O quanto sua empresa cresce com uma boa gestão de ativos de TI

A gestão de ativos de TI é uma atividade essencial para todas as empresas? Bom, imagine investir um alto capital em memória e processadores de última geração em uma empresa que só precisa de internet e um sistema leve nas atividades diárias.

Parece absurdo, não?

Este é um exemplo extremo, claro. Mas muitas empresas tomam decisões equivocadas relacionadas a investimentos em tecnologia porque não fazem gestão de ativos de TI. Essa conduta pode prejudicar tanto o financeiro quanto o estrutural do negócio..

No entanto, antes de focarmos na área de Tecnologia da Informação, vamos trazer algumas definições importantes sobre os ativos. Se você ainda não domina esse conceito, essa é a hora de saber tudo sobre ele. Vamos lá?.

Ativos, o que são mesmo?

No seu conceito mais primordial, ativos são os bens e direitos que a empresa possui. Dentro disso, estão o patrimônio material, contas a receber, estoque, caixa e investimentos. Ou seja, dinheiro que o negócio já tem posse ou está com garantias de obter, suas entradas. Já as saídas (contas a pagar, folha salarial, obrigações legais e tributárias) são chamadas de passivos. Dois conceitos que formam a teoria de Balanço Patrimonial.

Uma classificação importante dos ativos se refere ao tempo de retorno financeiro que a empresa terá com eles. Se virarem dinheiro em até um ano, são chamados de circulantes. Caso o prazo ultrapasse os 12 meses, tornam-se não circulantes. Nesse grupo, está uma fatia que atinge boa parte dos negócios: os ativos imobilizados.

Entenda os ativos imobilizados

Antes vista como uma atividade chata e meramente burocrática, o controle de ativos imobilizados ganhou relevância no mercado. A definição desse termo pode até parecer complexa, mas entendê-lo é mais fácil do que você pensa.

De forma resumida, os ativos imobilizados são todos os bens físicos necessários para a manutenção da empresa – qualquer custo ou melhoria realizada. Fazer um controle eficiente para saber o tempo de vida útil, entender o real valor de cada item e avaliar a taxa correta de depreciação são passos fundamentais. E todos eles começam com o controle de inventário, a primeira peça para acabar com o desperdício na sua empresa.

Controle de ativos em TI, é possível?

O departamento de Tecnologia da Informação é responsável pelo funcionamento eficiente e adequado de vários setores da empresa. Dessa forma, é importante que ele esteja atualizado e por dentro das tendências e com as melhores ferramentas.É aí que a gestão de ativos de TI entra em cena. Sua função é cuidar dos componentes tecnológicos – sejam eles físicos ou virtuais – evitando o desperdício de recursos com investimentos ineficientes.

Quer saber quais as vantagens da gestão e controle de ativos de TI e como aplicar essa estratégia no setor de tecnologia da sua empresa? Continue nos acompanhando!

Veja mais: Como reduzir custos na equipe de suporte: estratégias para a área de TI.

Quais os benefícios da gestão de ativos de TI?

Segundo dados do Gartner, a gestão de ativos de TI poderá proporcionar redução de custos de 30% por ativo no primeiro ano. E de 5% a 10% nos subsequentes.

Aplicando a gestão de ativos de TI, você passa a monitorar tanto hardwares quanto softwares:

• Versões;
• Conexões;
• Volume de utilização;
• Entre outras características.

E, consequentemente, o acesso a possíveis falhas de arquitetura e perda de performance.

Diante disso, é possível estabelecer um plano de evolução contínuo, capaz de prever novas tendências e identificar quais recursos podem ser mantidos ou substituídos. O objetivo é manter um setor de TI pautado na qualidade e na segurança.

Para te inspirar, trouxemos um ótimo exemplo de gestão de ativos imobilizados. A empresa você com certeza deve conhecer. Então, veja aqui como o YouTube armazena todos os seus vídeos dentro dos servidores. (Spoiler: vídeo altamente viciante para quem gosta e trabalha com TI).

Como implantar e fazer uma boa gestão de ativos de TI?

Para que a gestão de ativos de TI seja percebida por seu valor estratégico, deve haver organização e, nesse sentido, algumas etapas são indispensáveis. Conheça abaixo:

1. Prepare um inventário

Elaborar inventários dos ativos de TI serve como um apoio para a empresa saber quais itens têm à disposição, assim como os que necessitam de reparo.

Hardwares, softwares e sistemas precisam ser catalogados e analisados a fim de manter a estrutura de TI a mais atualizada e alinhada possível com a estratégia da empresa.

Os inventários de ativos de TI podem ser elaborados com base em informações administrativas, tais como:

• Data de compra;
• Informações de garantia;
• Custo.
• Técnicas:
• Tipo;
• Fabricante;
• Status;
• Dados de hardware;
• Softwares instalados;
• Entre outras escolhas que você pode fazer

2. Acompanhe o ciclo de vida dos ativos de TI

Ativos de software e hardware passam por um ciclo diferente.

Quando os ativos mudam de estágio, o repositório central deve ser informado e atualizado com informações como: motivo, data, hora e usuário que realizou a modificação. Essas são as informações principais, mas também podem ser acrescidos outros registros. A ideia aqui é deixar tudo muito bem organizado para a melhor leitura da situação do bem, seja ele software ou hardware.

O acompanhamento do ciclo de vida dos bens gera maior controle sobre os ativos de cada um deles. Junto com isso, chegam as melhores tomadas de decisão sobre compra, reparo ou atualização. Assim, a vida útil do sistema é prolongada e tudo é melhor aproveitado.

3. Automatize alertas

A equipe de TI precisa sempre ser comunicada sobre as alterações na infraestrutura. Nesse contexto, é possível notificar os responsáveis para que sejam sempre avisados sobre as alterações por meio de notificações automáticas e softwares de gerenciamento de ativos de TI.

Essa é a maneira mais rápida para corrigir falhas, antes que elas gerem impactos mais graves.

4. Integre as informações

Poder reunir todas as informações de diferentes fontes e cruzar dados em um único local facilita muito a vida dos gestores. Por meio de um sistema integrado é possível avaliar melhor as respostas de cada ativo para cada solicitação.

Por exemplo, um sistema de help desk permite que o registro de um determinado ticket de suporte seja rapidamente associado a um determinado ativo de hardware. Definindo, assim, a causa da demanda e armazenando um histórico que pode ser usado no futuro para influenciar um possível investimento.

Para implantar e manter uma gestão eficiente de ativos de TI é fundamental que a produtividade do seu time de TI seja a maior possível. Investir em uma boa equipe pode agilizar e facilitar esse processo.

Leia também o nosso artigo Tempo de primeira resposta no atendimento: importância da mensuração e fique por dentro desse conceito.

Lembre-se: para fazer uma boa gestão de ativos de TI é necessário manter os processos e tarefas organizadas entre os diferentes setores da empresa. E nessa hora, um software de tickets é essencial para te apoiar!

Se você não usa nenhum sistema de gestão de TI ou não está satisfeito com a ferramenta em uso na sua empresa, vale a pena descobrir o sistema de Service Desk da Movidesk.  Quer entender melhor como ele funciona? Então, vamos lá!

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