Saiba como melhorar a gestão de informação da sua empresa

A gestão da informação é essencial para garantir o acesso responsável, a integridade e a continuidade de dados fornecidos a uma empresa. Por isso, colocamos neste post tudo que você precisa saber sobre esse processo.

Como melhorar a gestão de informação

A gestão de informação pode ser vista como um processo novo para muitas empresas, mas é um passo fundamental para uma organização moderna. Com as novas tecnologias e a mudança no perfil de consumo, ficamos mais conectados a cada dia. Justamente por isso há um fluxo maior de informações trocadas em todos os processos empresariais.

Diante desse cenário, o desafio se resume em uma pergunta: como garantir o acesso responsável, a integridade e a continuidade de todos esses dados?

Somente com uma gestão eficiente da informação é que podemos atingir esse objetivo. Neste post falaremos sobre como gerenciar os dados influencia a cultura organizacional e direciona a empresa para uma jornada mais segura. Confira todos os tópicos abordados e boa leitura!

  • O que é e qual a função da gestão de informação?
  • Quais são as etapas e funções da gestão de informação?
  • Por que aplicar a gestão de informação nas empresas?
  • Como otimizar a gestão da informação?
  • Qual a relação entre gestão de informação e desenvolvimento organizacional?
  • Como saber se a empresa precisa implantar a gestão de informação?
  • Quais ferramentas colaboram para a gestão da informação?

O que é e qual a função da gestão de informação?

A gestão da informação é um conjunto de práticas, políticas e processos que garantem:

  • Armazenamento correto e seguro dos dados;
  • Classificação e identificação eficiente das informações;
  • Histórico vitalício de ações importantes;
  • Compartilhamento seguro e adequado das mensagens;
  • Acesso controlado aos dados;
  • Segurança total e integral das informações.

Todas essas funções da gestão de dados compreendem documentos, contratos e registros físicos e virtuais. Até mesmo aqueles que são apenas verbalizados, como em reuniões, também se enquadram nas práticas desse modelo de gerenciamento. É importante dizer que qualquer porta de comunicação é administrada por essas políticas de informações.

Em suma, nada será copiado, compartilhado, armazenado e acessado sem que haja um registro dessa atividade que, posteriormente, será verificado pela gestão da informação. O rigor em cumprir essas funções é o que garante a eficiência e autoridade dos processos gerenciais, tanto da empresa, quanto da própria administração de dados.

Para que tudo isso aconteça sem sobrecarregar as equipes, é necessário investimento tecnológico e parceria com profissionais multidisciplinares. Ou seja, o capital humano deve adquirir conhecimento em várias áreas, trazendo especialização de ponta para os negócios e cobrindo todas portas de comunicação.

Justamente por esse envolvimento completo de todos os departamentos, além do acréscimo de conhecimentos fundamentais para a organização, que a gestão da informação traz benefícios como:

  • Otimização de processos;
  • Melhora na tomada de decisão;
  • Prevenção de ciberataques;
  • Comunicação interna mais ágil;
  • Compartilhamento seguro de informações.

Quais são as etapas e funções da gestão de informação?

Como dissemos, a gestão de informação engloba vários processos com o objetivo de manter seguras e armazenadas as informações compartilhadas. Além disso, ela visa garantir somente o acesso autorizado aos dados sempre que forem solicitados. Assim, administrar as informações da empresa inclui estas etapas — não necessariamente todas e nem obrigatoriamente nesta ordem:

  • Coleta: é a etapa de agrupar todos os dados trocados no fluxo de comunicação, que acontece de maneira constante e passiva, sem que os usuários percebam;
  • Identificação: de acordo com as configurações do sistema, feitas pelo gestor, é feita a identificação da fonte desses dados — como atendimento ao cliente, ligação do suporte ou e-mail de gestor;
  • Classificação: ocorre em duas etapas, sendo que a primeira serve para classificar os dados no armazenamento, a fim de facilitar sua localização futura. A segunda determina o nível de acesso, garantindo que somente as pessoas autorizadas possam ver, modificar e compartilhar;
  • Processamento: aqui o ocorre o tratamento da informação, como mudança de formato, separação de áudio e vídeo ou inclusão de criptografia de segurança;
  • Armazenamento: etapa destinada ao armazenamento seguro das informações importantes e que possam ser necessárias futuramente;
  • Disseminação: garante o compartilhamento seguro e controlado dos dados solicitados.

