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Segundo pesquisa realizada pela ServiceNow and ThoughtLab, cerca de 43% das organizações vão investir significativamente em processos de otimização nos próximos dois anos. Isso se justifica pela quantidade de vantagens geradas quando os líderes focam em melhoria de processos dentro das suas organizações.
Dessa forma, a melhoria de processos surge como uma atividade bastante útil para o crescimento corporativo saudável e, quando aplicada dentro da rotina de trabalho das empresas, traz diversos benefícios, como aumento de lucros, redução de custos, melhora do engajamento profissional, entre outros.
Quer saber mais sobre a melhoria de processos, suas principais vantagens e como aplicá-la? Então, neste artigo você vai aprender os seguintes assuntos:
- O que é Melhoria de Processos (BPI)?
- Quais são as vantagens de aplicar melhorias nos processos da empresa?
- Qual é o momento certo para aplicar a melhoria de processos?
- Passo a passo para aplicar a melhoria de processos na sua empresa
- Metodologias usadas para melhoria de processos
Vamos lá!
O que é Melhoria de Processos (BPI)?
A Melhoria de Processo, também chamada de BPI (Business Process Improvement), é uma atividade do setor de gestão, que envolve o uso de diferentes metodologias para identificar e analisar processos a fim de encontrar possíveis pontos de aperfeiçoamento e construir soluções que sejam possíveis de executá-las.
Esse exercício, muitas vezes executado por líderes e gestores, é útil para todos os setores de uma organização, não ficando restrito apenas aos profissionais de cargos mais altos.
Assim, a melhoria de processos é uma constante busca de evolução de um serviço, produto e, principalmente, atividades de trabalho. E, quando ela é aplicada na empresa como um todo, além de se tornar parte da cultura corporativa, melhora os níveis de produtividade dos colaboradores.
Mas é claro que há outras vantagens ao utilizar a Melhoria de Processos. Que tal saber mais sobre elas? Leia mais abaixo!
Quais são as vantagens de aplicar melhorias nos processos da empresa?
A entrega final da melhoria de processos vai além de um produto ou serviço mais refinado. É preciso entender que, quando utilizada dentro do ambiente corporativo, ela é vantajosa para sócios, funcionários e clientes.
Então, listamos abaixo algumas vantagens que esse exercício traz:
Aumento de lucro
Ao analisar um processo, o gestor ou líder pode encontrar diversas lacunas desnecessárias para determinada atividade.
Dessa forma, ele consegue reajustar o capital da empresa para onde ele realmente é necessário, otimizando recursos.
Ela também possibilita mapear atividades que geram mais ou menos lucro e, assim, o gestor pode focar mais naquelas que estão trazendo mais retorno de capital.
Agiliza atividades
Imagine que sua equipe está realizando uma atividade e tem ocorrido diversas falhas durante o processo. Essas falhas irão, pouco a pouco, atrasar toda a atividade, como uma grande bola de neve.
Quando o gestor sabe o que fazer para otimizar essa atividade, as falhas são corrigidas e o tempo para realizar cada etapa diminui. Assim, com processos bem definidos, os colaboradores agilizam o tempo de atividades e melhoram a qualidade do próprio serviço ou produto.
Esclarece metas
Ao entender como funcionam os processos e etapas das atividades executadas na empresa, torna-se mais fácil para o líder distribuir os objetivos que cada colaborador deve atingir.
Dessa forma, fica claro para cada colaborador quais funções ele deve priorizar para atingir metas já preestabelecidas.
Melhora os resultados
Além das vantagens aqui listadas, a melhoria de processos gera a otimização de vários resultados, como a desburocratização de tarefas, maior engajamento profissional — pois, todo trabalho do colaborador tem como foco as metas —, aumento da produtividade, entrega final de produto ou serviço mais satisfatória para o cliente. Ou seja, várias partes da empresa melhoram com a aplicação da BPI.
Mas, sabendo de todas essas vantagens, quando devo utilizar a melhoria de processos? Continue lendo!
Qual é o momento certo para aplicar a melhoria de processos?
A BPI deve ser um exercício constante dentro de uma organização. Depois de realizar a primeira melhoria de processos, os líderes e gestores devem criar uma cultura contínua de desempenho.
Essa cultura deve se estender aos colaboradores por meio da autoavaliação e da autonomia que eles devem ser incentivados a terem.
Assim, toda vez que uma falha ou lacuna for detectada, toda equipe deve trabalhar em prol de sua correção.
Mas, engana-se quem pensa que basta identificar erros no processo e corrigi-los. Para utilizar esse método corretamente, é preciso seguir todas as etapas.
Passo a passo para aplicar a Melhoria de Processos na sua empresa
Agora que você já sabe as principais vantagens da melhoria de processos e qual o momento de utilizá-la, abaixo listamos etapas para você saber como aplicar na prática.
Identifique processos
A primeira etapa é identificar os processos que já existem dentro da sua empresa, de um setor a outro.
Liste corretamente todos os processos, quais atividades envolvidas, quais as métricas utilizadas para avaliar o desempenho e qual sua importância dentro da empresa.
