Gestão de custos: aprenda como fazer da forma mais eficiente

A correta gestão de custos soma uma série de benefícios à organização, tornando-a mais competitiva no mercado, rentável aos proprietários e atraente para os novos investidores. Infelizmente, a temática nem sempre recebe a atenção necessária da alta administração.

Imagine que sua empresa conta com custos abaixo da média do mercado. Você terá duas grandes vantagens: primeiro, poderá ter preços finais competitivos, iguais ou até inferiores aos da concorrência; segundo, terá uma margem de lucro mais robusta para trabalhar.

Para tal, é preciso fazer a gestão de custos. Não é só sair cortando gastos, pois muitos custos são estratégicos e determinam o sucesso nos negócios. É necessário selecionar com acerto o que deve ser eliminado ou reduzido, além do que deve ser mantido ou ampliado.

Nos próximos tópicos, esclarecemos pontos importantes: o que é gestão de custos, por qual razão investir e como fazer isso com acerto, entre outras coisas. Então, continue sua leitura.

Afinal de contas, o que é gestão de custos?

Pense no custo como o valor monetário de um determinado recurso. Na empresa, quase tudo tem um valor monetário, ou seja, quase tudo tem um custo. Das coisas mais básicas, como o cafezinho, até as mais complexas, como modernas máquinas automatizadas.

Ao considerar um ou outro custo, parece algo simples; algo que quase não afeta a empresa. Ao somar tudo, o resultado surpreende. O custo para manter o negócio em funcionamento pode ser mais alto que as receitas obtidas, resultando em prejuízo financeiro no exercício.

Por esse motivo, é preciso praticar a gestão de custos. Em resumo, essa gestão diz respeito ao conjunto de políticas e práticas que permitem direcionar com acerto os valores monetários necessários ao funcionamento da organização, gerando mais ganhos e menos prejuízos.

No entanto, é superficial enxergar essa gestão como um lema do tipo “corte o máximo que puder”. Vai muito além disso. É necessário identificar os custos que devem ser eliminados, reduzidos, mantidos ou ampliados, em seguida fazer isso com determinação e precisão.

Não é um trabalho fácil. Muitos empregados e fornecedores podem sentir-se prejudicados e reduzir alguns custos pode ocasionar certo mal-estar temporário. No fim das contas, porém, isso garante a sustentabilidade das finanças, além de liquidez e rentabilidade ao negócio.

Quais os objetivos da gestão de custos?

Um gestor pode fazer a gestão de custos por muitos objetivos, inclusive porque considera um ritual importante ao seu estabelecimento. Porém, aqui, vamos considerar três objetivos gerais e que certamente devem ser ambicionados. Confira!

Manter o controle das contas

O primeiro e mais óbvio objetivo: manter as contas da empresa em ordem. Toda empresa tem uma série de custos e mesmo os menores, caso negligenciados, podem causar um mal enorme e inviabilizar a permanência do negócio no mercado, levando-o ao fracasso.

Em mercados mais competitivos, como o de commodities, a aquisição de um produto por R$ 0,1 a mais ou a menos pode resultar no êxito ou na falha das vendas, bem como em preços mais ou menos atraentes aos compradores finais. Logo, cada centavo importa, literalmente.

A falta de gestão de custos pode promover o descontrole das contas. Um ambiente em que nem mesmo os gestores sabem exatamente quanto estão gastando e o quanto isso afeta a organização. Isso afeta o empreendimento de tantas formas quanto é possível imaginar.

Maximizar o que é estratégico para a empresa

A gestão de custos não se resume a funções de adição e subtração. É preciso olhar para o futuro da organização, pensar no que gera maior retorno financeiro e agrega valor às partes interessadas (clientes, funcionários, investidores etc.). Só depois, decidir o que fazer.

Em vista disso, outro grande objetivo é otimizar o que é estratégico à empresa. Se um custo gera mais vantagens do que desvantagens, ele deve ser mantido e talvez até ampliado.

Veja o caso do investimento em novas tecnologias, como uma plataforma de Help Disk. Isso é estratégico, pois aprimora o relacionamento com os clientes e mitiga falhas operacionais. Portanto, cabe à gestão de custos avaliar como incorporar essa tecnologia ao trabalho.

Em alguns momentos, no entanto, o mais estratégico é simplesmente eliminar certos custos. Se um contador está pagando um imposto indevido, é preciso cortar isso. Eliminar custos desnecessários também é estratégico à empresa e precisa fazer parte da rotina.

Melhorar os resultados financeiros

Os resultados financeiros podem ser monitorados de diversas formas, por exemplo, em termos de rentabilidade, liquidez, lucratividade e retorno sobre investimento. A gestão de custos objetiva fazer com que cada um desses resultados sejam mais saudáveis.

