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Não é raro escutar que a reforma de uma casa só dá dor de cabeça. Isso porque uma obra é um projeto grande, que envolve diversos profissionais, e muitas vezes extrapola prazos e orçamentos. Porém, esse mau gerenciamento não é exclusivo da área de construção civil. Ele pode, inclusive, acontecer dentro da sua área de suporte. Por isso, focar nas melhores práticas para a gestão de projetos é essencial.
Quando você se depara com um projeto novo em sua empresa – independentemente do seu tamanho -, datas, orçamento e a satisfação do seu cliente são 3 dos pilares mais importantes. E a melhor maneira de garantir que eles serão cumpridos é montar um planejamento eficaz.
Mas como você pode controlar e monitorar esses projetos? Como fazer com que todas as áreas trabalhem em sincronia? E, ainda, como evitar problemas que possam colocar tudo em risco? Pode parecer muito complicado, mas te garanto que tudo isso é possível. Acompanhe o nosso post e fique por dentro das melhores práticas para a gestão de projetos!
Qual a importância da gestão de projetos?
Todo projeto precisa de um planejamento, e isso não vai ser diferente no seu negócio. A gestão é importante justamente porque é ela que vai garantir que tudo aconteça como foi acordado desde o início.
Esse plano vai permitir que você tenha um maior controle dos processos dentro do seu projeto, em todas as etapas. Além disso, você saberá de tudo o que está acontecendo e, dessa forma, conseguirá prever problemas e agir rapidamente. É através do monitoramento constante, também, que você vai conseguir se manter dentro do cronograma e atender às expectativas do cliente.
Como falamos antes, seguir a agenda, se manter no orçamento e satisfazer seu cliente são os 3 pilares principais de um projeto. Por isso, começar algo de forma desordenada ou sem planejamento é a garantia de que você acabará gastando mais tempo e dinheiro do que pretendia. Assim, investir nas melhores práticas para a gestão de projetos é a melhor estratégia para evitar surpresas ao longo do caminho.
As 5 melhores práticas para a gestão de projetos
Você já sabe que o planejamento é a melhor forma de prevenir erros e garantir o bom funcionamento das coisas. No entanto, nada disso vai adiantar se você fizer a gestão apenas com base no bom senso e em experiências alheias de tentativa e erro.
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Tenha objetivos bem definidos
Quando você decide fazer uma viagem, tem um destino em mente, certo? A mesma coisa deve acontecer com o seu projeto. É preciso saber aonde você quer chegar para, então, descobrir como fazer isso. Sem objetivos, não há um plano.
Por isso, as metas devem refletir as etapas que cada equipe precisará completar para finalizar o projeto, e o gestor precisa avaliar o impacto que elas terão e até mesmo possíveis riscos. Nesse momento, o escopo também é validado pelas demais áreas interessadas. Assim, todos os responsáveis estarão de acordo com o planejamento.
Além disso, para garantir o bom andamento do projeto, também é nessa parte que se definem as ferramentas necessárias e a metodologia que será usada. Uma das que mais aparecem na área de TI, por exemplo, é a SMART, que aponta que todos os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporizáveis. Proporcionando, assim, um norte para a tomada de decisão.
Tenha um cronograma bem elaborado
Usamos cronogramas todos os dias e nem percebemos, sabia? Se você precisa ir a uma reunião, se prepara com antecedência. Define a hora que vai sair de casa, se precisa fazer alguma parada, além de escolher o melhor caminho para chegar até o local. Tudo isso para não se atrasar.
Com o seu projeto é igual. É preciso definir todos os passos para garantir que ele será entregue com sucesso. Por isso, estipular um cronograma é extremamente importante. É sua responsabilidade garantir que cada área entregará o trabalho dentro do prazo para que as etapas evoluam sem problemas.
E para fazer isso você vai precisar de uma equipe capacitada e engajada, que irá te ajudar a definir datas de forma realista. Não adianta prometer entregar tudo dentro de um mês se essa não é a realidade do seu time. Tenha em mente as demandas de cada área e escute o seu grupo.
Com uma agenda realista em mãos, você vai conseguir acompanhar os processos de forma organizada. Assim, caso imprevistos surjam para alguma das equipes, você poderá tomar providências para minimizar os impactos no plano como um todo.
Lembre-se de avaliar os riscos
Assim como imprevistos, riscos fazem parte dos projetos. Portanto, devem ser avaliados e levados em consideração desde o começo, para que não se tornem uma surpresa desagradável.
Essa etapa busca os pontos de vulnerabilidade do seu projeto para antecipar acontecimentos negativos que podem impactar diversas áreas, do cronograma aos funcionários envolvidos. Por isso, você deve formar uma equipe para responder aos riscos de acordo com as suas orientações, que devem compreender:
- Quais os pontos de risco para esse projeto;
- Quais os níveis de prioridade deles, de forma qualitativa;
- Quanto o impacto deles nas diferentes áreas vai custar ao orçamento;
- Quais as respostas para esses problemas;
- Constante monitoramento dos riscos ao longo de todo o projeto.
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Tenha uma comunicação clara
Você definiu os objetivos, planejou, mapeou possíveis riscos, montou uma equipe centrada e preparada, deu início a execução… Mas não há uma comunicação efetiva entre a sua equipe. As mensagens se perdem entre os canais de comunicação, a informação repassada sai pela metade e há dados que não chegam até você. Como resolver esse problemão?
Para garantir que isso não vai acontecer, defina os canais de comunicação de forma bastante clara, optando por algo prático e que possa ser consultado em caso de dúvidas, como o e-mail. Também é importante centralizar a informação em um lugar onde todas as equipes terão acesso. Além disso, garanta que todos estejam ciente dos prazos, das divisões de tarefas, dos custos, recursos e processos de todo o plano.
Inclusive, canais claros de comunicação vão te ajudar a acompanhar e controlar o progresso do projeto. Assim, você saberá de tudo que está acontecendo, conseguirá intervir em possíveis problemas e poderá reorganizar o cronograma, se necessário.
Tenha tudo documentado
Por fim, lembre-se de documentar todo o processo. Certamente muitas lições sairão desse plano e ensinarão você e a sua equipe a lidar com desafios futuros. Tanto aquilo que foi bem-sucedido como o que deu errado vão servir de aprendizado.
Depois de ter os processos documentados, uma forma interessante de dividi-los com o seu time é incluí-los em sua base de conhecimento. Dessa forma, toda a sua equipe poderá se beneficiar dos sucessos e falhas do seu projeto, atualizando-se e ficando ainda mais preparada para os próximos desafios.
Leia também: Base de conhecimento: o que é e por que utilizá-la em sua empresa
E agora, pronto para aplicar as melhores práticas para a gestão de projetos no seu negócio?
Em resumo, a melhor prática para a gestão de projetos é o planejamento bem embasado e detalhado, que visa prioritariamente seguir o cronograma e o orçamento, mas acima de tudo, elevar a satisfação do consumidor. Afinal, esse é o principal objetivo da sua empresa: cultivar um cliente satisfeito que permaneça fiel à sua marca.
Portanto, é hora de começar a aplicar todas essas dicas no dia a dia dos seus planos. E para ter certeza de que o seu cliente está gostando do que você está fazendo, meça o nível de contentamento dele por meio de pesquisas de satisfação. Quer saber como fazer isso? Clique no banner abaixo e tire suas dúvidas!