Diante de todas essas etapas, é importante contar com profissionais especializados, por exemplo:

  • Formados em biblioteconomia, visto que conhecem as melhores práticas para cuidar de documentos físicos;
  • Profissionais de TI, já que são especialistas nas melhores inovações que podem ser usadas na empresa para manter os dados seguros, íntegros e acessíveis;
  • Quem trabalha com a comunicação social, tendo em vista que pode implementar excelentes políticas de uso para que todos os colaboradores sigam e não comprometam a sensibilidade dos dados.

Por que aplicar a gestão de informação nas empresas?

Sabia que o Brasil figura em 7º lugar entre os países com mais ciberataques? Essa pesquisa da Symantec — importante empresa do ramo de segurança digital — revela o quanto estamos despreparados para lidar com essa ameaça. A gestão de informação, por outro lado, garante a segurança dos negócios.

Gestão de informação: entenda o panorama das empresas de TI!

Outros elementos importantes também são afetados pela gestão da informação, como a tomada de decisões. Desde a simples escolha de qual software de atendimento implementar até as melhorias na experiência do cliente, fica muito mais fácil decidir quando podemos nos basear em dados concretos.

Com relatórios contendo informações importantes — pesquisa de mercado, dados do atendimento e perfil de clientes — os gestores podem formar estratégias com menos erros. Essa base sólida ajuda os negócios a crescerem e prosperarem, além de conferir vantagem competitiva. O Big Data e as Inteligências Artificiais (IAs) são os grandes responsáveis por essa análise importante.

O termo em inglês significa “grandes dados” e trata do enorme fluxo de informações trocadas na Internet todos os dias. Ler e interpretar todas essas informações levaria muito tempo. É aqui que as IAs ajudam no processo, pois são códigos desenvolvidos para realizarem atividades humanas com mais capacidade e menos trabalho.

Ao unir o Big Data e as IAs, é possível melhorar o atendimento ao cliente. Essas duas ferramentas conseguem encontrar padrões nas interações com os consumidores. Esse conhecimento todo ajuda a desenvolver procedimentos, produtos e serviços em maior conformidade com as necessidades do público-alvo.

Veja os principais benefícios que a gestão da informação traz para as empresas modernas.

Aumenta a produtividade

Ao implementar tecnologias para melhorar o fluxo de comunicação, bem como os processos incluídos nela, a gestão da informação confere maior produtividade para as equipes. Além do mais, essa metodologia inclui fazer a gestão do conhecimento para que o capital humano seja melhor aproveitado na estratégia de negócio.

Com os processos reestruturados e os colaboradores mais capacitados atuando no lugar ideal, a empresa consegue ser mais ágil em várias frentes, como:

Ajuda na redução de custos

Os sistemas de gestão de informação trazem dados em tempo real sobre diferentes áreas da empresa. Com esses dados bem relacionados entre si, os gestores conseguem fazer estimativas de uso e gastos. Assim, basta formar estratégias para otimizar o uso dos recursos, mantendo a qualidade e reduzindo custos.

Outro ponto importante é que a gestão de informação traz o uso da tecnologia como parte da estrutura de negócio, ou seja, a transformação digital vira realidade para a empresa. Assim, as inovações tecnológicas são aplicadas em processos para automatizá-los e deixá-los mais dinâmicos, reduzindo etapas.

Os principais impactos disso são:

  • Redução de custos no atendimento por agilizar etapas e tornar os colaboradores mais produtivos, além de atender mais clientes com o mesmo time, por automatizar demandas do suporte;
  • Com a automatização de processos, os clientes ficam mais satisfeitos com o atendimento mais ágil e independente, sem a necessidade de um agente.

Outro fator é que o fluxo de comunicação é digitalizado em boa parte, trazendo a cultura digital para todas os canais utilizados. Os custos de telefonia são reduzidos significativamente, pois os colaboradores passam a usar mais os meios virtuais que integram os diferentes setores.

