Como otimizar a gestão de dados dos clientes? Confira 7 dicas!

Nos últimos anos, a ideia de gestão de dados ganhou bastante proeminência. Ao coletar, organizar e analisar grandes volumes de dados, a empresa pode ter ótimos insights sobre os seus clientes, além de identificar as causas dos problemas mais frequentes.

Isso promove uma série de outros benefícios, como a melhoria da tomada de decisão, a construção de um relacionamento mais longo com o cliente e a otimização da experiência de compra. Acumulados, tais benefícios resultam em um negócio mais competitivo.

Nos tópicos seguintes, ganhamos profundidade no assunto. Explicamos como otimizar a gestão de dados dos clientes e quais os principais passos. Continue a leitura!

1. Lembre-se: entra lixo, sai lixo

Na ciência de dados, uma frase muito comum é: se entra lixo, sai lixo. Significa que, se os dados que você coletou são péssimos, os resultados da sua análise também serão péssimos. Então, inicie com a definição do que são bons dados e onde eles podem ser coletados.

Os dados dos seus clientes devem contar com 3 características, são elas: veracidade, volume e variedade. A veracidade refere-se à fidelidade dos dados, o quão bem eles retratam os seus clientes e o comportamento de consumo. Sem isso, a análise de dados é perda de tempo.

Para garantir que não entre “lixo”, é importante ter carinho pelos seus dados. Veja se eles estão sendo coletados adequadamente e organizados com sucesso. Além disso, avalie se não existem lacunas que precisam ser supridas. Assim, terá mais êxito na etapa de análise.

2. Construa um fluxo para a coleta dos dados

Para garantir a veracidade, o ideal é contar com um fluxo bem definido para a coleta de dados dos seus clientes. Comumente, esses dados são coletados quando o cliente entra em contato com a empresa, seja na etapa de venda ou no pós-venda.

Nesse caso, o mais recomendado é construir um fluxograma do processo de atendimento. Seja claro sobre como cada cliente deve ser atendido, quais dados devem ser obtidos e como eles devem ser organizados no sistema. Se existe um padrão claro, há mais acerto.

Resumidamente, você pode pensar no fluxograma como a representação gráfica do seu processo. Ele conta com elementos geométricos, setas e textos que indicam o que cada um dos funcionários deve fazer e quando. Desse modo, deixa tudo mais claro.

3. Pense insistentemente na questão da segurança

Trabalhar com dados promove uma série de vantagens, sendo que algumas já foram mencionadas. O ponto é: também promove uma responsabilidade adicional à empresa. É preciso preservar os dados dos clientes e garantir o bom uso ao longo do expediente.

Exatamente por isso, a preocupação com a segurança deve ser recorrente. É necessário ter muita cautela para que os dados não sejam vazados, perdidos ou corrompidos. Além de um grande incômodo aos clientes, isso pode configurar crime e gerar brigas judiciais.

Nesse caso, a melhor estratégia é contar com tecnologias de ponta. Isto é, ferramentas que adicionam segurança ao fluxo de trabalho com dados. Boas tecnologias contam com módulos dedicados à preservação dos dados, reduzindo significativamente a chance de problemas.

4. Saiba exatamente o que você está procurando

Ao analisar grandes volumes de dados de clientes, é possível fazer uma enorme quantidade de combinações. Essas combinações permitem a sumarização do perfil dos seus clientes ou a construção de modelos preditivos do comportamento de consumo, entre outras coisas.

O ponto é: se você não sabe o que busca, diante das várias possibilidades de combinações, fica propenso a perder tempo na análise e não chegar a lugar algum. Então, seja muito claro: o objetivo é este daqui. Depois, identifique a melhor estratégia para cumpri-lo.

Também é crucial compartilhar o objetivo com a equipe de trabalho. Todos precisam ter muita clareza sobre o objetivo da análise de dados e como isso será alcançado, do contrário o esforço de trabalho pode se tornar infrutífero, além de definitivamente desanimador.

5. Seja bastante frequente nas suas análises

A análise de dados não é algo que ocorre uma vez ou outra, apenas quando você fica curioso para descobrir alguma coisa. A análise de dados dos clientes deve ser algo frequente, com data e horário específicos. Sem essa constância, seus resultados serão inferiores.

Para garantir essa constância, é importante investir em três coisas: i) defina quais são os dados mais importantes e como eles podem ser sumarizados em um único relatório; ii) crie um cronograma para preparo e emissão do relatório; iii) reserve um dia específico para análise do relatório, bem como comparação com relatórios de períodos anteriores.

Em termos de período, não existe uma regra. O ideal é que a lacuna entre cada análise seja pequena, no máximo um trimestre. Se a lacuna temporal for muito elevada, você pode não ter tempo hábil para tomar boas decisões e os seus dados podem até mesmo ficar defasados.

6. Note os dados como um meio, não como o fim

Ao construir uma cultura que valoriza os dados, é preciso ter atenção ao seguinte ponto: os dados são um meio, não um fim. Ou seja, não adianta fazer gráficos bonitos e monitorar dezenas de indicadores, se eles não contam com uma finalidade específica.

Portanto, seja enfático: os dados devem subsidiar melhores decisões. Utilize cada relatório, indicador e modelo construído para decidir com mais rapidez, segurança e precisão. Se isso não está acontecendo, a gestão de dados está falhando e agregando pouco valor.

7. Conte com um bom sistema de atendimento ao cliente

Até aqui, já falamos um pouco da importância de boas tecnologias. Elas facilitam todo o processo de coleta, organização e análise de dados, também promovem mais segurança ao gestor e time de trabalho. Por isso, invista na adoção de uma boa tecnologia!

Se o seu objetivo é trabalhar com dados dos clientes, uma tecnologia de Help Desk é crucial. Ela centraliza toda a comunicação com os clientes, simplifica a coleta dos dados e gera uma série de indicadores de forma autônoma. Assim, subsidia decisões mais acertadas.

Veja, agora você está por dentro do assunto, sabe qual a importância da gestão de dados dos clientes e como ela pode ser otimizada. O descaso com os dados pode resultar em uma série de prejuízos ao negócio, tornando-o menos competitivo, pouco rentável e nada atraente.

Gostou do nosso artigo, não é mesmo? Descubra, agora, como utilizar os dados dos clientes para melhorar seu atendimento. Vamos lá!