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Os desafios do gestor de TI tornaram-se ainda mais complexos com a evolução da tecnologia e da dependência que as empresas têm deste setor.
Afinal, já não é novidade que a área de TI é a peça-chave para qualquer organização. E é exatamente por ser tão importante para o desenvolvimento das empresas que a atenção deve ser redobrada com os trabalhos diários relacionados a ela.
Erros no momento de contornar os desafios do gestor de TI podem custar muito caro para a empresa e, até mesmo, ao responsável, principalmente por se tratar de um cargo de gestão. Por isso, é importante ter um planejamento bem alinhado, para que qualquer falha ou desatenção que aconteça, seja evitada a tempo.
Pensando nisso, compilamos neste artigo uma lista com os principais desafios do gestor de TI, junto com algumas dicas para contorná-los e manter tudo no caminho certo.
Boa leitura!
8 desafios do gestor de TI
O líder da gestão de projetos de TI não precisa apenas ser pró-ativo e eficiente, ele deve garantir que toda a equipe esteja neste mesmo caminho. Isso inclui contornar os desafios do gerenciamento de projetos de TI, incentivar sua equipe e dar o suporte necessário para que todos os colaboradores tenham facilidade em transpor os principais obstáculos do setor.
Vamos entender melhor quais são os principais desafios na gestão de projetos de TI e como você pode ultrapassá-los com maestria?
1. Deixar metas e indicadores da equipe claros o suficiente
Esse é um dos desafios do gestor de TI que está diretamente ligado a comunicação com a equipe. Questões relativas ao andamento, resultados e prazos de projetos devem ser apresentados de forma clara para todos os envolvidos neles.
Afinal, é exatamente desta forma que conseguimos medir o sucesso de cada projeto e a eficiência de cada etapa. Se esses indicadores não são comunicados para toda a equipe, seus colaboradores não saberão onde estão os acertos e tampouco quando as falhas ocorrem.
E, neste cenário, quanto antes os erros forem detectados, melhor, não é mesmo?
Pode parecer algo simples, mas a falta dessa transparência com a equipe atrapalha o gestor de TI e a empresa, principalmente quando for necessário alocar recursos e gerenciar a disponibilidade da equipe.
Quando as pessoas sabem em que ponto estão, e até onde precisam chegar em determinado estágio, o controle e gerenciamento ficam mais fáceis.
2. Segurança dos dados
Manter a segurança dos dados da empresa sempre foi um dos maiores desafios do gestor de TI, afinal, estamos lidando com a principal insegurança dos usuários. É, portanto, algo que deve ser levado muito a sério e com atenção máxima.
Infelizmente, ainda é muito comum ver empresas “acomodadas” com as soluções atuais de segurança, mesmo quando elas já estão antigas e defasadas.
Manter as soluções de segurança sempre atualizadas é, portanto, um pré-requisito básico para a área de TI. Assim como as formas de ataque e brechas evoluem, a sua segurança também precisa evoluir.
Além disso, não podemos, em hipótese alguma, desconsiderar os cuidados com:
- Senhas;
- Acessos;
- Controle de licenças,
- Bloqueios de mídias removíveis nos dispositivos
- E demais ações.
Manter esses dados em sigilo é um dos maiores desafios do gestor de TI e responsabilidade total deste setor. Além da clara necessidade, a proteção de dados e o foco na segurança são fatores de destaque dentro das empresas. Podem ser, portanto, ótimos diferenciais!
3. Saber o momento de investir em treinamentos
Quem está ligado às mudanças sabe que o mercado de TI está se expandindo rapidamente.
Como consequência disso, a demanda por profissionais qualificados e com formação abrangente tem crescido muito. Diante disso, vem a importância de investir ainda mais em treinamento e desenvolvimento para quem trabalha no setor de TI.
Mas apesar do cenário de expansão, um dos maiores desafios do gestor de TI é enfrentar algumas barreiras na hora de atualizar os profissionais deste setor.
É importante que a empresa compreenda que não investir na capacitação desses profissionais também representa um prejuízo. Seja ele a perda na qualidade, o aumento do número de erros ou a queda da motivação dos seus colaboradores.
Profissionais sem capacitação são menos eficientes. O motivo para isso é simples: além de levarem mais tempo para completar seu trabalho, os profissionais sem treinamento vão ter mais dificuldades para encaminhar suas tarefas e cumprir suas responsabilidades.
4. Compreender a importância do UX (User Experience)
Os usuários precisam ser conquistados pela experiência de uso dos sistemas. É preciso, portanto, oferecer benefícios e facilidades que agilizem a sua utilização.
