Aprenda como gerenciar e-mails e ter uma rotina mais organizada

Sabe aquela sensação de sufoco que vem da bagunça, quando mal sabemos por onde começar a organização? Isso acontece bastante no cotidiano de muitos profissionais na hora de abrir a caixa de entrada de correios eletrônicos. Por isso, é importante que você saiba como gerenciar e-mails.

O problema do acúmulo de mensagens é que, além de nos deixar apavorados, desorganiza nossa rotina e gasta boa parte do nosso tempo desnecessariamente.

Saber organizá-las é uma prática fundamental para qualquer profissional, principalmente para aqueles que trabalham na gestão de atendimento ao cliente, cuja rotina é bastante agitada.

Quer aprender como gerenciar seus e-mails de forma eficiente? Vem com a gente e confira os tópicos a seguir!

As pessoas ainda usam e-mail para se comunicarem?

Para o início da nossa conversa, esta pergunta é de suma importância. Isso porque há muita gente que taxa o e-mail como um meio de comunicação obsoleto. Ele pode até ser antigo, mas no ambiente corporativo, continua sendo um dos principais e mais eficientes canais para se comunicar. Seja para escrever uma mensagem formal para um cliente, seja para transmitir informações internas para os colaboradores, essa mídia é bastante útil e oferece diversos recursos.

Trajetória do e-mail

O e-mail surgiu em meados da década de 1970, por meio do engenheiro Ray Tomlinson, que carrega a marca de ter enviado a primeira mensagem via correio eletrônico. A partir dessa data, o e-mail foi ganhando corpo, recursos e aplicações diversificadas e avançadas.

No Brasil, essa ferramenta de comunicação chegou nos anos 1990, no início do uso da internet no país. Sua popularização ocorreu a partir de 1996, com a criação dos provedores gratuitos. Primeiro foi o Hotmail, sucedido pelo G-mail, Yahoo, entre outros.

Hoje, mesmo com a popularização das redes sociais da internet, o e-mail permanece em uma posição de destaque enquanto meio de comunicação, principalmente no universo empresarial e também no atendimento ao cliente.   

Por que saber como gerenciar e-mails é tão importante assim?

Por ser um dos meios mais utilizados para se comunicar, o fluxo diário de mensagens entre empresas e clientes tende a ser gigantesco, correto? Portanto, em meio a tantos correios eletrônicos, saber como gerenciar e-mails é fundamental para a organização de sua rotina de trabalho na empresa.

É uma das chaves, também, para melhorar o relacionamento do negócio com os clientes, além de aumentar a eficiência e a produtividade no cotidiano de trabalho. Afinal, o bom gerenciamento evita que você perca mensagens relevantes e deixe de responder a um assunto urgente.

Os benefícios de gerenciar a caixa de e-mails

Além de sua importância funcional, entender como gerenciar e-mails oferece alguns benefícios que não podem ser descartados, ainda mais em uma rotina em que o tempo urge e na qual temos a impressão de que as 24 horas do dia são insuficientes para fazermos tudo o que precisamos, não é mesmo?

Entre eles, podemos destacar:

• produtividade;
• otimização do tempo;
• eficiência no trabalho;
• qualidade do fluxo de e-mails, tanto as entregas quanto o recebimento;
• organização.

Como gerenciar e-mails de forma eficiente no dia a dia?

Agora que você compreendeu a importância de saber como gerenciar e-mails, está na hora de aprender como fazer isso na prática, de forma correta, não é? O primeiro passo é contar com um gerenciador. Como já comentamos aqui, existem provedores gratuitos que oferecem diversos recursos voltados para organizar e otimizar os fluxos de mensagens eletrônicas. Então, não há desculpa para não usar, viu?!

No atendimento ao cliente, o gerenciador de e-mails é indispensável para organizar, automaticamente, as mensagens recebidas e enviadas, permitindo que sua empresa tenha o controle total dos correios eletrônicos, não deixando passar nada — inclusive um cliente sem resposta. Veja algumas dicas a seguir.

Organize as mensagens por pastas

Organizar as mensagens por pastas garante uma organização fora de série, pode apostar. Seja na sua caixa de entrada pessoal, seja no atendimento ao cliente de sua empresa, nomear pastas e encaminhar os e-mails — segundo as suas categorias — resulta não só em organização, como gera um banco de dados que vai ajudar a encontrar qualquer conteúdo. 

Dessa forma, os correios eletrônicos não se perdem. Vale a pena lembrar que os provedores ofertam recursos que permitem que os e-mails sejam automaticamente armazenados em pastas.

Defina horários específicos para ler e responder e-mails

Estabelecer um horário específico do dia para ler e responder e-mails é uma prática bastante eficaz de gerenciamento. Ajuda você a se organizar melhor e dar conta de todas as suas demandas. Outra opção é agendar horários durante o dia para a checagem e respostas de e-mails, de modo a não deixar que o montante fique grande demais.

Deixe como “não lido” os pendentes

Essa técnica serve, principalmente, para você não correr o risco de perder algum e-mail importante e de seu interesse. Se não pode visualizar nem responder na hora, marque como não lido e ele ficará em destaque. Isso é muito importante, pois imagine perder alguma oportunidade em razão de não ter lido o comunicado por falta de organização. Sim, é algo que não pode acontecer.

Responda na hora os assuntos mais urgentes

Se você reservou um momento para checar os e-mails, não deixe para responder em outra hora. Sabe aquele ditado popular: “Não deixe para amanhã o que se pode fazer hoje”? Ele se encaixa muito bem às práticas de organização e gerenciamento da caixa de entrada.

Há casos, inclusive, que os assuntos das mensagens são urgentes, o que aumenta ainda mais a necessidade de dar maior atenção e responder imediatamente. Quando se utiliza o e-mail para se fazer atendimento ao cliente, então, é mais do que necessário responder o mais rápido possível, para garantir a sua fidelização com a empresa.

Estabeleça prazos para as respostas

Você pode, também, estabelecer alguns prazos para dar as respostas, avaliando o grau de relevância de cada e-mail. Essa técnica ajuda a fazer o controle diário das mensagens eletrônicas e não deixar nada para trás.

No mercado, existem diversas ferramentas e aplicativos que podem ajudar a fazer o gerenciamento de sua caixa de entrada. Há serviços pagos e gratuitos que vale a pena você consultar e ver as possibilidades. Mais importante do que isso, porém, é você saber como gerenciar e-mails e entender a importância dessa prática no cotidiano de trabalho, ainda mais quando se atua com atendimento ao cliente.

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