Descubra agora o que é PDCA e por que utilizar a metodologia no trabalho

Todo empreendimento precisa melhorar continuamente, pois assim pode se destacar da concorrência, além de obter maior perenidade e longevidade. Para ter mais facilidade nesse processo, é preciso saber o que é PDCA e como usar esse método.

Em suma, o PDCA consiste em um ciclo contínuo de melhoria, baseando-se em etapas de planejamento, execução e correção de falhas. É a base de programas de Total Quality Management (TQM), usado tanto por empresas grandes quanto pequenas.

Nos tópicos seguintes, explicamos minuciosamente o que é PDCA, quais são seus principais benefícios e como colocá-lo em prática. Portanto, continue lendo para entender!

O que é PDCA?

Como mencionado anteriormente, o conceito de PDCA é o seguinte: um método de melhoria contínua que se baseia nas etapas de planejamento, execução, checagem dos resultados e ação corretiva, no intuito de garantir o progresso da organização, dos departamentos e dos times de trabalho.

Seu nome é um acrônimo de quatro palavras do inglês, que são:

• Plan — planejamento;
• Do — execução do que foi deliberado;
• Check — checagem dos resultados;
• Act — ação corretiva.

O diferencial do PDCA é que ele não conta com um ponto final. Seu movimento é cíclico, de modo que, após promover as devidas mudanças, o administrador deve voltar à etapa de planejamento e estabelecer novos objetivos que norteiem suas ações futuras.

Existem outras formas de se referir ao PDCA, como ciclo de Shewhart ou roda de Deming, em homenagem, respectivamente, a seu criador e seu principal disseminador. O melhor é que o PDCA pode ser aplicado em todo tipo de empreendimento, sem qualquer restrição.

Quais são os maiores benefícios de usar o PDCA?

A melhoria contínua, por si só, é um grande benefício. Se a empresa consegue superar seus resultados anteriores e eliminar eventuais pontos fracos, pode se manter competitiva no mercado. No entanto, há uma série de outros benefícios decorrentes desse primeiro, como a redução de custos e o aumento da produtividade. Entenda mais a seguir!

Redução de falhas

Há muitos tipos de falhas no expediente de trabalho. Algumas são bem significativas, custam caro e nunca passam despercebidas. Outras são minúsculas, quase imperceptíveis, mas quando acumuladas também podem ser fatais para a empresa. O PDCA permite eliminar todas elas.

Imagine, por exemplo, uma falha no atendimento ao cliente, que faz o consumidor ter que esperar dias até receber uma resposta do SAC. O PDCA reconhece esse problema como um objetivo — melhorar o tempo de resposta do SAC —, e logo depois demanda um plano para solucioná-lo.

Portanto, ao aplicar consistentemente o PDCA, será possível verificar a redução de falhas, sejam elas grandes ou pequenas. Isso resulta em um expediente mais fluido e consistente, capaz de promover vantagem competitiva e gerar satisfação aos clientes finais da empresa.

Diminui os custos não estratégicos

Há diversos custos necessários às operações diárias. Em geral, é possível dividi-los em custos estratégicos (que resultam em novos negócios e, portanto, em mais ganho para a empresa) e custos não estratégicos (necessários às operações ou provenientes de erros).

Imagine, por exemplo, que sua empresa esteja pagando mais tributos que o necessário. Trata-se de um custo não estratégico, pois não gera qualquer tipo de vantagem para a empresa.

O uso do PDCA faz com que uma série de custos, especialmente os não estratégicos, sejam reduzidos e até eliminados. O motivo é que o processo de melhoria torna a empresa mais enxuta e eficiente, permitindo a entrega de resultados melhores com os mesmos recursos financeiros.

Isso é importante por dois motivos:

• Se a empresa tem menos custos, a margem financeira é maior, permitindo que seja mais rentável e lucrativa;
• Com menos custos, a empresa pode reduzir seus preços para superar competidores e obter mais mercado.

Aumento do nível de produtividade

Pense no nível de produtividade como a relação entre o que você produz e os recursos que estão disponíveis. Por exemplo: a quantidade de clientes que você atende em 8 horas de trabalho.

Quanto maior for a produtividade da empresa, melhor. Afinal, isso significa que ela está usando bem os seus recursos, que seus profissionais estão engajados e que há foco em resultados. Todavia, isso nem sempre acontece, de modo que alguns negócios são pouco produtivos.

O PDCA ajuda a reverter esse cenário. Ao promover ciclos de melhoria, ele garante que os recursos sejam mais bem aproveitados, o que resulta em desempenho superior.

Veja o exemplo de uma linha de produção. Ao aplicar o PDCA, é possível eliminar falhas e adotar boas práticas, o que proporciona um processo mais fluido e consistente, gerando um maior nível de entrega no final do expediente. Ou seja, há um aumento na produtividade.

Como o PDCA pode ser aplicado na empresa?

Até aqui, você já entendeu o que é PDCA e quais são suas vantagens, mas como aplicar esse método dentro do seu estabelecimento? Bom, não é algo complexo. Na realidade, depende muito mais de compromisso e persistência do que de conhecimento técnico.

O primeiro passo é o planejamento (plan). Nesse caso, é preciso definir um objetivo e detalhar como ele será alcançado. O mais natural é que ele seja definido com base em problemas identificados, como o baixo nível de participação no mercado.

Para criar o plano, uma ótima ferramenta é o 5W2H. Esse checklist consiste em 7 perguntas que devem ser respondidas para que você tenha uma visão precisa do que vai fazer e como.

O segundo passo é a execução (do). Afinal, planejamento sem execução é “fogo de palha”. Por melhor que seja o plano, ele só produzirá resultados quando colocado em prática. Nesse caso, não há segredo: é preciso colocar a “mão na massa” com o maior nível de acerto possível.

Há, então, a checagem (check). Você deve averiguar os resultados obtidos com o plano. Assim, poderá identificar determinados erros e acertos. Para tanto, o mais recomendado é estabelecer um conjunto de indicadores de desempenho, também chamados de KPIs.

O quarto passo é a ação corretiva (act). Os erros cometidos, identificados na terceira etapa, devem ser corrigidos. Depois, você poderá voltar à etapa inicial, o planejamento (plan).

Agora você está por dentro do tema e sabe o que é PDCA. Note que é um método de melhoria contínua que se baseia em etapas de planejamento, execução e correção dos erros cometidos. Assim, a empresa e seus profissionais podem melhorar continuamente.

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