Garante a segurança dos dados

A segurança dos dados é um dos objetivos da gestão de informação, visando mantê-los acessíveis quando preciso, somente para quem é autorizado. O uso das tecnologias nos processos, além de melhorias na infraestrutura de TI, deixam a empresa mais segura, pois:

  • Os sistemas controlam o acesso com padrões fortes de senha e registrando quem, quando e como teve acesso aos dados;
  • Há programação de backups automáticos para proteger dados importantes;
  • Comunicação empresarial é digitalizada, tornando qualquer informação de acesso rastreável pela equipe.

Otimiza a comunicação interna

A gestão de informação trata de todo o fluxo de comunicação da empresa, inclusive interna. Assim, os colaboradores podem trocar mensagens seguras a qualquer momento. O uso de tecnologias para melhorar a interação entre funcionários traz ótimas vantagens, como estas:

  • Melhora o fluxo das informações entre as áreas;
  • Dá mais mobilidade e agilidade no acesso à informação;
  • Torna as informações mais confiáveis e seguras;
  • Agiliza o tempo das respostas nos processos internos e externos.

Melhora a satisfação do cliente

A experiência do cliente não é deixada de fora quando falamos de gestão da informação. Como já explicamos, a leitura de dados importantes melhora o atendimento, além de implementar tecnologias pontuais no suporte. A automação de processos traz mais satisfação para o consumidor, mas além desse, veja outros pontos:

  • Melhor conhecimento sobre o perfil de consumo;
  • Otimização de pontos estratégicos, como a entrega de produtos;
  • Aumento da confiabilidade e da reputação da marca, por ter uma estratégia que preza pela segurança dos dados;
  • Comunicação otimizada significa melhor relacionamento com o consumidor.
[Ferramenta] Medidor de insatisfação do cliente

Medido de insatisfação

Como otimizar a gestão da informação?

Ao otimizar ou implementar a gestão de informação, é preciso seguir alguns passos importantes. Para que você não fique perdido nessas etapas, vamos explicar cada uma delas, guiando essa nova jornada de negócio.

Mapeie a comunicação da empresa

Toda a comunicação precisa ser mapeada. Isso significa que todos os canais utilizados precisam ser observados para que a equipe entenda:

  • Como é o fluxo das informações;
  • As vulnerabilidades existentes;
  • A necessidade de uso de cada canal;
  • As preferências dos usuários, inclusive clientes.

Cada informação dessas ajudará o time a implementar as melhores soluções na digitalização da comunicação. Além do mais, todos essas dados coletados serão usados para melhorar os processos envolvidos no atendimento e suporte ao cliente.

Aposte na automatização

A automatização de processos é a segunda etapa, sendo essencial para ajudar a empresa no gerenciamento de tempo. Aqui serão implementadas as melhorias que foram identificadas no mapeamento da comunicação. Todos os processos envolvidos nesse fluxo também serão otimizados. Por exemplo, não basta que o suporte utilize canais digitais, como o e-mail.

Um sistema de tíquetes pode ser a melhor solução para gerenciar os chamados dos consumidores, agilizando não só a comunicação, mas a abertura e a resolução das demandas. Ou seja, o foco até pode ser garantir a digitalização da comunicação, mas a gestão de informação faz muito mais pelos negócios.

Invista na segurança da informação

Visto que a segurança da informação é parte importante da gestão de dados, investir corretamente nessa etapa é essencial. Alguns programas que trabalhem em conjunto e de maneira passiva podem ser implementados. Eles são:

  • Firewall: protege e assegura somente o compartilhamento autorizado de dados entre a rede da empresa e a Internet, bloqueando a ação invasiva de hackers;
  • Antivírus: identifica e elimina qualquer presença de vírus nos programas e arquivos instalados ou trocados na rede empresarial;
  • Antispam: evita que mensagens maliciosas e indesejadas sejam recebidas e visualizadas, incluindo as tentativas de phishing — prática de usar mensagens falsas para roubar dados.

A equipe de TI deve realizar varreduras constantes na rede da empresa, procurando por vulnerabilidades que precisam ser corrigidas. Essa prática é como uma manutenção preventiva, procurando por brechas que possam expor dados importantes de clientes e das estratégias do negócio. Para esses casos, estudar o nível de risco das informações recebidas é importante.