Existe um profissional específico para essa função, o UX (User Experience) ou, traduzindo para o português, experiência do usuário.
O trabalho de UX é a arte de projetar um produto de modo que seja fácil de usar. O foco principal deste profissional é planejar a experiência que um software vai proporcionar para o usuário.
Por isso, deixar esse profissional de lado é o mesmo que não estar preparado para as tendências do momento. Essa questão é, sem dúvidas, um dos desafios do gestor de TI, que precisa não apenas compreender a importância do trabalho de UX, como convencer a empresa da necessidade deste investimento.
5. Reconhecer os erros da gestão de projetos de TI
Se pudéssemos elencar os desafios do gestor de TI que mais geram prejuízos para a empresa, seria exatamente esse. Não reconhecer os erros da gestão de projetos de TI não é apenas uma questão de ego, ou dificuldade de comunicação, essa prática impede que toda a empresa cresça e afeta diretamente a experiência do usuário.
Mas, nem sempre o gestor deixa de reconhecer as falhas de forma consciente. Algumas práticas ditas como automáticas, ou normais, por exemplo, podem potencializar os desafios do gestor de TI e ocasionar os principais erros do setor.
As falhas mais comuns são:
- Não dar feedback;
- Sobrecarregar os colaboradores;
- Não investir em treinamentos;
- Não honrar compromissos.
Saber reconhecer os seus erros e aprender com isso, faz com que você ganhe admiradores, além de possibilitar um cenário de melhoria contínua no setor de TI.
6. Gerenciar as atividades
Gerenciar atividades e deixá-las em dia é sempre um dos desafios do gestor de TI. Organizar projetos, alinhar expectativas e prazos. São muitas questões para se preocupar, não é mesmo? Quantas vezes você já disse a frase abaixo?
Como fazer a minha equipe ser mais eficiente? Vamos atingir o prazo destinado?
A única maneira de conseguir driblar esse desafio do gestor de TI, alinhar e resolver essas e outras perguntas, é buscar um modelo de gerenciamento de tarefas eficiente.
Algumas metodologias existentes:
- ITIL (Information Technology Infrastructure Library): o papel da metodologia ITIL é auxiliar as empresas a atingirem suas metas, através do uso correto dos recursos de TI.
- Scrum: o Scrum é uma estrutura de gerenciamento que surgiu como um apoio para colocar em prática as técnicas do Método Ágil – ou Agile, em inglês. A proposta do Método Ágil é que através da colaboração, organização e definição de papéis seja possível executar projetos de forma mais rápida.
- Kanban: o Kanban é uma estrutura popular usada para implementar o desenvolvimento ágil de software. Os itens de trabalho são representados visualmente em um quadro do Kanban, permitindo que os membros da equipe vejam o estado de cada parte do trabalho a qualquer momento.
Leia também: Kanban vs Scrum – quais as diferenças e como usá-los para melhorar o seu atendimento
7. Atualizar o inventário de TI
Um dos desafios do gestor de TI mais fundamentais é a criação e gestão do inventário, elaborada a partir de ativos de TI (hardware, software e usuários). Esse gerenciamento inclui o levantamento de todos os recursos que a área de tecnologia possui. Assim, é possível identificar todos os detalhes necessários para facilitar o trabalho da TI, como informações técnicas, data de compra, número de série, etc.
Não realizar essa atualização no setor de TI pode proporcionar falha de informação e problemas em longo prazo.
Incluímos atualização do inventário como um dos desafios do gestor de TI, pois, se feito manualmente, exige muito tempo dos colaboradores. Porém, existem, hoje, ferramentas que são especializadas nesta atividade. Possibilitando, assim, a entrega de relatórios completos, deixando os gestores com um inventário de TI sempre atualizado.
8. Help Desk e Service Desk
Um dos grandes desafios do gestor de TI está relacionado ao suporte ao usuário, seja interno ou externo. Diante disso, é necessário ter uma gestão de projetos de TI eficiente com processos definidos e ferramentas que automatizem e reduzam os custos do setor.
O que acontece é que muitas empresas tratam esse serviço internamente, sem uma estrutura clara de processos.
Mas, para ter sucesso na gestão do Help Desk e Service Desk do setor de TI, é necessário um software específico para esse objetivo. Com isso, é possível conseguir informações e feedbacks preciosos.
Terceirizar o sistema utilizado para o Help Desk também é uma alternativa inteligente, que permite que a equipe de TI atue estrategicamente e tenha informações consistentes em tempo real.
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