Comunicação: organização e produtividade nos canais de atendimento

A comunicação é a base para todos os relacionamentos fortes, saudáveis e produtivos, incluindo os profissionais! Veja bem, a maneira pela qual algo é comunicado é tão importante quanto o que é comunicado.

Caso uma estratégia de comunicação interna ou externa seja mal desenvolvida, a empresa vai sentir no bolso por isso.

Então, para te ajudar a melhorar tanto a comunicação interna do seu negócio quanto a externa, nesse post vamos compartilhar dicas para que os seus canais de atendimento e comunicação sejam mais eficientes.

Como fazer a comunicação interna da sua empresa

Uma intranet, pode ser um canal de comunicação extremamente valioso para as organizações.

Ela é capaz de servir como uma conexão para os funcionários, fornecendo um espaço específico onde as informações corporativas (como políticas, notícias e anúncios da empresa) estão localizadas centralmente e acessíveis a qualquer momento.

Se você ainda não possui uma plataforma que ofereça a opção de intranet, veja como criar a sua própria a seguir.

Ferramentas para criação de uma intranet

Ferramentas do Google:
Você pode utilizar o Google Sites para criar uma intranet. É gratuito e permite adicionar conteúdo de outros produtos da marca, como Maps, Drive ou Youtube.

Você ainda poderá usá-lo para planejar reuniões, compartilhar informações e estabelecer colaboração em um projeto do seu time, por exemplo. Existem também vários addons para o Chrome para gerenciar conversas no Gmail e integrar toda a equipe.

WordPress:
A criação de sites no estilo intranet pode ser feita facilmente em WordPress. O recurso fornece plugins simples para criar a base de uma intranet para sua organização.

Você precisará adicionar outros plugins para personalizar sua intranet especificamente para as necessidades da sua empresa, mas para aqueles que já usam a plataforma WordPress, é uma maneira fácil de manter tudo conectado.

Existem vários temas de WordPress só para a intranet com várias funcionalidades. Caso você tenha dificuldade de construir isso sozinho, poderá contratar um Freelance Web Designer para desenvolver este sistema para você.

Uma boa intranet precisa estar sempre ativa e ter backups regulares, pois nela toda a empresa poderá se comunicar e agilizar processos, podendo estabelecer manuais, guias e comunicação rápida para todos os colaboradores.

Como fazer a comunicação com o cliente de forma produtiva

Em primeiro lugar, reduza o tempo de espera. Seja por telefone ou e-mail, quanto mais você demora a responder seus clientes, mais frustrados eles ficam.

A falta de velocidade no atendimento é uma das principais razões para a insatisfação com o suporte ao cliente. Portanto, você precisa ter um sistema automatizado que direciona as chamadas para os representantes de suporte disponíveis. Esse sistema também precisa ter a capacidade de informar os clientes sobre seus tempos de espera.

Outra dica é instalar um aplicativo de bate-papo ao vivo no seu site e conversar com alguns clientes simultaneamente. Você decide!

Trabalhe com as ferramentas certas

As ferramentas certas podem ajudar sua equipe de atendimento a ser mais produtiva e eficiente no tratamento das solicitações dos clientes.

Por exemplo, quando alguém entrar em contato por telefone ou bate- papo, o atendente poderá instantaneamente recuperar seus registros de atendimento ao fazer uso de um sistema especializado. O que pode incluir informações sobre o histórico de compras ou quaisquer interações recentes com sua equipe. E como isso ajuda?

Informações como estas proporcionam contexto aos seus atendentes. Suponha que um cliente entre em contato com sua equipe de suporte para descobrir se há alguma atualização em um ticket que ele levantou anteriormente.

Definitivamente, ele não gostaria de passar pelo doloroso processo de descrever seu problema novamente. Nesse caso, facilita ter todos os registros de comunicação anterior bem em frente ao agente para que ele possa compartilhar informações relevantes e precisas durante o contato.

Um chat, por exemplo, pode ser integrado a várias ferramentas de CRM (Customer Relationship Management) para ajudá-lo a armazenar e gerenciar informações do seu público com eficiência. Também pode ser integrado a vários sistemas de suporte técnico, como o Movidesk.

Crie conteúdo para atrair clientes

O marketing de conteúdo é uma ótima maneira de envolver clientes e possíveis clientes. Hoje, 91% dos profissionais de marketing B2B e 86% dos profissionais de marketing B2C usam a estratégia.

Os profissionais de marketing dependem fortemente das postagens de mídia social para fortalecer o marketing de conteúdo. Eles são seguidos por estudos de caso, vídeos e e-books para o mercado B2B e animações, ilustrações e infográficos para as empresas B2C.

Conteúdo útil, informativo e relevante é apreciado e valorizado pelos clientes. Portanto, para envolver o seu público de maneira significativa, você precisa ter uma sólida estratégia de conteúdo. Isso inclui criar e distribuir novos materiais em um ritmo constante em suas redes sociais, blog e site.

Preste atenção especial às redes sociais

As redes sociais podem ser uma bênção ou uma maldição. Qualquer coisa pode se tornar viral a todo momento, e não há muito o que você possa fazer para mudar isso uma vez que algo viraliza. Chame isso de natureza humana. Sabemos que coisas negativas têm uma maneira de ficar fora de controle muito mais fácil do que as positivas.

Independentemente disso, as mídias sociais ainda são um meio integral de comunicação com seus clientes. Os consumidores não apenas interagem com o conteúdo postado, mas também o tratam como um dos meios de comunicação para expressar suas preocupações. Muitos usuários consideram as redes como o melhor canal de atendimento.

Conclusão

Planejar os seus canais de comunicação, tanto os internos quanto os externos, é uma maneira de economizar recursos e atender melhor os clientes. Aproveite que estamos na era da tecnologia e escolha as melhores ferramentas para este fim.

Artigo produzido por Wellington Duarte, CEO na empresa Web No Rio – especializada em criação de sites.