Em termos de lucro, deve pensar em como certos gastos podem ser removidos para que o ganho final seja maior. Já quanto ao retorno sobre investimento (ROI), precisa garantir que os investimentos de maior ROI façam parte da empresa e os de menor, sejam mitigados.

É preciso destacar que gerar melhores resultados financeiros não tem a ver apenas com cortar gastos, mas com quais gastos cortar e quais otimizar. Quando isso é feito com êxito, todo o empreendimento — nos diversos níveis e áreas — é beneficiado e pode progredir.

Como funciona a gestão de custos?

A gestão de custos começa com a identificação de todos os custos presentes na empresa, mesmo os menores. Depois é preciso classificá-los, de maneira que facilite o trabalho diário. Então, gerenciá-los de modo que melhore os resultados financeiros da empresa. Veja!

Identifique os custos existentes

Existem muitos custos que determinam o funcionamento do negócio — e quanto maior a empresa, geralmente maiores são seus custos. Portanto, o primeiro passo é identificar todos esses custos e sua periodicidade (se o custo é mensal ou trimestral, por exemplo).

Algumas empresas contam com sistemas gerenciais que catalogam os custos com base nos registros de saídas do caixa. Ou seja, após cada retirada de dinheiro do caixa da empresa, seu valor total e destino são registrados, o que simplifica a identificação dos custos.

Nesse caso, basta acessar o fluxo de caixa da empresa e identificar todos os custos dos últimos meses. Fazer uma lista na qual seja possível identificar todos esses custos, do maior para o menor. Assim, terá controle e saberá precisamente para onde o dinheiro está indo.

Classifique os custos de maneira apropriada

O recurso destinado ao pagamento de contribuições tributárias provavelmente não está na mesma categoria que o custo das campanhas de marketing ou incentivos para o time de vendas. Conhecer essas categorias e diferenciar os custos é muito importante para a gestão.

Portanto, classifique os custos de maneira que seja utilitária à empresa. Quais são os custos fixos e variáveis? Diretos e indiretos? Nesses dois casos, é interessante contar com a equipe de contabilidade.

Outra possibilidade é diferenciar os custos que são estratégicos e não estratégicos. O primeiro diz respeito ao que pode gerar retorno financeiro para a empresa, como marketing e vendas. O outro refere-se aos custos necessários à operação, como impostos e aluguel.

Administre os custos com acerto

A lista dos custos existentes e sua classificação não existe apenas para satisfazer uma demanda burocrática, ela ajuda a administrar esses custos com acerto. Com uma boa lista em mãos, será possível ter uma visão sistêmica e decidir o que fazer.

Nesse caso, é preciso lembrar que alguns custos precisarão ser eliminados. O pagamento indevido de impostos é um bom exemplo. Enquanto outros custos precisarão ser reduzidos por meio de negociações ou estabelecimento de novos hábitos.

Existem, ainda, aqueles custos que serão ampliados. O investimento em marketing, que é estratégico e capaz de gerar novos negócios, é um bom exemplo disso. Ele pode gerar mais recursos financeiros para a empresa, portanto deve ser tratado como investimento.

Monitore os indicadores de desempenho

É preciso monitorar os indicadores que se relacionam aos custos existentes na empresa. Eles poderão dizer se o negócio está indo na direção certa ou se é preciso mudar e como fazer isso. Então, nesse caso, é preciso estabelecer um conjunto de indicadores.

Um dos indicadores mais importantes é o lucro líquido. Para encontrá-lo, basta subtrair o custo total da receita obtida em determinado período (lucro = receita obtida – custos). Outra possibilidade é identificar a margem de lucro, que é um percentual, como verá adiante:

margem de lucro (%) = lucro obtido / receita total x 100

Ao monitorar bons indicadores, saberá se os custos estão de acordo com o que é desejado. Também poderá agir com mais rapidez e prontidão, com base em números reais e não no simples achismo. Desse modo, terá mais chances de fazer uma ótima gestão.

Estabeleça um teto para os gastos

Os custos devem sempre caber na receita, salvo algumas exceções. Isso quer dizer que o que sai do caixa não deve superar as receitas do exercício, do contrário terá prejuízo financeiro e poderá fracassar. Para evitar esse problema, é interessante um teto dos gastos.

Um teto estimula até quanto é possível gastar e em quais áreas. Por exemplo, uma empresa que fatura R$1 milhão por mês pode estabelecer um teto de R$900 mil, deixando uma folga para que não fique no “aperto”. Isso contribui para manter as contas em ordem.

