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A utilização de tickets na comunicação interna da sua empresa é uma maneira bastante direta e objetiva de conseguir aumentar a satisfação dos clientes. Além disso, melhora a produtividade das equipes envolvidas. Já conhecida de longa data pelo mercado, esta técnica atingiu um alto nível de maturidade e agilidade de operação.
Melhorar a comunicação de sua equipe é um dos grandes desafios de gestores de todas as áreas. Há quem acredite que a melhor forma de fazer isso é através de grupos de WhatsApp, reuniões intermináveis ou a troca frequente de e-mails. Mas a verdade é que, para se ter controle do que é conversado e gerar uma troca de informações importantes de maneira saudável, é preciso utilizar ferramentas desenvolvidas especificamente para isso.
Ficar parado no tempo está fora de cogitação. E se valer de “gambiarras” para o seu relacionamento entre equipes pode causar grandes prejuízos para a sua empresa. Confira então uma lista com sete vantagens que o uso de tickets na comunicação interna pode oferecer para o seu negócio!
1. Melhora o fluxo da comunicação interna
Uma boa ferramenta de tickets torna todo o processo de transmissão de dados e troca de conversas mais fluído. Isso porque ela acaba com ruídos de comunicação que podem acontecer no dia a dia, por simples falta de atenção.
Na sua empresa podem ser utilizados fluxos de comunicação horizontais, transversais, ou até mesmo descendentes, que apresentam um formato mais antigo. Mas em todos estes casos e em outros possíveis, o uso de tickets na comunicação interna sempre pode trazer benefícios imediatos na produtividade e na segurança das informações trocadas entre equipes.
Com a possibilidade de categorização de assuntos e centralização de um histórico sempre atualizado, as informações não se perdem mais. Fora isso, toda a equipe sempre terá as informações mais relevantes em mãos. E nunca é demais lembrar: mais organização significa aumento na produtividade!
2. Evita a perda de informações
Sabe aquele e-mail que foi enviado com um documento anexo, mas que ninguém mais sabe onde foi parar? Pode ser pelo fato do responsável não saber mais onde conseguiu o arquivo. Ou então ele foi obtido por uma pessoa que mudou de setor, por exemplo. Com o uso de tickets na comunicação interna, isso não é mais um problema.
Com tudo registrado dentro de um sistema, tanto o histórico de atendimento como seus detalhes estão guardados e prontos para serem acessados a qualquer momento. Essa prática evita que a sua equipe perca tempo na busca por informações valiosas, melhorando o desempenho da equipe de uma forma geral.
3. Padroniza o processo de comunicação interna
Algumas pessoas têm a tendência de praticar uma comunicação sinuosa e pouco prática. Gente que coloca muitos contatos em cópia na mesma conversa ou que não sabe indicar objetivamente o assunto em pauta são alguns exemplos disso.
Com parâmetros já predeterminados e uma lógica de funcionamento amarrada junto às políticas da empresa, um sistema de ticket vai reduzir significantemente a “bagunça” que algumas pessoas tendem a fazer quando não sabem se comunicar direito.
4. Padroniza o atendimento
Outra vantagem do sistema de ticket é não precisar mais lidar com casos em que uma pessoa acaba por fazer as tarefas que estavam sob responsabilidade da outra. Esse tipo de ação poderia confundir as funções entre a equipe e gerar grandes desentendimentos. Quem sofre com isso é o cliente, que não recebe o atendimento esperado, pois o time não consegue entregar resultados com a velocidade pretendida.
Se cada área tem sua função específica e, além disso, são definidos os responsáveis pelos processos, com acessos controlados, o atendimento às demandas torna-se muito mais organizado. Ao mesmo tempo, o consumidor sente na pele os benefícios de um relacionamento que preza pela agilidade e com foco no que mais importa: o cliente.
5. Promove a avaliação de resultados
Com a implementação dos tickets na comunicação interna, não há mais necessidade de alimentar, de forma desordenada, controles paralelos e planilhas. Nem de produzir tantos relatórios manuais ao final de cada mês.
Um sistema automatizado de gestão de tickets consegue, com muita facilidade, oferecer controles claros e intuitivos de como anda o serviço do SAC, o volume de chamados abertos e outros processos da empresa — tudo de maneira atualizada e rápida.
6. Controla o foco dos atendimentos
A utilização de tickets na comunicação interna também elimina a perda de foco nas conversas, que poderiam resultar em semanas de trocas de arquivos e e-mails em vão. A padronização dos tipos de assunto e das necessidades a serem atendidas consegue manter este relacionamento dentro dos trilhos.
Isso faz com que os problemas sejam resolvidos de forma muito mais rápida. Inclusive pelo fato de que as demandas passam a ser solucionadas separadamente. Dessa forma, o processo de atendimento fica mais eficiente.
7. Unifica as informações importantes
Muitas empresas ainda hoje realizam o controle do atendimento através de planilhas de Excel e e-mails. Em casos ainda piores, alguns colaboradores mais proativos buscam uma ferramenta para facilitar seu trabalho, enquanto outros utilizam um formato diferente. Essa é a receita para o caos!
As respostas ficam despadronizadas, não existe controle uniforme, os dados ficam desorganizados e não conversam entre si. Mas, com um sistema de tickets na comunicação interna, é possível zerar duplicidades, colocar “ordem na casa” e organizar toda a base de informações.Shortcode
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Como implantar tickets na comunicação interna
Agora que você já está por dentro das principais vantagens que o uso de tickets na comunicação interna é capaz de oferecer, que tal implementar essa estratégia no seu negócio?
É preciso, antes de mais nada, ter uma ferramenta de gestão de tickets que facilite a sua vida. Com o Movidesk, você transforma solicitações automaticamente e simplifica a troca de informações entre a equipe. Para tornar seu trabalho ainda mais produtivo, o sistema ainda oferece acesso instantâneo à base de conhecimento, onde qualquer dúvida pode ser solucionada.Parágrafo
E é claro: automação é palavra-chave quando o assunto é a criação de tickets na comunicação interna. Um sistema de tickets com rotinas estabelecidas economiza tempo e dinheiro, além de reduzir a chance de erros.
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