Treinamento para funcionários: como prepará-los para usar uma nova ferramenta?

A otimização dos processos é uma necessidade contínua em qualquer tipo de negócio. Hoje, a tendência é tornar as atividades menos operacionais ao contar com o apoio de ferramentas tecnológicas. Dessa forma, é possível direcionar os seus colaboradores a ações mais estratégicas para a sua empresa. Nesse contexto, uma das dificuldades recorrentes nas organizações é o treinamento de funcionários.

Por vezes, se ele não for feito com o escopo mais aderente possível ao perfil dos seus colaboradores, é motivo para que uma nova ferramenta tecnológica não tenha o efeito esperado para a fluidez dos processos.

As empresas contratam pessoas para realizarem processos e para desburocratizar-los, mas para isso é preciso investir no treinamento de funcionários. Faça isso com as nossas dicas!

Treinamento de funcionários: 8 dicas para implementar na sua empresa

1. Saiba quem são os seus colaboradores

Essa dica, na verdade, é primordial para estruturar qualquer tipo de treinamento da equipe.

Não importa se é uma capacitação de onboarding (boas-vindas), de atualização ou de implementação de uma nova ferramenta. Saber quem são os seus colaboradores é essencial para:

• Garantir aderência no conteúdo; 
• Potencializar o aprendizado;
• Colher melhores resultados.

Para saber quem é o seu público, você pode contar com o cruzamento de dados de pesquisas de clima organizacional com indicadores de desempenho do People Analytics. 

Ter mapeado o perfil dos seus funcionários é essencial no desenvolvimento de estratégias para o gerenciamento de pessoas.

2. Usando o People Analytics

Atualize sempre as informações da sua equipe, dê feedbacks contínuos e acompanhe a evolução do desenvolvimento do seu time. 

Construa indicadores conforme o perfil do seu negócio e faça pesquisas para entender melhor o comportamento dos seus liderados. 

Além disso, é necessário conhecer também quais são as outras ferramentas que podem ser usadas para compartilhar o conteúdo do treinamento de funcionários.

3. Ajustando o treinamento para funcionários

Para que o treinamento de funcionários atinja o seu objetivo, além de construí-lo na linguagem adequada para o seu público, você deve ter em mente quais são os meios a serem utilizados para ministrá-lo. 

Por exemplo, se a sua empresa tem uma distribuição geográfica considerável e alto fluxo de demandas, às vezes, fica até difícil encontrar um tempo para fazer a capacitação de funcionários. 

Nesse cenário, o ideal é contar com a tecnologia a seu favor. Ter uma plataforma de cursos online, que o colaborador possa acessar no melhor horário durante o expediente, é o ideal para não impactar outras interfaces da sua empresa. 

Dessa forma, a sua empresa concilia o desenvolvimento dos funcionários com a mobilidade.

Há outras situações, por exemplo, em que o público-alvo é grande e faz parte de um mesmo setor: para não prejudicar os processos, uma dica é realizar o treinamento de funcionários fora do horário do expediente padrão e, depois, ir ajustando o banco de horas com a equipe. Seja qual for a sua solução, lembre-se de criar incentivo para os funcionários e valorizar o empenho deles.

4. Conheça bem como usar a ferramenta

Antes de começar a pensar em desenvolver um treinamento sobre determinado assunto ou ferramenta, é essencial ter conhecimento sobre o que está ensinando. 

Por isso, montar treinamentos para colaboradores só é possível por meio de muito estudo. Só conseguimos construir um conteúdo relevante quando sabemos sobre o que estamos falando.

Assim, para ensinar sobre o funcionamento de uma ferramenta, o produtor do conteúdo precisa passar por uma imersão: 

• Executá-la na prática;
• Anotar todas as dúvidas;
• Sanar questões relacionadas ao seu fornecedor. 

Feito isso, agora sim você está apto a criar um treinamento interessante e aderente ao perfil dos seus funcionários.

5. Desenvolva o treinamento por módulos

Time mapeado e conhecimento na “ponta da língua”: agora é hora de criar o treinamento para os colaboradores! 

Faça o esqueleto, ou espelho, do que será o treinamento.

Abra o seu editor de textos preferido e inclua em tópicos e subtópicos o que será tratado ao longo do conteúdo. 

É importante criar sessões para facilitar a aprendizagem do seu colaborador.

Além disso, com os tópicos estruturados, você pode construir um material de capacitação de funcionários por módulos. 

Voltando ao cenário de uma organização com vários pontos de operações espalhados geograficamente, os treinamentos feitos por um dispositivo online, por exemplo, podem ser realizados dessa forma.

É possível aplicar essa modelagem de treinamento a qualquer negócio, de qualquer porte.

A estrutura do treinamento de funcionários em módulos facilita a absorção do conteúdo. O ideal é que cada módulo não ultrapasse 15 minutos de leitura ou de vídeo, dependendo do formato pelo qual você optou.

