8 ferramentas de gestão de projetos: as melhores opções gratuitas e pagas

No início você tem a ideia. Depois, começa a estudar, planejar, calcular e desenvolver o negócio. Então, enquanto surgem os primeiros resultados, um novo desafio se torna igualmente importante: administrar as atividades de forma efetiva e equilibrada. Respira! Para te ajudar com tudo isso, as ferramentas de gestão de projetos podem virar suas maiores aliadas.

Estes recursos servem para organizar a rotina de trabalho, facilitando o fluxo das atividades. As ferramentas de gerenciamento de projetos são capazes de auxiliar em questões como:

• Estruturação;
• Integração;
• Controle;
• Mensuração de diferentes tipos de operações. 

Tudo isso pode ser alcançado independentemente do segmento de mercado.

Ficou interessado? Então, prepare-se para favoritar as dicas deste post. Selecionamos as melhores plataformas de gestão de projetos para descomplicar a sua rotina e alavancar o sucesso da sua empresa. Bora conferir!

8 ferramentas de gestão de projetos para incluir na sua rotina

Se para um gestor de projetos que desempenha apenas essa função, já é praticamente impossível dar conta de todo o trabalho sem a ajuda de uma ferramenta, imagine para a empresa que não pode contar com esse profissional!

Felizmente, a tecnologia nos proporcionou uma variedade de aplicativos capazes de cumprir todas as melhores práticas para gestão de projetos. 

Estes sistemas combinam várias funcionalidades a uma interface de usuário clara e intuitiva, que facilita a sua utilização. Saiba mais a seguir!

Asana

O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos que se concentra em:

• Otimizar a organização dos trabalhos em equipe;
• Facilitar a comunicação;
• Aumentar a produtividade de todo o time. 

Entre seus recursos, oferece: 

• Listas de tarefas com diferentes formas de visualização;
• Chat colaborativo;
• Exibição das estatísticas do progresso do projeto;
• Criação de macros.

Sua interface é um diferencial, pois acompanha cada afazer em função do tempo, possibilitando uma navegação pelas atividades de cada participante através dos dias da semana.

Custo: a versão básica é gratuita, mas existem planos pagos com mais vantagens (Premium, Business e Enterprise).

Trello

Para quem é fã do sistema kanban de organização, o Trello pode virar a ferramenta de gestão de projetos favorita! 

Com uma interface fácil e bem visual, a plataforma se baseia em quadros, listas, cartões e checklists para organizar as atividades, que podem ser divididas por tema, projeto ou o critério que for mais interessante para a equipe. Seus recursos permitem:

• Anexar imagens e arquivos;
• Escrever comentários;
• Mencionar participantes nas tarefas;
• Acompanhar o progresso de cada uma delas, entre outras funcionalidades.

Leia também: kanban: como utilizá-lo na sua empresa?

Custo: é uma ferramenta de gestão de projetos grátis, mas existem planos pagos com mais vantagens (Business Class e Enterprise).

Basecamp

A ferramenta de gerenciamento de projetos é ideal para empresas organizarem seus fluxos de trabalho em uma espécie de linha do tempo. 

O Basecamp é uma ferramenta de gestão de projetos super completa. Seu funcionamento é dividido por:

• Atividades;
• Bate-papos;
• Calendários;
• Dentre outras funções.

O aplicativo contempla praticamente todas as fases de um projeto, desde o planejamento até a sua análise. Também possui atributos complementares, permitindo a realização de outras atividades, como:

• Emitir relatórios;
• Acompanhar o histórico dos participantes;
• Cronometrar cada tarefa.

Custo: não está na lista de ferramenta de gestão de projetos gratuita. O investimento a ser realizado é a partir de $ 99 dólares, com todos os recursos incluídos.

Artia

A ferramenta de gestão de projetos da Artia possui uma interface dinâmica e opera com uma técnica conhecida como Pomodoro. 

