Descomplique: 8 ferramentas de gestão de projetos para simplificar seu dia a dia

Não existe nada tão complicado que a tecnologia não possa simplificar. Por isso, reunimos as melhores ferramentas de gestão de projetos para otimizar sua rotina de trabalho. Tempo, controle e integração são alguns dos benefícios que estes recursos podem oferecer. Vem conhecer os demais!

Ferramentas de gestão de projetos

No início você tem a ideia. Depois, começa a estudar, planejar, calcular e desenvolver o negócio. Então, enquanto surgem os primeiros resultados, um novo desafio se torna igualmente importante: administrar as atividades de forma efetiva e equilibrada. Respira! Para te ajudar com tudo isso, as ferramentas de gestão de projetos podem virar suas maiores aliadas.

Estes recursos servem para organizar as tarefas do dia a dia corporativo, facilitando o fluxo de trabalho. São ferramentas capazes de auxiliar na estruturação, integração, controle e mensuração de diferentes tipos de operações – independentemente do segmento de mercado.

Ficou interessado? Então prepare-se para favoritar as dicas deste post. Selecionamos as melhores plataformas de gestão de projetos para descomplicar sua rotina e alavancar o sucesso da sua empresa. Bora conferir 👇

Gestão de projetos: se você não faz, já está fazendo errado

O crescimento saudável de todo projeto depende de uma gestão constante, com foco nos resultados. Esse gerenciamento visa conquistar os objetivos predeterminados com mais agilidade e consistência. Portanto, é uma estratégia que não deve faltar no seu planejamento… Ou será que falta?

Jogo rápido! Faça o checklist mental do que você executa quando inicia um novo projeto:

  • Estruturo todas as etapas
  • Defino custos, prazos e responsáveis
  • Alinho todas as metas
  • Desenvolvo técnicas para aumentar a produtividade durante o processo
  • Providencio uma comunicação eficiente entre todos os envolvidos
  • Garanto que todos os passos serão corretamente executados
  • Identifico os problemas no meio do caminho
  • Crio um guia de melhores práticas para projetos futuros
  • Armazeno todas as informações geradas
  • Administro as atividades de forma dinâmica e funcional

Pois é, parece que gerenciar projetos não é uma tarefa tão simples assim. O acompanhamento incessante – do começo ao fim de cada nova ideia – pode acabar atropelando demandas que já são regulares e prejudicando a qualidade dos seus afazeres diários. Então, é nessa hora que você deve utilizar as ferramentas de gestão de projetos a seu favor.

Benefícios das ferramentas de gestão de projetos

De modo geral, o maior benefício oferecido pelas ferramentas de gestão é a visão mais clara e organizada de todas as etapas do projeto. Contudo, outros pontos vantajosos também podem ser observados.

É fundamental que tanto as tarefas, quantos os diferentes setores envolvidos em um planejamento estejam integrados. Afinal, a falta de comunicação pode comprometer o rendimento das atividades e, muitas vezes, resultar em retrabalho. Isso, sem falar nos insights que se perdem quando não existe uma troca correta de informações. Portanto, as plataformas de gestão têm um papel crucial na hora de conectar todos os pontos soltos.

Com essa integração, as ferramentas de gestão de projetos entregam mais eficiência, coerência e velocidade para a realização dos processos, aumentando a produtividade de toda a equipe responsável. E, não importa o nível do colaborador, todos podem aproveitar os benefícios destes recursos, desde o coordenador até o analista do departamento.

Agora, vamos conhecer as principais ferramentas de gestão de projetos que selecionamos para descomplicar seu dia a dia?

8 ferramentas de gestão de projetos para incluir na sua rotina

Se, para um gestor de projetos que desempenha apenas essa função, já é praticamente impossível dar conta de todo o trabalho sem a ajuda de uma ferramenta, imagine para a empresa que não pode contar com esse profissional!

Felizmente, a tecnologia nos proporcionou uma variedade de aplicativos capazes de cumprir todas as tarefas da gestão de projetos. Estes sistemas combinam várias funcionalidades a uma interface de usuário clara e intuitiva, que facilita sua utilização. Saiba mais a seguir!

Asana

O Asana é uma ferramenta que foca na organização dos trabalhos em equipe, facilitando a comunicação e aumentando a produtividade de todo o time. Entre seus recursos oferece: listas de tarefas com diferentes formas de visualização, chat colaborativo, exibição das estatísticas do progresso do projeto e criação de macros.

Sua interface é um diferencial, pois acompanha cada afazer em função do tempo, possibilitando uma navegação pelas atividades de cada participante através dos dias da semana.

Custo: a versão básica é gratuita, mas existem planos pagos com mais vantagens (Premium, Business e Enterprise).

