conceda mais autonomia aos colaboradores
Vamos começar por um aspecto simples na rotina de trabalho. Em muitas empresas, falta otimização na tomada de decisão porque os colaboradores têm pouca autonomia, ou seja, eles precisam de autorização e aprovação para diversas atividades.
Portanto, é essencial preparar os funcionários para assumirem responsabilidades de modo a acelerar as tarefas. Nem tudo precisa ser feito com o aval do chefe, não é?
2. Revise a estrutura dos processos internos
Outro passo importante para reduzir o excesso de burocracia na empresa é fazer um diagnóstico para avaliar o que realmente é necessário para o bom funcionamento. Como vimos, as tarefas burocráticas são importantes para manter o negócio em conformidade com a legislação e garantir os padrões de qualidade dos produtos ou serviços.
Mas, é necessário também verificar os procedimentos que não têm muita utilidade. Ou seja, os que não são essenciais e que ainda afetam a produtividade.
3. Diminua o número de reuniões
As reuniões são muito relevantes em qualquer contexto corporativo, mas não precisam ser realizadas de maneira excessiva. Isso porque elas também se constituem como um ato burocrático no ambiente empresarial e podem prejudicar a otimização das atividades, além de atrasar o trabalho dos colaboradores.
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4. Utilize a tecnologia como uma aliada
Estamos na era da transformação digital, o que significa que sua empresa precisa seguir a tendência e digitalizar os processos. Há muitas tarefas que podem ser automatizadas por meio de softwares e ferramentas.
Assim, além de evitar a morosidade de trabalhos manuais repetitivos, é possível diminuir custos enquanto eleva a produção. Nessa perspectiva, os colaboradores podem se dedicar a atividades mais complexas, que requerem criatividade e perspicácia.
5. Use um sistema de Help Desk e Service Desk
Uma das formas de diminuir a burocracia é a implementação de um sistema de Help Desk e Service Desk. Isso porque ambas as plataformas visam automatizar processos internos para otimizar a produtividade, principalmente com foco no atendimento ao cliente.
De maneira geral, um sistema desse tipo oferece recursos avançados para você descomplicar procedimentos morosos, tornar os colaboradores mais produtivos e melhorar a qualidade dos serviços.
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