Essa metodologia se baseia no tempo de trabalho, dividindo os esforços em períodos de 25 minutos e intervalos de 5 minutos, com o objetivo de elevar a produtividade. Entre suas funções estão: 

• Sistema de apontamento de horas dos colaboradores;
• Relatórios de desempenho;
• Organização no estilo kanban;
• Controle financeiro;
• E muito mais!

Custo: ferramenta de gestão de projetos grátis, mas existem planos pagos com mais vantagens (Slim, Business e Enterprise).

Podio

Com a ferramenta de gestão de projetos Podio, todos os participantes podem visualizar o que está sendo planejado, acompanhar o progresso e a conclusão das atividades. 

Entre as suas funcionalidades estão o CRM e filtros bem segmentados, como a opção de verificar as entregas que uma única pessoa fez, por exemplo. 

A  ferramenta de gerenciamento de projetos armazena o histórico de projetos antigos, que podem trazer insights importantes para o novo projeto.

Custo: a versão mais simples é gratuita, mas existem planos pagos com mais vantagens (Básico, Plus e Premium).

Jira

Se a sua empresa tem foco no desenvolvimento de software, o Jira é uma excelente opção de ferramenta para gestão de projetos de TI. Afinal, ela possui quadros baseados nas metodologias favoritas desse segmento: scrum e kanban.

Ainda, é uma solução que combina quase todas as áreas do conhecimento em gerência de projetos.

A plataforma é capaz de gerar relatórios em tempo real do desempenho da equipe ou da porcentagem de conclusão para uma entrega, por exemplo. 

Também possibilita integração com com mais de 800 plugins para todo o tipo de necessidade.

Custo: a partir de $ 10 dólares (o valor varia de acordo com o número de usuários).

Leia também: agenda nos processos internos – saiba como usar essa ferramenta a seu favor!

Microsoft Project

A Microsoft Project é uma ferramenta de gestão de projetos bastante popular, sendo que a sua primeira versão foi lançada em 1985! 

Possui uma interface mais complexa e repleta de recursos, que lembra o Microsoft Excel. Entre as suas funcionalidades, estão:

• A possibilidade de elaborar relatórios personalizados;
• Controlar orçamentos;
• Analisar cargas de trabalho.

Um diferencial é que o software é capaz de identificar se existe alguma irregularidade em determinado recurso e até mesmo conflitos entre as datas e eventos das tarefas. Dessa forma, ele oferece um serviço de análise minucioso dentro do projeto.

Custo: a partir de R$ 30,30 (versão mais básica em nuvem).

Wrike

Focado em equipes de criação e desenvolvimento, o Wrike é um recurso que facilita muito o trabalho colaborativo. 

A ferramenta permite a edição e gestão de arquivos dentro da própria plataforma. E, através de menções com @, melhora a comunicação interna nas empresas.

Outros recursos da plataforma são:

• Gerenciamento do orçamento;
• Rastreamento de tarefas;
• Cronograma interativo (gráfico de Gantt);
• Gerenciamento da carga de trabalho. 

Além de tudo isso, o Wrike apresenta uma navegação descomplicada que facilita o trabalho no sistema.

Custo: ferramenta de gestão de projetos gratuita na versão básica, mas existem planos pagos com mais vantagens (Profissional, Business, Marketing e Enterprise).

Qual a ferramenta de gestão de projetos ideal?

Acabamos de ver oito ferramentas incríveis para a gestão de projetos, mas é comum restar a dúvida: como escolher a opção ideal para o meu negócio?

Bom, alguns aspectos devem ser sempre considerados. São eles: 

• Complexidade dos projetos da sua empresa;
• Área de atuação do negócio;
• Quantidade necessária de usuários;
• Facilidade de navegação na plataforma;
• Nível de suporte oferecido pelo fornecedor.

Nossa dica é aproveitar os testes gratuitos para perceber qual modelo funcionará melhor com a realidade do seu negócio. 

O mais importante é que você escolha uma ferramenta que auxilie na otimização dos processos da sua empresa e permita que você aproveite os benefícios do uso da tecnologia.

