Conheça a melhor forma de aperfeiçoar a otimização de processos em sua empresa

A otimização de processos internos é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas. Veja como um software de atendimento pode ajudar seu negócio a alcançar esse objetivo!

Otimização de processos

A otimização de processos internos é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas atualmente, tanto as de pequeno quanto as de grande porte. Com um software de atendimento, porém, essa missão pode ser muito mais fácil.

Isso acontece porque a tecnologia proporciona inúmeras possibilidades de organização e comunicação interna. Ela destrava, desburocratiza e acelera diversas práticas importantes no interior dos negócios, com um fluxo de informações eficiente.

Um software de atendimento tem capacidade, por exemplo, de otimizar processos como as solicitações entre os departamentos (tarefa conhecida como workflow), a visibilidade de novos projetos e o atendimento intersetorial.

Quer saber como um sistema de atendimento voltado para as áreas internas pode melhorar a atuação de sua empresa? Confira nos tópicos a seguir!

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Como funciona um sistema de atendimento interno para otimização de processos?

Parte do projeto de comunicação interna, um sistema de atendimento entre as áreas da empresa tem como objetivo principal melhorar o fluxo de informações de um departamento para o outro.

Você pode estar pensando: “mas como isso vai ajudar meu negócio, afinal?” Em muitas coisas, acredite!

Essa transparência, por exemplo, promove vários benefícios para a otimização de processos e para o clima organizacional como um todo, inclusive mantendo a organização e a centralização de serviços “nas mãos de todos e ao alcance de todos”.

Entre seus resultados práticos, podemos citar o aumento da produtividade de toda a equipe interna. Com um software de atendimento, nesse sentido, seus colaboradores não precisarão mais perder tempo à procura de informações em e-mail esquecidos.

O sistema mantém a centralização de todos os dados e os fluxos de trabalhos completos, facilitando até mesmo a aprovação dos gestores, quando necessário. Aliás, ele otimiza os processos a partir de uma central de serviços compartilhados na empresa, que permite uma comunicação direta, eficiente e transparente.

O que significa ter uma Central de Serviços Compartilhados na empresa?

Quando falamos sobre um sistema de atendimento entre áreas internas, nos referimos justamente a uma Central de Serviços Compartilhados (CSC).

Trata-se de uma estrutura que centraliza informações sobre os projetos da empresa em um único espaço, facilitando o acesso. Sua finalidade é garantir eficiência e agilidade nos processos passíveis de serem padronizados.

O centro de informações objetiva ainda integrar o atendimento e a comunicação interna entre os diversos setores da empresa, como Recursos Humanos (RH), Tecnologia da Informação (TI), contabilidade, financeiro e logística, proporcionando mais agilidade e ganho de tempo.

De que maneira um software de atendimento atua na otimização de processos?

Dessa forma, um software de atendimento desempenha um papel fundamental na otimização de atividades dentro de qualquer empresa, inclusive a sua, caro leitor. Quer saber como? Mostramos a seguir!

Redução de erros

O sistema garante, a princípio, a redução de erros na atuação de cada departamento. Como o registro de dados é preciso e automatizado, fica mais viável identificar e solucionar eventuais problemas.

Se houver conflitos e divergências de informações entre as diferentes áreas da empresa, por exemplo, a conferência será instantânea, via relatórios gerados pelo sistema.

Além disso, todos os projetos, tickets, chamados e demais processos, tarefas e atividades podem ser visualizados por todos, inclusive a agenda de compromissos e as metas, facilitando a gestão.  

Obtenção de dados precisos

Além disso, o software de atendimento interno oferece dados precisos e exatos, por meio da automatização em detrimento da coleta manual. Eles auxiliam na gestão estratégica da empresa de um modo geral.

Como você bem sabe, informação é poder. Tendo dados atualizados sobre os processos de sua empresa em mãos, você consegue detectar gargalos e anomalias.

A partir disso, as tomadas de decisões serão mais certeiras, estratégicas, técnicas e com probabilidade mínima de erros, na medida em que são sustentadas por racionalidade e embasadas em dados.

Definição de indicadores de atendimento interno

Nessa perspectiva, o sistema disponibiliza a função de definir e acompanhar, em tempo real, o desempenho dos colaboradores e do atendimento interno em sua empresa.

Os indicadores são essenciais para aferir a qualidade do serviço e a performance do seu negócio. Não adianta apenas planejar e executar, é também necessário medir e avaliar para saber se está dando certo, não é?

Por meio de relatórios, portanto, o software de atendimento informa o diagnóstico que você precisa para a análise. 

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Fluxo de trabalho mais completo e eficiente

Por reunir e disponibilizar, de modo automatizado, todas as informações sobre os projetos e atividades da empresa para os departamentos internos, o sistema torna o fluxo de trabalho muito mais completo, confiável e eficiente.

Além do mais, a tecnologia evita trabalhos manuais, demorados, burocráticos e com alta probabilidade de erros, a exemplo da coleta e transmissão de informações.

Dessa forma, a empresa consegue extrair a capacidade intelectual de cada colaborador e explorar mais amplamente suas capacidades.

Diminuição de custos

Contar com um software de atendimento significa, também, reduzir os custos da empresa. Representa, aliás, produzir mais em menos tempo, com menos erros, com mais eficácia, agilidade e com resultados e impactos maiores.

Ora, diante de tantos benefícios, você pode estar se perguntando: “como encontrar o melhor sistema para implementar em minha empresa?”. É sobre isso o que falaremos a seguir. Continue lendo!

Como escolher o melhor software de atendimento pensando na otimização de processos?

A resposta é simples: opte por aquele que mais se adeque ao perfil e demanda de seu negócio. E claro, escolha o que contenha todas as funcionalidades descritas ao longo deste post.

O Movidesk, por exemplo, é o melhor software de atendimento disponível no mercado brasileiro.

Trata-se de uma plataforma que une recursos de Help Desk e Service Desk, agilizando o atendimento interno por meio de um sistema que inclui canais como chat, e-mail e telefone, além de trabalhar com formulários de contato e com bases de conhecimento.

Seus recursos trazem otimização para os processos internos da empresa, além de aumentarem a produtividade a eficiência e encantarem os departamentos. Isso porque eliminam trabalhos repetitivos e facilitam a colaboração e a comunicação entre as equipes.

Por fim, o Movidesk ainda dá a você o domínio do seu negócio com métricas de atendimento e desempenho, ajudando a identificar gargalos e certificar que as metas estão sendo atingidas, além de reduzir custos.

Entre em contato conosco, conheça mais sobre o Movidesk e aperfeiçoe a integração e otimização de processos de sua empresa!  

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