Trello

Para quem é fã do sistema kanban de organização, o Trello pode virar a ferramenta de gestão de projetos favorita! Com uma interface fácil e bem visual, a plataforma se baseia em quadros, listas, cartões e checklists para organizar as atividades, que podem ser divididas por tema, projeto ou o critério que for mais interessante para a equipe.

Seus recursos permitem anexar imagens e arquivos, escrever comentários, mencionar participantes nas tarefas, acompanhar o progresso de cada uma delas, entre outras funcionalidades.

Custo: a versão básica é gratuita, mas existem planos pagos com mais vantagens (Business Class e Enterprise).

Basecamp

Ideal para empresas organizarem seus fluxos de trabalho em uma espécie de linha do tempo, o Basecamp é uma ferramenta de gestão de projetos supercompleta. Seu funcionamento é dividido por atividades, bate-papos, calendários, dentre outros.

O aplicativo contempla praticamente todas as fases de um projeto, desde o planejamento até a sua análise. Também permite emitir relatórios, acompanhar o histórico dos participantes e cronometrar cada tarefa.

Custo: a partir de $ 99 dólares com todos os recursos incluídos.

Artia

A plataforma da Artia possui uma interface dinâmica e opera com uma técnica conhecida como Pomodoro. Essa metodologia se baseia no tempo de trabalho, dividindo os esforços em períodos de 25 minutos e intervalos de 5 minutos, com o objetivo de elevar a produtividade.

Entre suas funções estão: sistema de apontamento de horas dos colaboradores, relatórios de desempenho, organização no estilo kanban, controle financeiro e muito mais.

Custo: a versão básica é gratuita, mas existem planos pagos com mais vantagens (Slim, Business e Enterprise).

Podio

Com a ferramenta de gestão de projetos Podio, todos os participantes podem visualizar o que está sendo planejado, acompanhar o progresso e a conclusão das atividades. Entre suas funcionalidades estão o CRM e filtros bem segmentados, como a opção de verificar as entregas que uma única pessoa fez, por exemplo. Ainda, a solução armazena o histórico de projetos antigos que podem trazer insights importantes para o novo projeto.

Custo: a versão mais simples é gratuita, mas existem planos pagos com mais vantagens (Básico, Plus e Premium).

Jira

Se a sua empresa tem foco no desenvolvimento de software, o Jira é uma excelente opção de ferramenta para gestão. Afinal, ela possui quadros baseados nas metodologias favoritas desse segmento: scrum e kanban. Ainda, é uma solução que combina quase todas as áreas do conhecimento em gerência de projetos.

A plataforma é capaz de gerar relatórios em tempo real do desempenho da equipe ou da porcentagem de conclusão para uma entrega, por exemplo. Também possibilita integração com com mais de 800 plugins para todo o tipo de necessidade.

Custo: a partir de $ 10 dólares (o valor varia de acordo com o número de usuários).

Leia também: Agenda nos processos internos – saiba como usar essa ferramenta a seu favor!

Microsoft Project

A Microsoft Project é uma ferramenta bastante popular, sendo que sua primeira versão foi lançada em 1985! Possui uma interface mais complexa e repleta de recursos, que lembra o Microsoft Excel. Entre suas funcionalidades estão a possibilidade de elaborar relatórios personalizados, controlar orçamentos e analisar cargas de trabalho.

Um diferencial é que o software é capaz de identificar se existe alguma irregularidade em determinado recurso e até mesmo conflitos entre as datas e eventos das tarefas. Dessa forma, ele oferece um serviço de análise minucioso dentro do projeto.

Custo: a partir de R$ 30,30 (versão mais básica em nuvem).

Wrike

Focado em equipes de criação e desenvolvimento, o Wrike é um recurso que facilita muito o trabalho colaborativo. A ferramenta permite a edição e gestão de arquivos dentro da própria plataforma. E, através de menções com @, otimiza a comunicação entre os participantes.

Outros recursos da plataforma são o gerenciamento do orçamento, rastreamento de tarefas, cronograma interativo (gráfico de Gantt) e gerenciamento da carga de trabalho. Além de uma navegação descomplicada que facilita o trabalho no sistema.

Custo: a versão básica é gratuita, mas existem planos pagos com mais vantagens (Profissional, Business, Marketing e Enterprise).

Qual a ferramenta de gestão de projetos ideal?

Acabamos de ver oito ferramentas incríveis para a gestão de projetos, mas é comum restar a dúvida: como escolher a opção ideal para o meu negócio?

Bom, alguns aspectos devem ser sempre considerados. São eles: complexidade dos projetos, área de atuação da sua empresa, quantidade necessária de usuários, facilidade de navegação na plataforma e o nível de suporte oferecido pelo fornecedor.

Nossa dica é aproveitar os testes gratuitos para perceber qual modelo funcionará melhor com a realidade do seu negócio. E, falando nisso, aproveite para conhecer também a solução de atendimento que está ajudando as empresas a elevarem o nível de satisfação dos seus clientes. Basta clicar no botão abaixo!