Benefícios das ferramentas de gestão de projetos

De modo geral, o maior benefício oferecido pelas ferramentas de gestão é a visão mais clara e organizada de todas as etapas dos projetos. Contudo, outros pontos vantajosos também podem ser observados.

É fundamental que tanto as tarefas, quanto os diferentes setores envolvidos em um planejamento, estejam integrados. 

A falta de comunicação pode comprometer o rendimento das atividades e, muitas vezes, resultar em retrabalho. 

Isso sem falar nos insights que se perdem quando não existe uma troca correta de informações. Portanto, as plataformas de gestão têm um papel crucial na hora de conectar todos os pontos soltos.

Com essa integração, as ferramentas de gestão de projetos alcançam mais:

• Eficiência;
• Coerência;
• Velocidade para a realização dos processos;
• Produtividade de toda a equipe responsável. 

E, não importa o nível do colaborador, todos podem aproveitar os benefícios das ferramentas de gestão de projetos, desde o coordenador até o analista do departamento.

Gestão de projetos: se você não faz, já está fazendo errado

O crescimento saudável de todo projeto depende de uma gestão constante, com foco nos resultados.

Esse gerenciamento visa conquistar os objetivos predeterminados com mais agilidade e consistência. Portanto, é uma estratégia que não deve faltar no seu planejamento… Mas será que falta?

Jogo rápido! Faça o checklist mental do que você executa quando inicia um novo projeto:

• Estruturo todas as etapas;
• Defino custos, prazos e responsáveis;
• Alinho todas as metas;
• Desenvolvo técnicas para aumentar a produtividade durante o processo;
• Providencio uma comunicação eficiente entre todos os envolvidos;
• Garanto que todos os passos serão corretamente executados;
• Identifico os problemas no meio do caminho;
• Crio um guia de melhores práticas para projetos futuros;
• Armazeno todas as informações geradas;
• Administro as atividades de forma dinâmica e funcional.

Pois é, parece que o gerenciamento de projetos não é uma tarefa tão simples assim. 

O acompanhamento incessante – do começo ao fim de cada nova ideia – pode acabar atropelando demandas que já são regulares e prejudicando a qualidade dos seus afazeres diários. Então, é nessa hora que você deve utilizar as ferramentas de gestão a seu favor.

E quando o assunto é gestão, não apenas a ferramenta de gestão de projetos deve ser considerada. O gerenciamento de todas as áreas da empresa é fundamental para o cumprimento de seus objetivos e evolução do negócio. 

Pense em uma empresa sem gestão financeira. É possível cumprir metas, compromissos financeiros, realizar investimentos e pagamentos, e cumprir um planejamento estratégico, sem uma gestão eficiente? Não. Não é.

O mesmo acontece no setor de atendimento ao cliente. Sem uma preocupação efetiva com a gestão de atendimento ao cliente, é possível que suas metas, como o nível de satisfação do cliente e retenção, não sejam alcançadas e você continue cometendo erros imperdoáveis nessa área. 

Por isso, investir em uma ferramenta de atendimento ao cliente vai te ajudar a: 

• Padronizar processos internos;
• Definir estratégias
• Realizar o atendimento em tempo real;
• Diminuir tempo de espera;
• Oferecer respostas mais efetivas e com velocidade;
• Bbater metas de atendimento;
• Motivar seus colaboradores;
• Ampliar seu conhecimento sobre o cliente
• E muito mais! 

Além de tudo isso, com uma solução como essa sua empresa pode ganhar mais dinheiro. Como? Assista ao vídeo abaixo que o João vai te explicar!

O Movidesk (Zenvia Service) é a solução de atendimento que está ajudando as empresas a elevarem o nível de satisfação dos seus clientes. Entre os resultados já alcançados por clientes Movidesk (Zenvia Service), podemos citar:

• 92% de satisfação do cliente para a Boavista Tecnologia;
• 80% de solução no primeiro atendimento para a Hamburg Süd;
• Otimização de 80% do tempo de atendimento do Mercado Livre.

Para conhecer mais detalhadamente esses e outros resultados, acesse nossa sessão de histórias de sucesso. 

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