Essas pílulas de material permitem que o colaborador faça o treinamento em horários de menor fluxo na empresa, sem que o conteúdo passado seja prejudicado.

6. Dê certificados aos seus colaboradores

Aprender uma nova ferramenta é um grande desafio para os seus colaboradores. Afinal, eles já estão acostumados a trabalhar de uma determinada maneira. Isso pode ser um fator de resistência até para que o conhecimento seja absorvido pelos funcionários. Então, como romper essa e outras barreiras?

Valorize o empenho do seu time e ofereça incentivo para funcionários, para isso :

• Alie algumas dinâmicas investindo, por exemplo, na gamificação nas empresas, 
• Faça atividades de fixação, 
• Compartilhe materiais de consulta,
• Forneça um certificado de conclusão para a sua equipe. 

As pessoas têm necessidade de terem o seu esforço reconhecido. Os certificados são uma ótima ferramenta para isso, ao mesmo tempo em que são uma forma de o colaborador conseguir comprovar que tem conhecimento em determinado assunto.

7. Outras opções de reconhecimento

Caso não seja possível emitir um certificado para cada um dos seus colaboradores, para fortalecer o treinamento para funcionários, você pode aproveitar o momento e fazer um coffee break com o seu time. Assim, caso a capacitação seja presencial, é possível aproveitar o momento para consolidar o elo entre os seus liderados.

A segunda opção, principalmente para os cenários de educação corporativa nas empresas, dentro do modelo EAD, a distância, é coletar depoimentos em vídeo dos participantes e compartilhá-los por meio da sua intranet ou em qualquer outro meio de comunicação interna. 

Trabalhe para que o seu time seja o protagonista na história de sucesso do seu negócio!

8. Invista na motivação dos seus colaboradores

Nenhuma ferramenta é mais complicada do que trabalhar com gestão de equipes!

Atuar na coordenação de times de suporte é isso aí mesmo. O software que você usa pode até parecer indecifrável, mas nem se compara ao desafio de manter a motivação dos seus colaboradores em alta, todos os dias.

Com certeza as premiações em dinheiro e presentes são boas, mas é preciso ir além. Por isso, preparamos estre e-book gratuito com os principais gatilhos da motivação dentro de um time de suporte. Todos eles dependem de um único investimento: uma gestão atenta e dedicada.

Neste e-book, você vai conferir:

• Sugestões para conhecer ainda melhor seu time;
• Dicas para o comportamento em reuniões coletivas e individuais; 
• Iniciativas para desenvolver a sua equipe;
• As melhores métricas e indicadores para ficar de olho;
• E muito mais! 

Preencha o formulário abaixo e aguarde o material no seu e-mail.

9. Mensure a satisfação do treinamento

Para garantir melhorias nos treinamentos de funcionários da sua empresa, não deixe de mensurar a satisfação e a experiência dos colaboradores. 

É a partir desses dados que você vai conseguir mapear quais são os gaps no conteúdo, podendo, inclusive, atualizá-lo para ficar ainda mais pertinente ao propósito do seu negócio.

O feedback é uma estratégia poderosa quando o assunto é conquistar a alta performance.

Leia também: como melhorar a performance da sua equipe de atendimento

Ferramentas de automação para otimizar os setores

Além do treinamento de funcionários, as ferramentas tecnológicas, junto com a automação empresarial, estão aí para facilitar as rotinas produtivas de qualquer empresa.

Assim, durante o treinamento de colaboradores, fortaleça com o time a importância delas para melhorar o dia a dia. 

Clareza é essencial para que não haja nenhum mal-entendido, e as barreiras de aprendizagem sejam rompidas.

Investir em melhorias de processos vai ajudar sua empresa a:

• Otimizar os processos da sua empresa;
• Garantir redução de custos;
• Fortalecer a percepção positiva dos clientes.

Entre as ferramentas que podem te ajudar nisso, está o Movidesk,  um software que auxilia na modernização dos atendimentos.

Sem dúvida, o setor de atendimento ao cliente é um dos que mais vem mudando e se adaptando às novas necessidades dos clientes. Por isso, buscar treinamento em atendimento ao cliente e ferramentas que contribuam para a agilidade do processo, é uma etapa indispensável para alcançar os objetivos da organização. 

A plataforma conta com serviços de Help Desk e Service Desk, constituindo um sistema de atendimento ao cliente com estratégia multicanal e que acompanha o consumidor durante toda a jornada.

Entre as funcionalidades e canais de atendimento geridos pelo sistema estão:

Chatbot;
• E-mail;
• Telefone;
>Canais em apps de mensagem como o WhatsApp;
• Redes sociais e mais. 

O Movidesk oferece acesso às métricas de atendimento, acompanhamento da satisfação dos clientes e avaliação de cada profissional da equipe. 

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