Estabelecer esse teto depende de diálogo. É preciso ouvir os outros líderes da empresa e verificar como todos podem se adequar ao limite estabelecido. Não é preciso que o teto seja muito rígido, pois será preciso ampliá-lo com o tempo, segundo o desempenho da empresa.

Qual a importância de fazer uma gestão de custos?

A correta gestão de custos não é só importante, ela é essencial; e há muitos motivos para isso. Quando a empresa controla suas retiradas de caixa e sabe exatamente para onde o dinheiro está indo, tem mais chances de investir no que é certo e obter altos níveis de ROI. Confira, adiante, os pontos que tornam tão importante investir no assunto!

Criação de um negócio sustentável

Muitos negócios não são sustentáveis. Eles podem até gerar lucro e retorno aos investidores no curso prazo, mas no longo estão destinados ao fracasso. Esses empreendimentos operam com custos crescentes e chega um momento em que se torna insuportável continuar.

A correta gestão dos custos permite que se crie um negócio sustentável, capaz de sobreviver por longo prazo, de maneira saudável. Os custos não crescem de maneira desproporcional às receitas, também não sufocam o crescimento.

Em vista disso, é possível afirmar que algumas das empresas mais longevas do mercado se preocupam bastante com seus custos e em como eles são priorizados. É por esse motivo que conseguem se manter competitivas por mais tempo que as outras empresas do mercado.

Repasse de preços competitivos aos clientes

Definir preços adequados para os bens ou serviços comercializados é, provavelmente, uma das tarefas mais importantes do gestor. Se o preço for muito alto, vai afastar os clientes; e se for muito baixo, pode deixar o estabelecimento no “vermelho”.

Estabelecer preços competitivos, porém, depende diretamente dos custos iniciais. Os preços são definidos a partir de uma plataforma de custos. Logo, quanto maiores os custos iniciais, maiores serão os preços e menores serão as margens de lucro do exercício.

O contrário também é válido. Quanto menores os custos, mais competitivos os preços e maiores serão as margens do empreendimento. Essa margem superior pode ser usada para obter mais lucro ou para estabelecer preços promocionais, capazes de atrair mais clientes.

Retornos superiores aos investidores

Um negócio é atraente aos investidores quando gera retornos acima da média do mercado. É fácil constatar que ninguém quer colocar dinheiro em uma organização incapaz de gerar retorno sobre investimento, pois isso seria o mesmo que perder ou imobilizar dinheiro.

Criar um negócio “enxuto”, com custos baixos, é uma ótima forma de gerar rentabilidade. Isto é, de proporcionar maiores ganhos aos investidores. Por consequência, os investidores considerarão o negócio atraente e poderão investir mais dinheiro no seu crescimento.

Por outro lado, negócios que contam com uma estrutura de custos muito elevada são menos rentáveis. Eles não conseguem transformar o dinheiro que entra em retorno aos investidores, pois esse capital já está comprometido com dívidas de curto prazo.

Estrutura capaz de suportar períodos de crise

É muito comum que o mercado enfrente crises financeiras. Algumas são bastante intensas e duradouras. Nesses casos, empresas endividadas encontram problemas para se manter no mercado, pois as contas não fecham e os credores não são muito compreensivos.

Manter uma estrutura de custos “enxuta” é importante para períodos de crise, mesmo com receitas mais baixas, a empresa poderá continuar operando sem precisar recorrer a crédito externo ou endividamento. Sendo assim, manterá sua saúde financeira.

Muitas empresas não têm essa capacidade, pois estão endividadas. Portanto, quando uma crise intensa chega, é difícil manter as contas em ordem e o caminho mais provável é a falência. Não por acaso, em períodos de crise, os níveis de mortalidade são elevadíssimos.

Quais as dicas para uma gestão de custos eficiente?

Há pouco, apresentamos os principais passos para fazer uma boa gestão de custos, como identificar quais são principais custos e estabelecer um teto de gastos. Nesse tópico, vamos oferecer algumas dicas complementares. Por esse motivo, continue com a gente!

Todos devem participar

Primeiro, é preciso eliminar a ideia de que gestão de custos é coisa da alta administração. Todos, do diretor executivo ao estagiário da empresa, devem sentir-se responsáveis pelos custos operacionais e precisam participar do processo de redução dos gastos.

Para tanto, estimule que os próprios funcionários identifiquem custos que podem ser eliminados. Faça reuniões para ouvir o time, estabeleça caixinhas de sugestões ou dedique um endereço de e-mail para que os empregados compartilhem suas ideias.

Quando o time participa, é muito mais provável que os custos sejam reduzidos com acerto. Isso porque os funcionários envolvem-se desde o primeiro momento e não acham que isso é coisa da alta administração. Ou seja, gera mais engajamento e colaboração.

