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O uso eficiente de recursos é necessário para garantir o melhor desempenho de qualquer negócio a longo prazo. Isso vale para materiais, finanças e também para os seus recursos humanos. E um passo importante para garantir que seus colaboradores estão sendo direcionados para onde serão mais produtivos é fazer o dimensionamento de equipe.
Para negócios que estão começando a ampliar o quadro de funcionários, é comum que fique mais difícil administrar esses recursos de forma eficaz. Nesse sentido, a intenção do dimensionamento é garantir a melhor rentabilidade para a sua equipe, maximizando produtividade sem gerar custos desnecessários.
Para ajudar você a entender melhor esse tema, vamos explicar mais sobre o dimensionamento de equipe, mostrar sua importância e como ele pode ser calculado. Acompanhe!
O que é o dimensionamento de equipe?
Como já mencionamos, você deve sempre buscar otimizar a distribuição de colaboradores na empresa. De forma simples, o dimensionamento de uma equipe é um cálculo em que você avalia a distribuição de pessoas na sua empresa e verifica se algum setor está com falta ou excesso de profissionais ativos. A ideia é usar esse cálculo para apontar quando é necessário remanejar seu time, ajustando a produtividade à demanda de cada área.
Por que você deve investir no melhor dimensionamento de equipe?
Assim como ocorre com muitos outros processos gerenciais, há tarefas que alguns gestores acabam deixando de lado para focar no produto ou no serviço. Porém, dedicar algum tempo a algumas delas pode trazer bem mais rentabilidade a sua empresa.
Veja agora algumas das vantagens de fazer o dimensionamento de equipe!
1. Melhor aproveitamento da mão de obra
Já mencionamos algumas vezes que, para sobreviver no mercado atual, é importante usar seus recursos e sua equipe com o máximo de eficiência. Isso vale no curto prazo, para os resultados que podem ser obtidos agora em relação ao tamanho da empresa, e no longo prazo, quando pensamos na continuidade e no crescimento de cada colaborador.
Um bom dimensionamento não só ajuda a empresa a obter o máximo de produtividade hoje, mas também contribui com o rendimento para o futuro. Afinal, se a demanda crescer, seu negócio precisa estar preparado.
2. Otimização de custos
Claro, também existe o lado oposto da moeda, quando há um número excessivo de colaboradores e não há demanda que justifique a presença de todos. Nesse caso, é necessário remanejá-los ou mesmo demitir parte deles para evitar que você tenha mais custos do que o necessário.
Pode não parecer tão interessante reduzir a capacidade de um setor, mas você deve ter em mente que a competência de cada indivíduo deve ser aproveitada. Ter um time grande demais pode, na verdade, apenas atrapalhar o desempenho de todos a longo prazo.
3. Evitar a sobrecarga dos colaboradores
E, por falar em longo prazo, uma das principais causas de perda de rentabilidade em qualquer negócio é justamente o excesso de produtividade no começo de uma jornada. Quando uma equipe é colocada para trabalhar com 100% de sua capacidade o tempo todo, é provável que fique sujeita à exaustão mais rapidamente.
É claro que há períodos em que é necessário trabalhar em capacidade máxima e há pessoas que preferem se empenhar dessa forma. Mas uma tentativa de tornar isso a norma ou uma obrigação pode ter consequências severas a longo prazo. O mais recomendado é criar um padrão de trabalho sustentável e engajar seus colaboradores de outras formas.
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Como calcular o tamanho ideal da sua equipe?
Agora que você entende melhor a importância do dimensionamento de equipe para o seu negócio, é hora de descobrir como fazê-lo. Não existe uma fórmula certa, mas trazemos agora algumas dicas que você pode seguir para chegar a uma decisão. Confira!
1. Testar a capacidade média esperada da sua equipe
Um bom ponto de partida para fazer esse cálculo é avaliar qual é a capacidade produtiva da sua equipe como um todo, e a de cada colaborador, de forma individual. Isso pode ser feito avaliando o número de tarefas que podem ser concluídas por dia, quantas pessoas são necessárias para entregar determinado serviço, etc.
É ideal buscar indicadores de desempenho mais concretos nesse momento, evitando avaliações muito subjetivas. Com uma métrica confiável, também será mais fácil avaliar mudanças de produtividade depois de qualquer alteração.
2. Avaliar a demanda em relação à capacidade atual
Depois de entender a sua produtividade, é necessário fazer o cálculo da demanda por determinado produto ou serviço. Isso inclui demandas externas, como o atendimento direto a clientes, e internas, como gestão, limpeza e processamento de documentos. Afinal, não há como pensar em produtividade sem nenhuma demanda.
Mais uma vez, o uso de indicadores quantificáveis é muito importante. Além de serem mais confiáveis, eles também podem ser diretamente comparados à produtividade, esclarecendo logo se há excesso ou falta de colaboradores em determinadas áreas.
3. Buscar feedback com a equipe e seus clientes
Claro, há algumas coisas que não podem ser esclarecidas por completo apenas com o uso dos indicadores. Afinal, esses números também precisam ser interpretados para terem alguma utilidade prática. Nesse ponto, a opinião dos próprios colaboradores pode ser muito importante.
Pode ser que, à primeira vista, haja aparente excesso de colaboradores, mas esse excedente é necessário para evitar perda de oportunidades. E uma aparente falta também pode ser sinal de que, para preencher esse espaço, você precisa investir mais em capacitação e treinamentos.
4. Adaptar os números para diferentes cenários e setores
Por fim, mas não menos importante, não seja generalista. É bem tentador seguir um único modelo de dimensionamento de equipe e aplicá-lo em todos os contextos, mas cada área tem demandas diferentes. Sendo assim, você precisa oferecer a cada uma delas um tratamento diferente.
Algumas exigem maiores números, outras precisam que seus colaboradores sejam distribuídos de forma diferente. E, em outros casos, o número de especialistas pode ser um fator limitante.
Agora que você tem essas informações sobre o dimensionamento de equipe, pode utilizar esse cálculo para avaliar seu negócio e otimizar a distribuição de colaboradores entre diferentes espaços. A longo prazo, esse remanejamento pode elevar bastante a produtividade.
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