Passo a passo: aprenda como fazer uma reunião produtiva e eficiente

Imagine se todas as horas de trabalho desperdiçadas pudessem ser convertidas em iniciativas importantes de negócio? Mas nem sempre é fácil manter a produtividade em alta, não é mesmo? Acontece que é possível melhorar a cada dia, principalmente se você souber como fazer uma reunião produtiva.

É claro que muitos encontros são necessários para estabelecer metas, delegar tarefas e planejar estratégias. No entanto, existem algumas maneiras práticas de torná-los mais objetivos e eficientes. 

Ficou curioso para saber mais?

Neste post, vamos apresentar os principais benefícios de uma reunião produtiva e dar as melhores dicas para você conquistar esse objetivo. Continue a leitura.

Conheça os benefícios de uma reunião produtiva 

Sabia que, quando a empresa está indo bem e obtendo grandes lucros, uma das razões por trás disso são reuniões eficazes, que contribuem para o processo da tomada de decisão dos gestores? 

As interações saudáveis produzem melhores resultados, sempre com o apoio da equipe, claro. Afinal, a participação coletiva torna o colaborador mais criativo e inovador.

É porque trabalhar em grupo ajuda a pessoa a aprender com os outros e a aperfeiçoar as habilidades. Isso acaba impactando positivamente o desempenho da empresa. 

Além de tudo, as reuniões produtivas acabam com o desperdício de tempo, dinheiro e retrabalho, pois as demandas são bem distribuídas, existindo alinhamento nas ideias e foco nos projetos.

Saiba como fazer uma reunião produtiva

A seguir, confira as dicas para ser bem-sucedido nos encontros da empresa.

Automatize a sua agenda

Em vez de enviar mensagem de texto manual, use as ferramentas de automação do fluxo de trabalho para encontrar um horário que funcione melhor para todos.

Com as ferramentas certas, você não precisa se preocupar se um colaborador importante vai comparecer ou quantas vezes é preciso reagendar.  

Hoje, existem softwares e aplicativos muito úteis para organizar a agenda de compromissos.

Quando os participantes sabem o que levar e o que dizer, você reduz o tempo pela metade, permitindo que todos voltem à rotina normal no momento adequado.

Defina um objetivo claro

Você pode pensar que o objetivo de uma reunião é óbvio, mas nem sempre é. Por isso, é importante entender a verdadeira intenção de uma reunião planejada e comunicá-la aos participantes.

O objetivo de uma reunião pode ser um dos seguintes:

• fazer um acompanhamento das tarefas atribuídas;
• envolver os membros da equipe na solução de um problema;
• tomar uma decisão importante;
• compartilhar informações.

Com um propósito em mente, é mais provável que a equipe não saia da linha e mantenha o foco durante o tempo em que passarem juntos.

Envie um comunicado detalhado com antecedência

Se você é o líder de uma reunião, é importante deixar bem claro do que exatamente o encontro vai tratar e compartilhar os detalhes com o restante do grupo. 

Ao divulgar quais são exatamente os principais pontos abordados, as pessoas vão saber se a participação delas é necessária ou não e o que deveriam ter preparado também. 

Se todos estiverem aptos, a reunião vai ser bem mais produtiva.

Para conseguir isso, crie uma agenda com informações sobre o que será coberto, quanto tempo levará, objetivos e envie por e-mail pelo menos com 24 horas de antecedência.

Seja rigoroso com o horário

Se você diz que a reunião vai começar às 9:00, não comece às 9:30. Respeite o seu tempo e o dos outros aderindo à programação.

As pessoas podem levar meses para se acostumar, dependendo da cultura da empresa. Mas acredite: o gerenciamento mais rigoroso compensa.

Considere iniciar com uma tolerância de uns 10 minutos após a hora marcada, para dar às pessoas a oportunidade de chegar e se situar. Não é preciso adicionar esse tempo de volta ao fim do encontro.  

Limite a lista de convidados

Qualquer pessoa que não tenha um papel ativo no processo de tomada de decisão não precisa comparecer à reunião. Isso inclui superiores que desejam se manter informados e membros da equipe da linha de frente. 

Portanto, mantenha a lista de convidados a mais curta possível e atualize as pessoas que precisam saber os detalhes em um e-mail pós-reunião.

Ao limitar a participação, você otimiza bastante o tempo.

Então, se precisar conversar com a equipe sobre como executar as ideias, poderá comunicar as informações essenciais sem perder o tempo de todos ao descrever o caminho percorrido para a delimitação da estratégia final.

Fique de olho no relógio

Para garantir que as reuniões não se arrastem, reforçarmos a necessidade de ser incrivelmente rigoroso com o tempo.

E isso remonta à definição da agenda antes da reunião. Ao definir sua agenda, escreva exatamente sobre o que você estará falando e quanto tempo será gasto em cada tópico. 

Usando essas informações, calcule um total exato de quanto tempo será necessário para toda a reunião.

Como uma dica: tente mantê-la por cerca de 18 minutos.

Especialistas do TED, uma das mais conceituadas conferências, descobriram que a atenção das pessoas diminui significativamente após esse período.

Monitore a realização das tarefas acordadas

O verdadeiro trabalho começa após a reunião, concorda?

Para ver se todos estão no caminho certo e realizando as tarefas de acordo com a proposta, é necessário fazer um acompanhamento. Aqui, a necessidade de monitorar é preenchida por meio do feedback dos membros da equipe, mas também pode ser medida com relatórios.

Sabia que o próprio Movidesk é uma excelente ferramenta de monitoramento de indicadores? Confira:

A troca de informações é uma excelente maneira de os colaboradores comunicarem qualquer obstáculo que surgir durante o processo.

Também é um bom momento para descobrir quanto trabalho resta em tarefas pendentes.

Dessa forma, é possível tomar as providências a tempo, resolver situações problemáticas quando ainda são pequenas e agir proativamente.

Gostou de saber como fazer uma reunião produtiva?

Defina objetivos claros e prepare os caminhos para conduzir a sua equipe da melhor maneira.

Lembre-se de que o participante deve sair do local sabendo exatamente no que é necessário contribuir.

Steve Jobs, da Apple, chamou isso de “DRIs”, que significa, em português, “indivíduos diretamente responsáveis”.

Cumprindo essas dicas, sem dúvidas o gráfico de resultados da sua empresa vai subir. Pense nisso!

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