5 dicas para tornar o seu controle de clientes mais eficiente

Realizar o controle de clientes é tarefa fundamental para organizar dados que são de extrema importância nas estratégias de uma empresa. Para auxiliar os gestores, algumas dicas podem fazer toda a diferença.

Por quem a sua empresa bate mais forte? Se você pensou imediatamente no consumidor, provavelmente deve tê-lo como foco da sua estratégia. E isso é incrível! Contudo, como anda o controle de clientes no seu negócio? Tem certeza que a razão pela qual ele existe está sendo bem administrada?

É inegável, consumidores são o coração de toda organização. Eles ditam o ritmo do mercado e por isso sua pulsação precisa ser constantemente monitorada através de pesquisas de satisfação, por exemplo. Mas, com todos estes dados em mãos é fundamental organizar as informações a fim de oferecer o melhor atendimento possível. 

Como consequência de uma carteira de clientes bem estruturada, você acaba conhecendo melhor o seu comprador, prestando um serviço mais personalizado e antecipando soluções para ele. E então, quer saber como elaborar um controle de clientes eficaz para o seu negócio? Acompanhe nossas dicas neste post. ?

Foco no cliente

Se você acompanha nosso Blog, já deve saber que ter uma cultura Customer Centric, ou seja, com foco no cliente, é vital para a saúde de qualquer empresa. Afinal de contas, não basta ter um produto ou serviço excelente se a percepção da sua marca, por parte do consumidor, não é positiva. 

Nesse sentido, a estratégia que coloca o cliente no centro das atenções tem o objetivo de estabelecer uma relação leal e duradoura. E ela deve ser incorporada por todos os departamentos da companhia, como uma cultura que busca encantar, cativar e criar experiências extraordinárias em toda a jornada de compra.

Então, ao colocar o consumidor no foco da sua gestão comercial é primordial manter as informações alinhadas. Vem entender o porquê!

Importância do controle de clientes

Antes de mais nada, você precisa conhecer o seu público. Saber aspectos que vão além do nome e contato, como interesses e hábitos de consumo, podem munir seu negócio com informações pertinentes para uma campanha de marketing mais assertiva. Afinal, um atendimento personalizado pode ser o start que você precisava para enaltecer o valor entregue pelo seu negócio.

Este controle de clientes também é essencial para acompanhar e verificar se o planejamento da empresa está caminhando de acordo com as suas expectativas. Além disso, ao possuir o registro você poderá compartilhá-lo com outras áreas, como faturamento e logística, integrando todo o conhecimento.

Para sua equipe de vendas, ter um controle de clientes significa garantir o acesso a informações que trarão mais segurança na hora de abordar o comprador para fechar um negócio. Também é bacana em caso de novos colaboradores, que encontrarão facilmente os dados dos clientes – permitindo, assim, que eles absorvam rapidamente as diretrizes do trabalho.

Dicas para otimizar o seu controle de clientes

Já dizia minha mãe, quem ama cuida. E assim deve ser com tudo o que faz parte do nosso dia a dia, inclusive as pessoas que compram do nosso negócio, certo? Por isso, selecionamos 5 dicas que vão ajudar no controle dos clientes, melhorando a relação diária com eles. Prepare suas anotações e vamos direto ao que interessa!

1. Unifique os dados

Pode parecer uma tarefa maçante, mas assim que você terminar terá um documento valioso em mãos. Para unificar os dados da empresa, recolha as planilhas de todos os departamentos e padronize as informações em um único documento. Ao fazer isso, leve em consideração:

• Registros duplicados precisam ser mesclados;
• Informações, como por exemplo o número de telefone, bairro e cidade devem ser padronizadas para facilitar a consulta, eliminando variações;
• A segmentação dos clientes também é uma forma de simplificar seu controle (segmente por número de funcionários, indústria, região, etc);
• Permita que a base de dados seja editada, para que outros colaboradores possam completá-la conforme os insights vão surgindo ao longo do negócio;
• Crie um sistema de classificação ABC (com características como ticket médio e frequência/recorrência) para mensurar faturamento ou potencial de compra.

2. Atualize sempre

Um controle de clientes bem sucedido requer atualização constante. Não apenas dos dados que já estão registrados, como também dos campos que são coletados. Isso porque, com o passar do tempo, algumas informações acabam ficando menos interessantes, enquanto outras vão se tornando mais relevantes – no ponto de vista do mercado.

Pense que, se você trabalhar em cima de dados pouco úteis para o seu segmento, estará desperdiçando esforços. Então, reúna a equipe com frequência para avaliar o que pode ser descartado e o que deve entrar em seu instrumento de controle. Vale lembrar que a ideia deste material é atender às necessidades da empresa como um todo.

3. Observe os clientes inativos

Em um primeiro momento, não é aconselhado excluir os clientes inativos da sua base de contatos. O ideal é criar um espaço específico para eles. Ao observar que não existem mais interações com esse grupo de consumidores, sua empresa poderá focar em estratégias direcionadas para trazê-los de volta.

A partir disso, você terá novos contatos para incluir no seu controle de clientes ativos. E, só então, poderá excluir de vez aqueles que não têm mais a intenção de comprar com você.

4. Tenha um plano de segurança

Quando você não tem um plano de segurança e, por algum motivo, perde definitivamente o controle de clientes da sua empresa, duas coisas horríveis acontecem. A primeira delas é ver todo um trabalho minucioso de coleta e organização de informações ser jogado no lixo. A segunda, em caso de uma invasão de terceiros, é ser responsável por vazar os dados que o seu consumidor lhe confiou. 

Pensando nisso, é importantíssimo garantir que as informações sempre estarão protegidas. Então, tenha o hábito de fazer backups dos seus registros e os armazene em um local seguro. Também é essencial conhecer os níveis de segurança dos sistemas que você utiliza para manter a base de contatos.

5. Abrace a tecnologia

Uma ótima opção para quem deseja aperfeiçoar o controle de clientes é adquirir um sistema especializado nesse tipo de gerenciamento. O CRM (Customer Relationship Management) seria o mais indicado porque através dele você centraliza todas as informações, automatiza os processos relacionados ao funil de vendas e economiza tempo.

Outras dicas são fazer uso de recursos armazenados na nuvem e que permitam acesso remoto, como as planilhas do Google. Também, uma ferramenta de automação de e-mails pode auxiliá-lo a complementar suas ações de comunicação durante toda a jornada de compra do consumidor.

Não existe controle de clientes, sem controle de atendimento

Você acabou de ver algumas dicas para aperfeiçoar a maneira como organiza os dados do seu consumidor. Mas, deixa eu te contar: não adianta ter uma base de contatos impecável se você não trabalhá-la da melhor forma. Ou seja, prestar um atendimento excepcional!

Para simplificar e modernizar o seu relacionamento com o público, um sistema de Help Desk pode ser a solução. Com funcionalidades capazes de integrar os pontos de contato e gerenciar todas as solicitações, essa tecnologia também pode te ajudar a ganhar o jogo! Experimente agora mesmo, por sete dias grátis. ?