É importante também conversar com os colaboradores envolvidos e perguntar como são suas rotinas de trabalho em relação às atividades que eles realizam. Essa imersão serve para entender como ele entende a importância do seu trabalho dentro do processo e da empresa.
Analise os processos identificados
Depois de identificar todos os processos, agora você deve analisá-los. Ordene desde os processos que estão com mais falhas e lacunas até os processos que estão mais redondos e com menos problemas.
Assim, você saberá quais são os processos que devem ser sua prioridade na hora de aplicar essa melhoria.
Vale ressaltar que, quanto mais você conseguir se distanciar e adotar uma postura neutra para realizar esse passo, mais certeiro você será na ordem de criticidade dos processos.
Engaje sua equipe
De nada adianta montar uma estratégia em que você é o único responsável por tudo. Após listar os processos prioritários, agora você deve envolver sua equipe dentro do planejamento de melhoria para que todos se sintam como parte importante do plano de ação.
Escolha quem vai ser o responsável pelo processo e por fazer o acompanhamento do desempenho. Todavia, é fundamental que os colaboradores se sintam responsáveis e engajados pelo sucesso da melhoria de processo. Para atingir isso, uma liderança humanizada é fundamental para alavancar o melhor que a equipe pode oferecer.
Crie uma estratégia
Nesta etapa, você basicamente deve montar um plano com o mesmo esquema de um escopo de projeto, com entradas, saídas e envolvidos.
Ou seja, você, além de fazer o seu próprio passo a passo para melhorar o processo em questão, irá escolher as atividades e os colaboradores responsáveis por cada uma. É válido também escolher quais métricas e indicadores serão utilizados para avaliar o desenvolvimento do processo.
Assim, você poderá saber se o processo realmente está sendo otimizado ou precisa de outra mudança.
Implemente sua estratégia
A depender das atividades que você escolheu dentro do processo, é necessário verificar se os colaboradores têm habilidade e conhecimento para colocá-las em prática.
Caso não, a sua estratégia pode afugentar a sua equipe e, dessa forma, você não terá o apoio necessário para atingir o sucesso esperado.
Portanto, é crucial explicar com clareza qual é a estratégia escolhida para a melhoria do processo e aplicar workshops e treinamentos para aquelas atividades que podem não ser tão conhecidas entre os funcionários.
Quando a estratégia já estiver ativa, lembre-se sempre de acompanhar os indicadores e as métricas a fim de o processo sempre estar em constante melhoria.
Utilize ferramentas e softwares para agilizar os processos
Com a modernização das ferramentas utilizadas no ambiente de trabalho, melhorar os processos internos e externos das empresas tornou-se mais rápido e fácil. Para utilizar a tecnologia ao seu favor, há várias opções no mercado.
A fim de melhorar os processos internos da sua empresa, nossa dica é que você adote sistemas que facilitem tanto o acompanhamento de atividades dos colaboradores e equipe, quanto o próprio controle de jornada dos funcionários.
Dessa forma, você terá acesso a um panorama completo do que acontece internamente na sua empresa.
Caso você precise focar em como funciona sua empresa externamente, utilize um software específico para a gestão de atendimento do cliente. Assim, você entenderá como está o desempenho da sua equipe externa e poderá melhorar, ainda mais, o processo de atendimento dos seus clientes.
Metodologias usadas para Melhoria de Processos
Até o momento, você já aprendeu bastante sobre a BPI ou melhoria de processos. Mas para ficar mais claro para você, trouxemos algumas metodologias que podem te ajudar ainda mais:
Lean: desenvolvido pela Toyota em 1950, o Lean é uma metodologia que visa a redução de desperdícios, que são todas as atividades que não tem valor algum para o consumidor final.
Análise da causa raiz: é um termo que envolve diversos métodos para analisar um problema ou situação, onde o foco é sempre o cliente e o processo, e tem como objetivo constante busca por melhorias.
5W1H: metodologia criada para responder seis perguntas em relação a um problema. Elas são:
- What? (O que será feito?)
- Why? (Por que?)
- Where? (Onde?)
- When? (Quando?)
- Who? (Por quem?)
- How? (Como?)
Essa metodologia será bastante útil quando você for criar sua estratégia de melhoria.
Matriz GUT: é uma tabela que ajuda a mapear e classificar as tarefas mais importantes. GUT é a sigla para gravidade, urgência e tendência.
Conclusão
Neste artigo, você pôde entender a importância de aplicar continuamente a melhoria de processos dentro da sua empresa. A BPI não só gera lucros e capital, mas também melhora o clima organizacional.
Além disso, a melhoria de processos também aumenta a produtividade e o engajamento dos colaboradores, pois, eles estarão melhor direcionados para suas metas.
Você também aprendeu as etapas mais importantes para que você possa colocar em prática depois dessa leitura e as melhores metodologias que te ajudarão durante a criação de sua estratégia.
Este guest post foi produzido pela PontoTel, empresa de São Paulo – SP, que possui um software de controle de ponto completo, com registro, gestão e governança na mesma plataforma, além de contribuir para o controle de jornada dos colaboradores. A PontoTel ajuda gestores e profissionais de RH a otimizar seu tempo de trabalho, diminuir gastos com processos e inserir a transformação digital no dia a dia de processos burocráticos.