Confira os motivos para abandonar as planilhas na gestão da sua empresa!

Abandonar as planilhas de gestão parece um processo difícil, até amedrontador. Elas já fazem parte da empresa há tanto tempo e é tão cômodo usá-las, certo?! Mesmo assim, é algo necessário, afinal de contas, a empresa precisa crescer e ganhar competitividade.

Nesse sentido, planilhas são bastante limitadas. Elas, por exemplo, não facilitam a análise de grandes volumes de dados, também não automatizam determinadas tarefas e nem integram diferentes setores.

Tecnologias de ponta, sim, fazem tudo isso.

Adiante, esclarecemos os principais motivos para abandonar as planilhas na gestão da sua empresa e conhecer novas tecnologias, como sistemas de Help Desk. Boa leitura.

Abandonar as planilhas ajuda no uso de grandes volumes de dados

Planilhas não facilitam o trabalho com grandes volumes de dados. Com o tempo, elas se tornam pesadas, difíceis de usar e de fazer ajustes, e até mesmo o compartilhamento dos dados desejados com outros profissionais/setores fica inviável.

Em resumo, planilhas, quando comparadas a tecnologias mais modernas, engessam o trabalho com grandes volumes de dados, resultando em prejuízo à empresa. Se analisar o contexto atual, no qual o uso de dados é estratégico, essa fraqueza se revela um problema.

Novas tecnologias, por sua vez, coletam e estruturam dados autonomamente, o que facilita o trabalho. Além disso, as informações são salvas na “nuvem”, o que demanda menos memória do computador e viabiliza o compartilhamento dessas informações preciosas.

Segurança da informação

O uso de dados precede outra temática relevante: segurança da informação (SI). As empresas estão passando por uma transformação digital, o que gera dados valiosos e volumosos, que não devem ser perdidos ou cair nas mãos erradas. Logo, SI é crucial.

Planilhas não contam com sistemas avançados de segurança, são mais fáceis de acessar (muitas vezes, sem senha) e suas informações ficam salvas no computador da empresa, o que coloca os dados em risco — caso haja uma pane tecnológica, por exemplo.

Novas tecnologias são pensadas em termos de SI, afinal, já nasceram na quarta revolução industrial. Possuem mecanismos de segurança atualizados remotamente, e seus dados são armazenados em supercomputadores. Isso, claro, é uma vantagem.

Soluções pouco (ou nada) focadas

Planilhas são generalistas. Com elas, você pode criar um sistema para acompanhar o fluxo de caixa, mas também elaborar um cronograma de jogos do seu filho ou de manutenções do seu carro. Essa falta de especificidade, nos negócios, é um ponto fraco.

O motivo é simples: alguns comandos são específicos, demandam soluções específicas, que a planilha não pode oferecer. O atendimento ao cliente, por exemplo, que hoje é omnichannel, não é devidamente registrado com uma planilha.

Novas tecnologias são mais focadas. Elas são dedicadas a determinados tipos de empresas ou processos, como o atendimento ao cliente ou a emissão de nota fiscal. Isso quer dizer que apresentam soluções mais profundas, bem pensadas e interessantes.

Emissão de relatórios gerenciais

Um adulto comum toma, em média, 35 mil decisões por dia. Muitas dessas decisões são inconscientes, claro. O ponto é que, entre tantas decisões, um gestor toma algumas que são cruciais para os negócios — e precisa subsidiá-las em relatórios gerenciais.

Planilhas produzem relatórios pobres e, por causa da dificuldade de trabalhar com dados volumosos, eles não são profundos o suficiente. Esses relatórios precisam ser alimentados manualmente, o que demanda tempo e energia da equipe de trabalho.

Por outro lado, novas tecnologias oferecem relatórios mais robustos. Como são específicas (não generalistas) e facilitam o trabalho com dados, permitem a obtenção de relatórios completos, precisos e pensados para atender a determinada necessidade.

Acesso remoto

Outro ponto importante é o acesso. Hoje, algumas planilhas podem ser usadas na nuvem, mas os dados demoram para carregar, sua interface não é responsiva (que se adapta à tela usada) e nem atendem aos padrões mais rigorosos de segurança.

Veja, por exemplo, o trabalho de uma equipe de marketing. As informações presentes na planilha da equipe, como testes ou pesquisas com clientes, precisam ser acessadas de qualquer lugar, em qualquer dispositivo (como um smartphone) e com segurança suficiente. A planilha não atende a esses quesitos adequadamente.

Nesse aspecto, novas tecnologias atendem à demanda por trabalho remoto com mais qualidade. Vários profissionais podem ser inclusos em determinados processos ou projetos, bem como acessar as informações desejadas de qualquer lugar ou dispositivo.

Automação de atividades-chave

Com o avanço das tecnologias, uma palavra bastante popular é a automação. Em suma, refere-se à substituição (total ou parcial) do trabalho humano pelo de máquinas, especialmente nos processos burocráticos e repetitivos. Isso gera competitividade.

Planilhas automatizam poucas tarefas. Atividades mais complexas, como o envio de feedbacks para os clientes, são quase impensáveis de serem automatizadas. Isso deixa a equipe sobrecarregada com o rotineiro, enquanto deixa de lado o que é estratégico.

Em contraponto, novas tecnologias permitem a automação de uma infinidade de atividades, dependendo do foco da sua solução (especificidade). Com isso, é possível ganhar em produtividade e reduzir o número de erros e problemas no expediente.

Valor para o cliente final

Toda empresa tem dois principais objetivos: fazer e manter clientes. Para isso, precisa saber gerar valor e superar expectativas. A tecnologia, por si só, não gera valor. Porém, as soluções oferecidas pela tecnologia, como velocidade e precisão, geram muito valor.

Portanto, ao analisar o assunto de maneira profunda, é possível afirmar que um dos principais motivos para abandonar as planilhas é o baixo valor agregado aos clientes. Não há nada de novo, rápido ou preciso que te faça entregar mais que a concorrência.

Tecnologias novas e especializadas, por sua vez, podem proporcionar uma melhor experiência de compra e pós-compra. A empresa pode manter a proximidade com o cliente, automatizar o que é burocrático e focar a otimização de cada ponto de contato.

Como pode observar, existem muitos motivos para abandonar as planilhas na gestão da sua empresa. Elas dificultam o uso de dados volumosos, o acesso remoto e geram menos valor para os clientes, entre outras desvantagens. Portanto, é preciso buscar por soluções mais modernas, seguras e específicas, como a plataforma Movidesk.

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