Agenda nos processos internos: saiba como usar essa ferramenta a seu favor!

A agenda é um recurso que acompanha a maioria das pessoas desde criança. Você lembra quando ia para a escola e a professora se comunicava com seus responsáveis por meio de recados na agenda? Pois é!

Hoje em dia, existem, de um lado, aqueles que não desapegaram do material físico, utilizando a agenda tradicional, o planner ou o bullet journal. Por outro lado, há aqueles que usufruem de tudo que a tecnologia pode oferecer, optando pelas agendas digitais.

Mas como um instrumento aparentemente tão simples (e também antigo – mas não antiquado!) pode fazer tanta diferença na produtividade de uma empresa? Confira neste post várias respostas para essa pergunta!

Como escolher a agenda mais adequada para mim?

A primeira coisa que você precisa se perguntar é: quais são meus objetivos? É preciso ter em mente que, se a meta depende só de você, a sua agenda pode ser física. Afinal de contas, você será a única pessoa que precisará saber e controlar suas atividades.

No entanto, quando falamos em empresas, o uso de agendas físicas se torna inviável. Imprevistos, conflitos de horários e encontrar pessoas são questões fáceis de resolver com o uso de uma agenda virtual.

Os benefícios que um sistema de calendário traz para o mundo corporativo, vão além da organização, pois implicam diretamente na produtividade. Isso porque, quando os compromissos e eventos são bem alinhados, não há perda de tempo gerada por desencontro de informações, que causam idas e vindas desnecessárias às salas de reuniões.

Quais são os benefícios de utilizar a agenda?

Você já sabe que a organização e a agilidade nos processos internos traz inúmeros benefícios para uma empresa. Com a agenda como aliada, as vantagens são ainda mais proveitosas, pois garante uma sistematização eficiente. Quer saber mais sobre as melhorias que essa ferramenta pode trazer? Veja abaixo!

Transparência

Se a transparência é um valor importante para você e para sua empresa, a agenda é uma das suas maiores aliadas, principalmente se você é um c-level (os cargos de chefia/diretoria de uma empresa). Expor o que está sendo feito para atingir os objetivos da empresa pode ser bem motivador.

Usufruir do compartilhamento de agendas, não só é funcional como ainda permite uma interação horizontal entre coordenadores e colaboradores.

Ter ciência das atividades que cada indivíduo está desenvolvendo para a conquista de um objetivo comum, mostra engajamento, comprometimento e coerência. Além de, claro, possibilitar um panorama do todo.

Alinhamento

Para que uma empresa funcione no seu melhor desempenho, o alinhamento entre colaboradores é indispensável. Não há fórmula que garanta o sucesso quando não se tem uma equipe alinhada.

Com o hábito de organizar as reuniões, eventos, treinamentos e compromissos na agenda, é possível manter todo mundo na mesma página.

Cientes das atividades a serem realizadas, cada membro do time poderá estruturar seu cronograma de tarefas, sem prejudicar o todo e mantendo as engrenagens funcionando harmonicamente.

Autonomia

É recorrente o senso de dono ou ownership aparecer nos valores das start-ups. E o que isso tem a ver com a agenda? Tudo! Quando há concordância de valores entre a empresa e o colaborador, a autonomia se sobressai como um diferencial.

É em posse do combo senso de dono e autonomia que cada membro do time decidirá se tal reunião agrega ao seu desempenho e, mais que isso, se ela ou ele tem algo a somar.

Saber dosar isso permite um melhor uso da ferramenta, em que o usuário tem autonomia para escolher se vai aceitar ou recusar o evento, ou participar online, respondendo no próprio aviso de notificação. Isso agiliza processos e diminui a quantidade das “reuniões que poderiam ter sido um e-mail”.

Sistematização

Ser guiado por dados é um valor primordial na execução de qualquer trabalho. A oportunidade de sistematizar sua própria performance, independente do cargo, permite realizar uma verificação dos resultados obtidos.

Ao ter registrado o número de reuniões, alinhamentos e outros compromissos na agenda, você pode verificar, ao final da semana, o número de horas despendido a essas atividades.

