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Peter Drucker, uma das principais referências na administração, certa vez escreveu “não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência o que simplesmente não deveria ter sido feito”. Bom, é verdade e o Princípio de Pareto pode ajudar a não cometer esse erro.
Antes de explicar o porquê, é útil destacar que tal princípio teve origem com os trabalhos de Vilfredo Pareto, economista italiano. Ele descobriu que cerca de 80% das terras da Itália estavam nas mãos de 20% das pessoas. Anos depois, a mesma distribuição assimétrica foi percebida em várias outras situações, o que passou a ser chamado de Princípio de Pareto.
O assunto é importante e pode mudar a forma como você administra seus recursos. Por isso, nos tópicos seguintes, explicamos o que é e como usar o Princípio de Pareto. Boa leitura!
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O que é e qual a aplicação do Princípio de Pareto?
O Princípio de Pareto (também chamado de 80/20 ou causa-efeito) está em quase toda parte. Resumidamente, ele diz o seguinte: boa parte dos efeitos são provenientes de uma pequena quantidade de causas — em uma proporção de 80% para 20% (ou similar).
Isso tem muitas aplicações aos negócios. É provável que 80% do seu ganho financeiro seja resultado de 20% dos seus produtos. Ou que 80% das suas vendas sejam feitas para 20% dos seus clientes. Sendo assim, sua distribuição causa-efeito é quase sempre irregular.
Claro, você pode tirar vantagem dessa assimetria. Se entende quais causas geram a maior parte dos efeitos (positivos ou negativos), pode trabalhar focado nelas e promover o melhor uso dos recursos. Para tanto, precisará contar com boas tecnologias, como um software de Help Desk, dada a demanda por organizar e analisar grandes volumes de dados.
Assim, na medida em que a empresa entende as causas que efetivamente levam a efeitos superiores, pode trabalhar com mais eficácia e estimular o time em torno do que merece atenção. E mais, pode garantir que as coisas certas sejam feitas, deixando de lado o trivial.
Como aplicar o Princípio de Pareto dentro da sua empresa?
O Princípio de Pareto não é um exercício de intuição ou boa vontade, mas de análise da distribuição dos seus efeitos e suas respectivas causas. Isso significa que será preciso obter, organizar e analisar dados, depois tomar decisões com base nas distribuições assimétricas percebidas. Nos tópicos seguintes, explicamos como fazer isso. Continue sua leitura!
Escolha um efeito que quer estudar
Um primeiro passo é ter clareza sobre o que deseja estudar. Quase tudo o que acontece dentro da empresa é um efeito, isto é, resultado de alguma outra coisa — e, portanto, pode ser estudado. A questão é: o que realmente importa para o seu empreendimento?
A insatisfação e reclamação dos clientes, por exemplo, é um efeito ruim e que merece atenção. Qual a sua causa, então? Outro exemplo é a sobrecarga de estoque: será que 80% da sua capacidade está sendo ocupada por apenas 20% dos materiais?
Para definir o melhor efeito a ser estudado, pense em três coisas: i) isso efetivamente implica no sucesso da minha empresa ou equipe? ii) tenho dados (e tecnologia) suficientes para analisar esse efeito? iii) será que compensa o custo de oportunidade da análise?
Dados, dados, dados e dados
Definido o que quer analisar, uma condição necessária à análise de Pareto é a obtenção de dados referentes aos seus efeitos e respectivas causas. Isso ocorre porque sua intuição não é precisa, sendo insuficiente para tirar qualquer conclusão de distribuição.
A questão é: de onde tirar dados dos efeitos que eu quero estudar? Em geral, de tecnologias gerenciais. Softwares de recrutamento, sistemas de Help Desk e tecnologias de controle do nível de estoque, por exemplo. Tais tecnologias costumam armazenar muitos dados.
Sobre seus dados, é necessário ter atenção a duas coisas: i) os dados devem ser verídicos, revelando o que realmente acontece dentro da empresa; ii) os dados devem ser volumosos e representativos, do contrário, a margem de erro na decisão será muito superior.
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Avalie a distribuição causa-efeito dos seus dados
Imagine, por exemplo, que você quer estudar quais as principais causas de reclamações no seu call center. Você estima que 80% delas vem de apenas 20% de problemas, como a demora no atendimento ou ligações indevidas. Como ter certeza disso, então?
Primeiro, precisará levantar dados da sua tecnologia de Help Desk (dica 2). Depois, deverá avaliar a distribuição desses dados, criando o chamado gráfico de Pareto.
O gráfico de Pareto é, na verdade, um histograma (ou gráfico de barras com dois eixos). No eixo Y1 (esquerdo) tem-se o efeito (número reclamações de clientes) e no eixo Y2 (direito) você tem o percentual acumulado, enquanto as barras do gráfico representam as causas.
Ao relacionar esses três elementos (número de reclamações, respectivas causas e percentual acumulado) vai notar que, geralmente, uma pequena quantidade de causas leva a maior parte dos seus efeitos. É preciso, então, tratá-las com atenção.
Implemente as mudanças necessárias
Veja que você já sabe como definir o efeito a ser estudado, coletar dados e avaliar sua distribuição. É hora de agir. Sem ação, por melhor que seja o seu planejamento e análise, nenhum efeito significativo será obtido. Ao lado do seu time, coloque a mão na massa.
Quais cuidados devem ser tomados com o princípio 80/20?
O Princípio de Pareto é algo realmente útil à administração. Oferece uma visão mais precisa ao gestor e também garante que coisas triviais e não triviais sejam separadas. Porém, é essencial ter alguns cuidados, do contrário você não fará bom uso da ferramenta.
Primeiramente, o Princípio de Pareto não é uma lei (apesar de que muitas vezes é tratado dessa forma). Isso quer dizer que uma distribuição 80/20 (ou próxima disso) nem sempre é percebida. São poucos os casos, mas também existem distribuições uniformes.
Outro ponto importante é nunca pensar que seu feeling (intuição) é suficiente para inferir a distribuição entre suas causas e efeitos. Lembre-se: é preciso de dados. Sem dados verídicos e volumosos, você não vai estar utilizando adequadamente a análise de Pareto.
Enfim, agora você está por dentro do assunto. Lembre-se sempre que a distribuição entre efeitos e causas costuma ser assimétrica, comumente em uma proporção de 80/20. Identifique, então, quais efeitos merecem ser analisados, colete dados e plote-os para sua análise de Pareto. Depois, com a equipe de trabalho, tome decisões e promova melhorias.
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