Nenhum custo é pequeno demais

É errado considerar que esse ou aquele custo é pequeno demais e nem merece ser analisado. Essa mentalidade faz com que custos pequenos e supérfluos permaneçam na empresa, mesmo sendo possível eliminá-los.

Nesse caso, é preciso adotar a perspectiva de que nenhum custo é pequeno demais que não mereça ser estudado. Esses pequenos custos, quando somados, são suficientes para reduzir ou até eliminar o problema financeiro da empresa. Logo, é preciso olhá-los com cuidado.

Do mesmo modo, não há nenhum custo importante demais que não possa ser eliminado ou reduzido. Então, estude os custos que considera mais importante e avalie como eles podem ser reduzidos. Pequenas reduções fazem diferença e podem equilibrar as contas.

Comece por onde dói menos

Ao pensar na redução de custos, os gestores ou empresários costumam começar por onde é mais fácil (e também mais dolorido). Muitos demitem funcionários ou eliminam incentivos oferecidos, o que afeta o bem-estar e a participação da equipe de trabalho.

É preciso começar por onde dói menos. Entre em contato com os fornecedores da empresa e comece a renegociar os preços de aquisição dos insumos. Pequenas reduções, entre 3% e 5%, aumentam a margem de lucro do exercício e ajudam a manter as contas em ordem.

Outa possibilidade é reunir a equipe e estimular a redução do consumo diário. Reeducar o time quanto ao uso de copos plásticos, água, energia e assim por diante. Ou, ainda, entrar em contato com a contabilidade e verificar tributos que podem ser cortados.

Quais os erros mais comuns na gestão de custos?

Alguns erros são cometidos com recorrência e podem prejudicar bastante as contas da empresa. Um bom exemplo é reduzir custos com base no achismo, sem contar com dados que subsidiem boas decisões. Adiante, explicamos dois erros recorrentes!

Achar que todo custo é gasto

Muitos gestores acham que todo custo é um gasto, então tentam eliminá-lo. Esse pensamento faz com que a administração corte o que é estratégico para a empresa e gera receita, enquanto mantém o que não é estratégico.

Veja o caso de investimentos em novas tecnologias, de incentivos aos vendedores ou novas estratégias de vendas: são custos estratégicos, pois geram mais receita à empresa. Ao cortá-los, o gestor mais prejudica do que beneficia o empreendimento.

Nesse caso, cabe um pensamento mais crítico. O que é simplesmente gasto e o que é investimento? O que pode gerar novos negócios e mais receita? Ao fazer essa distinção e identificar os custos com alto ROI, saberá o que cortar.

Não contar com dados

Gestores menos instruídos costumam cortar custos com base no achismo. Não conhecem exatamente os custos da empresa, quase nunca estudam o fluxo de caixa da empresa ou o demonstrativo de resultados do exercício, mesmo assim acham que fazem o que é certo.

Esse excesso de confiança é um problema. A empresa pode deixar custos que poderiam ser reduzidos passar, afinal de contas, o gestor não consegue lembrar de todos os custos ou não nota aqueles que realmente afetam a rentabilidade do empreendimento.

Nesse caso, deixar de considerar relatórios e demonstrativos é um erro. Esses documentos contam com dados realmente úteis à decisão gerencial e refletem o que realmente acontece no expediente. Portanto, subsidiam decisões mais ágeis, precisas e consistentes.

Como a tecnologia pode ajudar todo o processo?

A tecnologia é uma importante aliada de todo esse processo. Ela pode ajudar a monitorar os principais custos, identificar “gargalos” que custam caro à empresa e obter relatórios com dados verídicos. Tudo em apenas alguns segundos.

É preciso, no entanto, selecionar a tecnologia certa. Há muitas possibilidades. Um software de gestão financeira, por exemplo, facilita o acompanhamento dos custos e o cálculo do ROI sobre os investimentos feitos. Assim, é possível manter o que realmente funciona.

Plataformas de Help Desk, outro exemplo, ajudam em todo o atendimento ao cliente, aumentam a produtividade, reduzem erros e conflitos que custam caro à empresa. Dessa maneira, é possível reduzir custos e aumentar os ganhos no exercício.

Enfim, agora você já sabe o que é gestão de custos e qual a sua importância. Lembre-se de que é preciso começar colocando os custos na “ponta do lápis”, identificando todos (mesmo os menores). Em seguida, é preciso classificá-los e direcioná-los, de modo que os menos rentáveis sejam reduzidos ou eliminados e os mais rentáveis, mantidos ou até ampliados.

Agora que está por dentro do tema, que tal compartilhar suas principais experiências, dúvidas ou sugestões sobre o assunto? É só deixar um comentário. Vamos lá!