Fazendo esse balanço, você conseguirá perceber se está priorizando as ações da melhor maneira. O que nos leva ao último item da nossa lista: a autoavaliação.

Autoavaliação e autorresponsabilidade

O último tópico perpassa todos os quatro anteriores. Com transparência, alinhamento, autonomia e sistematização é que se pratica a autoavaliação e a autorresponsabilidade.

As variadas ações que você toma ao receber ou criar um evento na agenda, vão desde selecionar os participantes e otimizar o tempo, até manter a objetividade no tema e propor apenas encontros que realmente gerem algum valor.

É muito importante pensar que qualquer atitude que tomamos dentro de um ambiente coletivo, impacta na produção do todo. Por isso, potencializar a organização e o tempo do grupo faz toda a diferença!

Com a palavra, o usuário!

Esse recurso realmente funciona? Chamamos Rafael Frigotto, Product Owner da Movidesk (Zenvia Service), para nos contar um pouquinho mais da experiência com o uso da agenda dentro da empresa.

Antes de trabalhar diretamente com o produto, Frigotto passou pela área de suporte, lá no início da história da Movidesk (Zenvia Service). Naquela época, em 2017, o time ainda era pequeno e não tinha muitas reuniões internas. A agenda não era utilizada com a equipe.

“A gente acabava tendo uma comunicação mais direta”, relata Frigotto. Porém, ele comenta que, eventualmente, alguns compromissos eram esquecidos. Isso nos revela a conveniência de empregar a agenda mesmo nas organizações menores.

Esse processo pode auxiliar na diminuição de falhas de comunicação e também de esquecimentos. Com a correria da rotina corporativa, podemos acabar nos distraindo em determinada tarefa, negligenciando outras que igualmente pedem atenção.

Mas será que é difícil promover o engajamento das pessoas para utilizar a ferramenta? Para Frigotto, o processo aconteceu progressivamente. “Começou com uma ação dos fundadores, que compartilharam a agenda conosco. Dessa forma, podíamos marcar outros compromissos com eles, verificando os horários disponíveis”.

Depois do primeiro passo, a construção do hábito ocorreu naturalmente, até virar parte da rotina. “A ideia foi se expandindo para o restante da equipe e começamos a utilizar não só para verificar as disponibilidades dos C-level, mas também as nossas, enquanto time”, comenta o P.O.

Frigotto afirma que, atualmente, qualquer atividade a ser realizada consta na agenda, até mesmo tarefas que não são prioritárias. Complementa que os colaboradores se acostumaram e essa organização ajuda a visualizar o todo, mantendo o grupo alinhado.

A agenda e o Product Owner: uma parceria sólida

Atuar como Product Owner é uma tarefa que exige proatividade e eficiência. Para o nosso entrevistado, “O trabalho do P.O. é muito dinâmico, não consigo manter uma rotina idêntica para cada dia da semana. Tem muitas demandas e tarefas inesperadas acabam surgindo. Nesse sentido, a agenda ajuda muito a se nortear”.

Vale destacar que o P.O. é requisitado não só pelos colaboradores, mas também por clientes. Frigotto destaca que quase todos os dias tem reuniões com pessoas diferentes, entre usuários internos e externos do produto. “Se os compromissos não são colocados na agenda, acontece de priorizarmos outras funções que precisam ser feitas e alguma reunião pode acabar deixada de lado”.

Usuário assíduo da agenda, o P.O. reitera que a organização possibilitada pelo recurso impacta de maneira indireta na produtividade. Isso porque, “não se perde tempo com pré-reuniões fora de hora, já que se tem o horário estabelecido para falar sobre determinado assunto”.

Que tal começar agora?

Construa o hábito do uso da agenda na sua empresa! Inicie agora mesmo essa rotina, de maneira progressiva. Os resultados podem ser surpreendentes.

Se você é nosso cliente, já conhece esse recurso muito bem! Afinal, o Movidesk (Zenvia Service) traz, no próprio sistema, uma agenda completa para auxiliar as empresas cada vez mais. Aproveite!

E se você quer saber o que podemos fazer por você, clique aqui e converse com nossos especialistas!