Entenda por quê investir em ferramentas de melhorias de processos organizacionais

Para ter uma empresa sempre crescendo e evoluindo, é importante sempre olhar para novas maneiras de otimizar processos, o que resultam em ganhos de tempo e de dinheiro. Isso pode ser feito com as ferramentas de melhorias de processos.

Entretanto, essa prática é muitas vezes ignorada pelas empresas por acreditar que os processos atuais já cumprem seus papéis com a eficiência necessária.

A Monjuá não é uma dessas empresas. Apesar de ter processos que funcionavam, eles tinham gargalos que dificultavam seu atendimento ao cliente, que também afetava o nível de satisfação dos consumidores.

Eles então olharam para ferramentas de melhorias de processos, como o sistema de atendimento ao cliente Movidesk e colheram os benefícios desse investimento: uma queda de 50% no tempo de espera no atendimento, caindo de 16 minutos para 8.

Ah, e o índice de satisfação do atendimento ao cliente? Aproximadamente 90%. E esse é apenas um dos inúmeros exemplos de como as ferramentas de otimização de processos podem ajudar a sua empresa.

Não sabe por onde começar? Preparamos um guia completo para lhe ajudar, é só continuar a leitura para entender como melhorar seus processos.

Quais são as vantagens em investir em ferramentas de melhorias de processos?

Para não restarem dúvidas de todas as vantagens que esse investimento pode trazer para a sua empresa, reunimos todas logo no início do post para você se surpreender!

1. Maior produtividade

Se estamos falando na otimização de processos, é claro que isso resultará em um aumento da produtividade dos colaboradores. Sem gargalos ou burocracias desnecessárias nas rotinas da empresa, as equipes conseguem fazer mais em um espaço menor de tempo – que traz como “consequência” o tópico seguinte.

2. Redução de custos operacionais

Sim, investir em ferramentas de melhorias de processos também significa reduzir custos operacionais. Por quê? 

Imagine os processos já existentes na sua organização. Agora tire as burocracias e os gargalos que eles possuem, que atrasam as equipes e causam retrabalho. Viu só como um investimento pode ajudar a reduzir custos?

3. Motiva a equipe

Quando investimos em ferramentas para otimizar processos internos, estamos dizendo para as equipes que queremos tornar a rotina deles mais fácil para eles ganharem mais tempo e espaço para se destacarem na área. 

A inovação é uma aliada que ajuda a vencer e crescer, independente da dificuldade do desafio.

Como otimizar processos através de ferramentas?

Não existe uma fórmula mágica para otimizar todos os processos de todas as empresas, mas em alguns passos é possível entender quais investimentos farão o maior sentido para a sua organização. Confira essas dicas!

1. Entenda a sua realidade

O primeiro passo para entender quais processos precisam ser otimizados através de ferramentas é entender quais e como são todos os processos atuais. Ao avaliar o que está funcionando bem e quais áreas precisam melhorar, se torna mais fácil encontrar o caminho certo.

Para ajudar nessa compreensão, sugerimos a utilização de fluxogramas para ter um modelo visual das etapas com todos os entraves. 

E não se esqueça de analisar como cada processo afeta a organização e os clientes, de forma positiva ou negativa para entender quais são os transtornos atuais. 

Confira: fluxograma do workflow ideal para uma área de atendimento ao cliente

2. Verifique quais são os piores processos vigentes

Agora que todos os processos foram listados e analisados, é importante entender quais deles são os causadores das dores de cabeça organizacionais. Algumas perguntas que podem ajudar nessa compreensão são:

• Quais dos processos receberam o maior número de críticas?
• Quais dos processos podem causar um maior prejuízo?
• Quais dos processos são mais demorados?
• Quais são as áreas de maior impacto dentro da empresa?

Com essas informações, será mais possível compreender qual área terá o maior ganho ao ganhar ferramentas de melhoria de processos.

3. Desenhe o processo ideal 

Agora que é possível entender quais dos processos precisam passar por alterações, chegou o momento de se preocupar qual seria essa alteração.

Para ajudar na compreensão, vamos imaginar uma companhia aérea que oferece apenas voos nacionais. Ao olhar para os processos, ela entendeu que a maior reclamação dos clientes é a dificuldade em se comunicar com os atendentes, como a demora para ser atendido ou a falta de conhecimento dos atendentes do caso em questão.

Como esse processo pode se tornar melhor? O que as ferramentas de melhorias de processos precisam ter para aumentar a taxa de satisfação dos clientes?

4. Busque a ferramenta de melhoria de processos ideal para a sua necessidade

Com o checklist em mãos, é o momento de buscar a ferramenta correta para a empresa. Não se esqueça de incluir a equipe que utilizará esse investimento na escolha, já que eles são quem melhor conseguirão dizer se a opção selecionada alcançará os objetivos esperados.

Se ficou na dúvida sobre como escolher a ferramenta perfeita para a sua empresa, dá uma olhada no e-book que preparamos com o passo a passo para selecionar o software ideal para otimizar os processos de atendimento do seu negócio.

É só preencher o formulário abaixo e aguardar o material no seu e-mail.

Que tal aplicar esses passos para melhoria de processos internos agora mesmo?

Agora que você já sabe quais são os passos que prometem melhorar os processos internos da sua empresa, é só colocar esse conhecimento em prática. E não se esqueça que o sistema Movidesk pode ser um ótimo aliado para aprimorar processos.

Quer conhecer um pouco mais de nossas funcionalidades? Então, vamos lá!

Movidesk como ferramenta de melhoria de processos

• Central de integração – Integre o Movidesk de forma nativa com os melhores softwares do mercado, como Pipedrive, Redmine, Jira e Nectar CRM. E ainda disponibilizamos uma central de integrações de fácil configuração com conexões via API;
• Dashboard e relatórios – Acompanhe as informações da sua equipe de atendimento em tempo real e tenha à sua disposição mais de 75 tipos de indicadores de desempenho. Disponibilize painéis com atualizações automáticas e visualize todas as informações em qualquer dispositivo;
• Pesquisa de satisfação – Descubra se os seus clientes estão satisfeitos com o seu atendimento e utilize várias metodologias para isso, como o Net Promoter Score (NPS). Saiba qual é o agente com o melhor desempenho, receba avisos sempre que houver uma avaliação negativa e aja rapidamente em casos críticos;
• SLA – Faça com que os acordos estabelecidos entre a empresa e seus clientes sejam cumpridos dentro do prazo. Estabeleça e gerencie múltiplos contratos e permita que cada cliente tenha um tempo de atendimento diferente para a mesma situação;
• Catálogo de serviços – Crie um catálogo de serviços alinhado às melhores práticas e benefícios do ITIL. Tenha tickets classificados segundo a metodologia e obtenha métricas muito mais claras;
• Base de conhecimento – Permita que sua equipe escreva artigos para a base de conhecimento e aumente o engajamento da sua empresa.

Quer se juntar a ESPN, Mercado Livre, Unilever e mais de 2.000 empresas que usam o Movidesk para aprimorar a gestão do atendimento? Então, faça o teste grátis e melhore seus processos internos e externos. Acesse o banner abaixo e confira a ferramenta na prática e sem custos!