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Você tem aquela sensação de que o trabalho de sua equipe poderia render mais, que falta tempo para dar conta de toda a demanda e que as entregas estão sempre atrasadas? Se as respostas foram positivas, você precisa saber urgentemente saber como priorizar tarefas.
Em linhas gerais, podemos dizer que a priorização de tarefas se trata de uma prática administrativa que visa, entre outras coisas, organizar as atividades do dia a dia da empresa. Isso é feito a partir de uma categorização estratégica. O objetivo, portanto, é colocar as coisas em ordem, otimizar os processos internos e minimizar os casos de possíveis atrasos.
Veja os tópicos a seguir e aprenda como priorizar tarefas na empresa!
A importância de saber como priorizar tarefas
Saber como priorizar tarefas parece ser algo fácil na teoria, mas difícil na prática, não é mesmo? Ouvimos dizer que organização é fundamental, que devemos ajeitar nossa rotina e controlar o relógio.
Mas como fazer tudo isso no dia a dia de trabalho na empresa, quando se precisa fazer múltiplas coisas ao mesmo tempo? Além, é claro, de lidar com a pressão por bons resultados!
Por mais que pareça ser algo extremamente complicado de ser posto em ação (e é mesmo), faz-se necessário ressaltar que saber como priorizar tarefas é, sim, uma prática muito importante, que precisa ser perseguida com afinco.
É por isso que você está aqui, certo?Tal iniciativa interfere diretamente na produtividade de sua equipe, tornando os processos mais organizados e contribuindo para o cumprimento dos prazos. Do ponto de vista do desempenho, ela ajuda a melhorar a eficiência e, por consequência, os resultados.
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Diferenças entre as atividades importantes e urgentes
Um dos princípios básicos da da estratégia de como priorizar tarefas é distinguir o que é importante do que é urgente. Como se faz isso? Através de uma análise cuidadosa a respeito das atividades e do uso das ferramentas que mostraremos ao longo deste artigo.
Nessa perspectiva, as tarefas consideradas urgentes devem sempre ser sobrepostas às caracterizadas como importantes. Alguns critérios, portanto, devem ser observados, como:
- O deadline, ou seja, a data limite para entregar o projeto;
- O nível de urgência com relação a alguma oportunidade de negócio que não pode ser desperdiçada;
- O grau de complexidade de execução da tarefa;
- O caráter estratégico da gestão, que pode considerar que nem sempre o que é mais urgente é mais importante.
Benefícios de saber como priorizar tarefas
Em síntese, é pertinente afirmar que saber como priorizar tarefas pode oferecer muitos benefícios para a rotina de trabalho da empresa e, principalmente, dos colaboradores.
O principal deles, sem dúvidas, é o aumento da produtividade. Há, também, a otimização de tarefas, que permite à sua equipe produzir mais em menos tempo. Poderíamos mencionar, ainda, o cumprimento dos prazos em dia, o que aumenta a confiança interna e externa, evita o desperdício de oportunidades, etc.
A priorização de atividades, portanto, é um sinal claro de organização e eficiência. Ela, como você já deve ter notado, serve para prevenir gargalos, desvios, acúmulos, atrasos, entre outros pecados de gestão de demandas no ambiente corporativo, seja nas grandes empresas, seja nas PMEs (pequenas e médias empresas).
Assim, é essencial que os gestores saibam fazer uma boa delegação de tarefas.
Pensando nisso, reunimos os principais pontos da delegação de tarefas em um fluxograma. Dessa maneira, você poderá visualizar de forma objetiva todas as etapas necessárias para coordenar sua equipe em relação à divisão das atividades.
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Ferramentas de priorização de tarefas
Contudo, você pode perguntar: como fazer a priorização de tarefas no meu dia a dia, que é agitado e mal sobra tempo para tomar um café? A resposta é uma só: por meio de uma mudança de postura e uso de ferramentas específicas.
Quanto ao primeiro, é necessário que nós mesmos façamos uma autocrítica e, a partir disso, decidamos (pelo menos tentar) mudar. Em relação à segunda, trata-se de recursos desenvolvidos no mundo empresarial para atender a essa demanda da organização.
A matriz de priorização pode ser um ótimo começo. Existem algumas opções muito eficiente para essa função. Não sabe o que estamos falando? As matrizes de prioridades são metodologias voltadas para realizar a priorização de atividades de forma ordenada. Veja algumas dessas ferramentas abaixo.
1. Matriz GUT para a priorização de tarefas
Segundo especialistas, a matriz GUT (gravidade, urgência e tendência) é considerada a melhor ferramenta de como priorizar tarefas e resolver problemas. Ela ajuda a entender quais são as prioridades da empresa, a partir de uma análise do ambiente. Assim, objetiva-se identificar a origem de cada questão e gargalos, além, é claro, de contribuir com a organização das atividades.
No mais, a proposta dessa ferramenta é fazer uma relação da ação considerando a gravidade, a urgência e a tendência do caso. Dessa forma, o projeto, a tarefa ou atividade escolhida como prioritária deve ser a mais adequada e a menos prejudicial para a empresa, inclusive na gestão de mudanças.
Na prática, deve-se fazer uma tabela com quatro colunas, com os campos:
- Ação: sobre o qual serão listadas as tarefas a serem realizadas;
- Gravidade;
- Urgência;
- Tendência;
Ao lado de cada projeto listado, é preciso dar uma nota de 1 a 5, considerando que:
- Sem gravidade/pode esperar/não mudará;
- Pouco grave/pouco urgente/tende a piorar a longo prazo;
- Grave/merece atenção em pouco prazo/tende a piorar a médio prazo;
- Muito grave/muito urgente/tende a piorar a curto prazo;
- Extremamente grave/necessidade de ação imediata/tende a piorar rapidamente.
O último passo, após preencher a tabela, é multiplicar os números e assinalar o resultado GUT no final. Quanto maior esse número, mais prioritária é a atividade!
2. Matriz de prioridades RICE
A matriz de priorização RICE, pelo menos no que se refere à aplicação, é bastante semelhante à Matriz GUT. A sigla é inglesa e, de forma literal, significa algo como Alcance (reach), Impacto (impact), Confiança (confidence) e Esforço (effort).
Ela também funciona a partir de uma tabela em que as tarefas devem ser categorizadas segundo critérios de priorização, como:
- Muito baixo;
- Baixo;
- Médio;
- Alto;
- Muito alto.
Nesse contexto, o alcance e o impacto representam a quantidade de pessoas alcançadas e impactadas pela tarefa, a confiança tem a ver com as estimativas em relação à execução das tarefas, e o esforço está associado com o tempo em que cada projeto deve se concluído.
3. Matriz Básico para priorização de tarefas
A Matriz Básico, por sua vez, é uma ferramenta muito útil para mapear tarefas e classificar aquelas que são mais relevantes para a empresa em um determinado momento. Sendo assim, consideram-se os seguintes pontos de cada processo:
- B: benefícios;
- A: abrangência;
- S: satisfação;
- I: investimentos;
- C: cliente externo;
- O: operacionalização.
Poderíamos mencionar, ainda, outras ferramentas voltadas para como priorizar tarefas, como a Matriz de Eisenhower e o Princípio de Pareto. Elas são menos conhecidas no mercado, mas nem por isso devem deixar de ser citadas.
De todo modo, esperamos ter ajudado você a entender um pouco mais sobre como priorizar tarefas e porquê essa prática de gestão é tão importante para a rotina da empresa. Esse pode ser um primeiro passo para ter uma boa gestão de mudanças em seu negócio.
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