Entenda o que é a automação empresarial e como ela pode melhorar processos internos e externos

Você já imaginou fazer relatórios e análises utilizando apenas uma calculadora, caneta e papel? Sem fórmulas, padrões, simulações e gráficos? Esse é o cotidiano de uma empresa que ainda não sabe o que é a automação empresarial.

A tecnologia e automação de empresas visam substituir funções repetitivas do cotidiano, tarefas manuais que precisam de muito tempo para serem executadas por computadores, máquinas e ferramentas de automação.

E mais, é possível aplicar a automação no atendimento e comunicação, em processos internos industriais, armazenamento de informações e até na análise de dados.

A automação invadiu a rotina de todos e hoje é praticamente impossível imaginar a vida sem estas ferramentas. Imagine, então, na rotina de uma empresa.

Neste artigo vamos ver exatamente o que é automação empresarial e como ela consegue otimizar diversos processos internos e externos.

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    O que é a automação empresarial?

    A automação empresarial é o processo de utilizar ferramentas e sistemas automáticos em substituição a funções manuais.

    Normalmente utilizamos a tecnologia da informação para programar e regular máquinas, softwares e sistemas de forma a cumprirem uma determinada tarefa, ou um conjunto delas.

    Há pouco tempo, por exemplo, as correspondências eram escritas uma a uma com a mesma informação. Com a automação surgiram as impressoras e máquinas de xerox, que possibilitaram uma carta ser escrita e copiada por uma ferramenta.

    Com o passar do tempo, a evolução das ferramentas trouxe os e-mails e, não apenas a criação do texto a ser enviado foi automatizada, como também o envio em si. 

    Agora que você já sabe o que é automação empresarial, vamos ver algumas das vantagens da automação para as empresas?

    Vantagens da automação empresarial

    Cena do filme "Tempos Modernos", de Charles Chaplin, que mostra a realidade da indústria sem automação.

    Padronização de processos

    As empresas precisam seguir determinações, níveis de qualidade e cláusulas de um contrato.

    Imagine que não houvesse automação empresarial e todas as informações, composições e características dos produtos precisassem ser replicadas manualmente.

    Praticamente impossível, não? 

    Pois é, a produção manual de serviços e produtos só é viável em pequena escala. Isso quer dizer que o crescimento era estruturalmente impossível sem saber o que é a automação empresarial.

    A criação de padrões que poderiam ser repetidos de forma automática foi indispensável no crescimento das empresas.

    Além, é claro, de garantir que os processos e serviços tornem-se muito mais profissionais.

    Diminuir incidência de falhas

    Outra importante vantagem da automação empresarial é a transferência de funções repetitivas para máquinas. Desta forma, a possibilidade de falhas humanas decai consideravelmente.

    É claro que novas possibilidades surgem, como quedas de sistemas, defeitos, etc. Mas o controle e a previsibilidade destas questões são maiores.

    Sabemos, por exemplo, que determinada ferramenta precisa ser atualizada com a frequência determinada pelo fabricante.

    E, caso haja algum erro, você pode contatar o setor de manutenção e ter o problema solucionado.

    Já nas atividades humanas, isso não é possível. Estamos sujeitos a limites físicos, desatenção, instabilidades e ineficiências que fogem completamente do controle de um gestor, por exemplo.

    Aumento de produtividade

    O aumento de produtividade no trabalho é uma consequência natural da diminuição de falhas e padronização de processos. E, claro, o colaborador pode deixar tarefas repetitivas para máquinas e sistemas e focar suas energias em funções mais estratégicas. 

    Mas, mais do que isso, a automação empresarial possibilita que diversas atividades sejam programadas para cumprir horários humanamente (e financeiramente) impossíveis.

    Você pode, por exemplo, deixar o computador pernoitar para fazer atualizações, backup e restauração necessárias, certo?

    Mas não poderia indicar um funcionário, que cumpriu o horário do expediente, para realizar o arquivamento e análises durante este mesmo período.

    Ou seja, com a automação empresarial aumentamos o período de atividade e podemos oferecer serviços 24 horas por dia, 7 dias por semana. Como é o caso, por exemplo, de um e-commerce.

    Apesar de não ter um vendedor disponível em tempo integral, o cliente pode efetuar a compra no horário que preferir. 

    Temos, portanto, um aumento de produtividade tanto da equipe, quanto da empresa. 

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      Como fazer uma automação empresarial de forma eficiente?

      Podemos observar, portanto, o processo natural que é a automação empresarialpara empresas que querem manter vantagem competitiva.

      E, apesar de ser algo inevitável, não é simples e precisa ser planejado. Desta forma, a aplicação será focada principalmente em gargalos e pontos com maior incidência de falhas.

      Por exemplo, não faz sentido incluir como prioridade 1 a automação com chatbots, sendo que a principal reclamação dos clientes é relacionada a falta de personalização no atendimento, certo?

      O planejamento estratégico, portanto, é fundamental para elencar estratégias de automação empresarial mais urgentes e imediatas.

      Além, é claro, de uma análise técnica dos feedbacks de clientes e colaboradores, gargalos nos processos internos e ineficiência no nível de qualidade entregue ao consumidor.

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      Quais são as principais ferramentas de automação empresarial?

      Como você deve ter percebido, a automação empresarial engloba todos os setores do cotidiano da sua empresa.

      E vale ressaltar que podemos utilizar ferramentas de automação de processos internos e externos. Veja alguns exemplos:

      • Comunicação interna: Sistema de Help Desk, WhatsApp, Slack e aplicativos de vídeo e áudio conferência;
      • Automação financeira: Softwares de gerenciamento, controle de contas e gestão contábil. Como: Conta Azul, ERP, NFE.io e GuiaBolso;
      • Marketing: Sem dúvidas um dos setores com maiores opções de ferramentas de automação. LAHAR para inbound marketing, SMS, ferramentas de criação, disparo automático, Google Analytics, Canvas, etc;
      • Automação empresarial de processos: Ferramentas que oferecem opção de monitoramento de tarefas, calendário, controle de prazos e produtividade da equipe. Neste caso o ideal é que as ferramentas de automação de processos façam integração com as demais áreas, como a Trello e o Pluga, por exemplo;
      • Atendimento ao cliente: Chatbots para atendimento e o autoatendimento também são algumas estratégias de automação de atendimento que aumentam a eficiência e agilidade deste setor. E, claro, o sistema de atendimento Movidesk para centralizar todas as solicitações de atendimento e oferecer múltiplos canais de contato para criar uma experiência de atendimento personalizada.

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        Nesse artigo você pôde saber mais sobre o que é processo de automação empresarial e quais são as vantagens desse investimento. Mas por onde começar a automação empresarial?

        Se você está pensando no atendimento, você precisa conhecer algumas das funcionalidades do sistema de Help Desk do Movidesk.

        • Centralize e publique documentos técnicos, tutoriais do seu produto, respostas para as dúvidas mais frequentes e melhore a experiência de autoatendimento do cliente;
        • Permita que os seus clientes consultem facilmente o andamento de todos os tickets, criem novas solicitações de atendimento e acessem a base de conhecimento sempre que quiserem. Tudo isso online;
        • Disponibilize formulários de contato em inúmeros lugares, como em seu site, base de conhecimento ou portal de atendimento;
        • Facilite o entendimento dos agentes através de solicitações personalizadas e diminua o seu tempo de resposta.

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