Conheça 4 formas de melhorar a comunicação interna nas empresas

Saber como melhorar a comunicação interna do seu negócio é fácil, e você vai precisar seguir 4 passos: centralizar as informações num só lugar; manter a transparência com todos os envolvidos; eliminar a burocracia; e investir pesado em canais estratégicos de comunicação interna.

comunicação interna

Saber como melhorar a comunicação interna nas empresas é uma responsabilidade de todos os colaboradores, gestores e sócios. Afinal, ela é fundamental em todos os processos internos e reflete diretamente nos externos.

“Comunicação” é a palavra de ordem no mundo atual.

Graças à popularização da internet e do telefone celular, é praticamente impossível encontrar alguém que não esteja conectado. Mas essas novas tecnologias também tiveram um grande impacto nas empresas, especialmente em relação à comunicação interna.

Como você já deve imaginar, saber como melhorar a comunicação interna nas empresas e entre os setores de um negócio é vital para o seu melhor desempenho.

Se o pessoal de marketing criou uma campanha nova, a equipe de vendas precisa se preparar para receber os novos clientes e deixá-los satisfeitos, por exemplo. E se você já tem dificuldades de comunicação dentro da sua empresa, logo verá aqueles pequenos atrasos se tornando um muro no seu progresso.

Se esse é o seu caso, não precisa se desesperar. Vamos ajudar falando um pouco mais sobre esse conceito e oferecendo algumas dicas para melhorar a comunicação dentro da empresa. Acompanhe!

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Importância da comunicação interna na empresa

Saber como se comunicar no dia a dia é importante, especialmente quando o assunto é trabalho. Investir em boas práticas e ferramentas de comunicação interna pode trazer vários benefícios. Vejamos os principais.

Melhora do clima organizacional

Você provavelmente já teve algum desentendimento com sua equipe por simples falha de comunicação.

Alguém disse algo de forma errada, ou você ouviu de um “telefone sem fio” e não entendeu a mensagem original.

Evitar esses tipos de problemas de comunicação interna nas empresas vai ajudar muito a diminuir as discussões e fofocas entre as diferentes equipes.

Redução da rotatividade

Um dos resultados de saber como melhorar a comunicação interna nas organizações é a diminuição da rotatividade na equipe.

Quando todos os colaboradores estão mais alinhados em relação aos próprios objetivos não há tanta necessidade de substituir profissionais, diminuindo o índice de turnover. Seja por problemas de desempenho, seja por saída voluntária.

A longo prazo, nutrir uma equipe experiente é sempre mais efetivo.

Estímulo à produtividade interna

Criar ações para melhorar a comunicação interna das empresas e facilitar a troca de informações entre os diferentes setores também tem resultado direto no desempenho individual e coletivo das equipes. 

Afinal, todos sempre terão certeza sobre qual tarefa é prioridade, sem ter que falar pessoalmente com algum gestor e depois esperar meia hora pela resposta. Acredite, saber como melhorar a comunicação entre funcionários dentro da empresa pode ser bem mais relevante para seus resultados do que você imagina. A melhora na produtividade é enorme.

Leia mais: Como o software de atendimento ajuda a mensurar a produtividade da equipe?

4 estratégias para melhorar a comunicação interna nas empresas

Conhecendo todos estes benefícios, o que fazer para melhorar a comunicação interna da sua empresa? Para começar, recomendamos as estratégias a seguir.

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1. Centralize as informações

Uma das principais causas de problemas de comunicação interna nas empresas é a dificuldade no acesso à informação. Quando ela está espalhada isso dificulta qualquer busca.

Como resultado, em vez de conferir o mesmo espaço sempre, cada setor precisa fazer uma pequena caça aos dados antes de poder trabalhar normalmente.

Ter uma gestão de conhecimento com todas as informações no mesmo local é uma das principais ações para melhorar a comunicação interna nas empresas. Se todos os dados forem de fácil acesso, então será bem mais fácil cumprir qualquer tarefa.

2. Mantenha a transparência

Algo que era bem comum em diversos negócios e que ainda existe até hoje é aquele chefe ou supervisor que dá todas as cartas, sem explicar muito bem porque cada um faz o que faz. Nesse contexto, o time pode passar dias executando alguma rotina, mudar abruptamente e não ter ideia do motivo.

Essa postura não contribui em nada com os processos de comunicação interna nas empresas. Pelo contrário, apenas prejudica a equipe.

Ser transparente em relação a todo o trabalho e esclarecer o máximo possível de dúvidas é sempre a melhor opção.

3. Elimine a burocracia na troca de informações

Se a equipe precisa de permissão por escrito toda vez que for acessar um arquivo e isso consome 20 minutos do seu dia, cada colaborador perde mais de uma hora de trabalho por semana. Multiplique isso pelo quadro de funcionários e você verá o tamanho da perda.

Minimizar a burocracia na troca de informação ajuda a aumentar a agilidade no dia a dia. Se algo faz parte da rotina das suas equipes, então o melhor é tornar todo o processo o mais simples possível.

4. Invista em canais estratégicos de comunicação interna

Outro elemento muito importante de como melhorar a comunicação dentro da empresa é a escolha dos canais. Graças à internet, é possível facilitar a troca de informação entre áreas distantes de forma otimizada, desde que você tenha as ferramentas certas.

Algumas tecnologias, como o uso da intranet e de sistemas de atendimento, ajudam a coordenar as equipes no processo de captação de clientes e, claro, entregar o melhor serviço possível a todo o público sem tanta dificuldade.

Erros de comunicação interna que você deve evitar

Mesmo colocando em prática as estratégicas que já citamos, a sua comunicação interna ainda pode estar sujeita a alguns erros comuns.

Conhecê-los é a melhor forma de se antecipar e conseguir evitá-los.

Veja aqui alguns exemplos.

Não ter um padrão de organização de dados

Categorias, arquivos padronizados e outras formas de organização sempre são vitais para que múltiplas equipes possam acessar os mesmos dados.

Se cada um for nomeando arquivos e pastas como quiser, por exemplo, ninguém vai encontrar o que precisa com facilidade. O melhor é ter um padrão único para toda a empresa e treinar sua equipe para usá-lo.

Não ter métricas de desempenho

Além de preparar o terreno para a troca de informações, também é importante acompanhar os resultados, como:

  •  Quantidade de informação duplicada;
  • Economia de tempo gerada e 
  • Histórico de erros. 

Sem indicadores de desempenho, você não terá parâmetros claros para avaliar seus resultados.

Duplicar dados e arquivos

Por fim, mas não menos importante, não é raro que duas pessoas lidando com o mesmo trabalho acabem criando cópias do mesmo arquivo.

A princípio, esse deslize não é um grande problema.

Porém, com o passar do tempo isso vai confundir o resto da equipe que precisa dos mesmos dados. Além de sobrecarregar seu armazenamento. Tenha sempre procedimentos para evitar e remediar duplicações e assim melhorar a comunicação interna da empresa.

Agora que você sabe como melhorar a comunicação interna das empresas, quais problemas evitar e as melhores ações, é hora de colocar essas dicas em prática. Lembre-se de sempre adaptar esses procedimentos ao seu contexto. Cada empresa tem as próprias necessidades.

Para continuar aprimorando a comunicação em sua empresa, veja nosso artigo sobre o uso do mural de avisos e como isso pode contribuir para evitar problemas de comunicação interna nas empresas. Aproveite também para descobrir se a sua empresa precisa de um sistema de atendimento. Clique no banner abaixo!

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