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Enquanto um projeto é executado, independentemente do setor, algumas pessoas precisam se responsabilizar por tarefas específicas. Não apenas na sua execução, mas principalmente na coordenação de todas as pessoas envolvidas. Porém, quando algo não sai como o planejado, pode ser difícil reconhecer quem é o responsável por corrigir a situação. Com isso, pode-se levar a um grande atraso na entrega do resultado final. Uma forma de lidar com essa situação, é utilizar a Matriz de Responsabilidades RACI em sua gestão.
É possível que você ainda não conheça essa matriz. Mas ela é uma ferramenta muito útil para facilitar a gestão de projetos em qualquer negócio. Depois que você e sua equipe se acostumarem com ela, será bem mais fácil administrar seus recursos humanos no dia a dia.
Para ajudar, vamos falar um pouco mais sobre essa matriz. Quais suas principais vantagens e como você pode colocá-la em prática no seu negócio? Acompanhe!
O que é e para que serve a Matriz de Responsabilidades RACI?
A Matriz de Responsabilidades RACI é uma ferramenta para atribuir responsabilidade sobre diferentes tarefas, a diferentes indivíduos ou grupos de colaboradores. “RACI” é uma abreviação das quatro atribuições que essa matriz oferece:
- Responsible (responsável): diz respeito às pessoas que executam o projeto diretamente;
- Accountable (aprovador): se refere ao gestor do projeto. É aquele que coordena a equipe e decide quando o resultado está aprovado ou precisa de ajustes;
- Consulted (consultado): é o indivíduo ou grupo que você consulta para garantir a melhor execução do projeto. Podem ser membros da equipe ou uma empresa terceirizada. O consultado oferece feedback para as tarefas e orienta na correção de erros;
- Informed (informado): são aqueles para quem o projeto é direcionado, seus clientes imediatos, e que devem ser informados do seu progresso. Nem sempre estão envolvidos no processo de tomada de decisão, mas também precisam estar cientes de todas as ações executadas.
A ideia é usar esses títulos para atribuir a cada indivíduo as posições necessárias dentro do projeto. Assim, você garante que a sua execução seja mais próxima do plano original.
Quer entender melhor a Matriz RACI? Veja só:
Qual é a importância da Matriz de Responsabilidades RACI para a gestão de projetos?
O uso da Matriz de Responsabilidades RACI traz diversos benefícios para você e sua equipe durante a execução de seus projetos. Veja aqui os principais exemplos que podemos destacar!
1. Distribuição clara de tarefas
O primeiro objetivo da Matriz de Responsabilidade é, justamente, atribuir responsabilidades a cada um dos agentes dentro do projeto. Quando um profissional não tem certeza de quais são suas atribuições, fica bem mais difícil planejar o próprio dia a dia ou mesmo lidar com situações cotidianas, não é mesmo?
Sem mencionar que, quando algo não sai como planejado, é importante saber quem deve tomar uma atitude para ajustar tudo. E, se alguém tem uma dúvida, essa pessoa pode ir diretamente ao responsável e ter uma resposta mais certeira e rápida.
2. Comunicação otimizada dentro da equipe
Você provavelmente já passou por uma situação profissional em que precisou entrar em contato com alguém para executar uma tarefa em conjunto, ou para ter certeza que suas escolhas não teriam impactos negativos no trabalho dos demais. Porém, depois de procurar bastante, ninguém parecia estar informado o suficiente para responder suas dúvidas.
Com o auxílio da Matriz de Responsabilidades RACI, essas tarefas e posições já são distribuídas com suas atribuições claras desde o início, evitando que haja qualquer dúvida em relação às atitudes de cada um. Dessa forma, você não precisa falar com todo mundo para encontrar a única pessoa responsável pela tarefa em questão.
3. Manter o controle durante o turnover
Mudanças no quadro da equipe são inevitáveis, mas a quantidade de responsabilidades não costuma mudar com a mesma frequência. Sendo assim, você pode precisar redistribuir algumas tarefas sempre que alguém sai do time, pelo menos até ter uma reposição. Como a matriz também inclui todas essas atribuições, é mais fácil saber quais partes do projeto precisam de mais recursos e como você pode realocar sua equipe para que todas as bases estejam cobertas.
4. Alocação mais eficiente de recursos humanos
Sua equipe é, e sempre será, o maior recurso da sua empresa. Se você está lidando com um projeto para um cliente de alto valor, então precisa tirar o maior proveito possível do seu time sem comprometer seu rendimento no longo prazo.
Orientando-se por meio da Matriz de Responsabilidades RACI, você pode identificar esses buracos e reorganizar os colaboradores para otimizar a execução das tarefas, fazendo com que você alcance resultados melhores com o mesmo tempo e recursos disponíveis. E, quanto mais eficiente você for nesse ponto, melhor será o produto final entregue ao cliente.
5. Maior senso de responsabilidade
Uma das principais razões para a perda de produtividade em muitas equipes é que, apesar da importância de todas as tarefas, os colaboradores não se sentem responsáveis pelo projeto. Pouco a pouco, isso pode desgastar a energia de todos no dia a dia. Assim, pode haver uma redução da produtividade.
Ao ter uma definição mais clara das atribuições de cada indivíduo, você também vai transmitir a cada colaborador um senso de responsabilidade sobre algo dentro do projeto. Isso estimula um comportamento mais proativo por parte da equipe e torna o sucesso mais satisfatório.
Como colocar a Matriz de Responsabilidades RACI em prática?
De forma simples, uma Matriz de Responsabilidade é uma planilha na qual um eixo representa as pessoas envolvidas ou os cargos do projeto, enquanto o outro corresponde às tarefas a serem executadas.
Desta forma:
Nas interseções entre cada linha e coluna, é inserida uma das quatro letras acima (R, A, C e I), indicando que função cada pessoa ou cargo possui em relação a cada tarefa.
Como você pôde notar no modelo de Matriz de Responsabilidades RACI acima, é possível atribuir mais de uma letra a cada tarefa, mais de um cargo a cada letra ou mesmo deixar algumas áreas sem um Aprovador ou Consultor. Também é possível adaptar a fórmula, criando outras atribuições (letras) de acordo com a necessidade da sua equipe.
Agora que você entende melhor o que é a Matriz de Responsabilidades RACI e como ela pode contribuir com o seu negócio, é hora de considerar utilizá-la em seus projetos. Com mais esse recurso para se organizar, não será difícil elevar a produtividade dos seus projetos.
Para dar mais uma força, separamos aqui um artigo sobre gestão estratégica em TI. Veja como ele pode ajudar!
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