Com essa informação, o time multidisciplinar pode determinar as melhores práticas para determinar a segurança desses dados sigilosos.

Além disso, um plano de recuperação de desastres (DRP, Disaster Recovery Plan) pode ser necessário para ajudar a empresa na solução de problemas pontuais. Quando houver queda de energia, por exemplo, geradores serão ativados automaticamente por um sistema informatizado.

Promova uma mudança cultural

Ao longo do texto falamos sobre políticas e boas práticas de uso. Elas são importantes para que a gestão de informação seja eficiente na empresa, pois de nada adianta uma tecnologia de ponta se as pessoas falam o que não devem, por exemplo. Então, ter um time multidisciplinar também significa incluir o departamento de RH para treinar adequadamente os colaboradores.

Além de saberem usar bem as tecnologias e canais de comunicação, é preciso que eles entendam a importância de não levar informações para fora da empresa ou de conectar pendrives pessoais nos equipamentos de trabalho. Afinal, cada uma dessas práticas significa um risco aos dados sigilosos do negócio. Veja algumas políticas que podem ser adotadas:

  • Anotações de reuniões devem ser feitas nos canais internos da empresa, como documentos digitais, evitando que papéis sejam facilmente transportados com dados de acesso;
  • Senhas precisam ter um padrão mínimo de segurança, evitando associações com dados pessoas, como datas de aniversário;
  • É necessário definir um prazo máximo para a troca obrigatória das senhas.

Conte com a tecnologia certa

Não é qualquer tecnologia que pode ser implementada nas empresas. Se fosse simples, não existiriam versões empresariais para muitos dos programas, como o WhatsApp Business. Por isso, pense em soluções tecnológicas que realmente estejam alinhadas aos propósitos e tamanho do seu negócio. Algumas sugestões são:

  • Telefonia em nuvem para maior mobilidade e escalabilidade da estrutura;
  • ERP ou CRM para ajudar no armazenamento e gerenciamento de dados importantes para atendimento, finanças e vendas;
  • Plataformas de comunicação que integrem os diferentes canais digitais utilizados;
  • Dashboards, ou painéis, intuitivos para a gestão controlar e monitorar dados.

Monitore as rotinas de TI

O monitoramento serve para garantir que tudo esteja como deve estar. Os dados de controle serão usados para entender o desempenho das tecnologias em diferentes setores, permitindo que o gestor da informação tenha uma visão ampla da empresa. Por isso, as rotinas de TI ganham uma importância diferente quando estamos implementando a gestão de informação.

Por exemplo, a manutenção antes era pontual, em momentos quase que programados. Com a comunicação toda digitalizada e processos-chave apoiados diretamente na tecnologia, a equipe de TI ganha novas responsabilidades na prevenção, revisão e suporte das tecnologias.

Então, como garantir que a empresa inteira tenha bom desempenho com as inovações implementadas se a equipe responsável por elas não é gerenciada de maneira eficiente? Por isso, falamos anteriormente em ter um time multidisciplinar, que emprega diferentes conhecimentos e habilidades. Assim, fica fácil de distribuir os profissionais e tomar conta de tudo.

Qual é a relação entre gestão de informação e desenvolvimento organizacional?

O desenvolvimento organizacional está intimamente ligado à gestão da informação. Já mencionamos que a gestão do conhecimento é um passo importante, pois os profissionais envolvidos na equipe multidisciplinar devem ter acesso aos melhores equipamentos e práticas. Com isso, desenvolver o capital humano é essencial.

Um ponto importante que a gestão de informação tem em comum com a gestão do conhecimento é o objetivo de empregar da melhor maneira possível os recursos existentes, otimizando seu uso. Além de implementar a tecnologia para potencializar os resultados e melhorar a produtividade das equipes, a gestão de dados traz o conhecimento para dentro da empresa.

Isso quer dizer que todas as informações gerenciadas podem ser usadas para melhorar o conhecimento dos colaboradores. Já falamos de como os dados ajudam a melhorar a gestão e os processos, além do próprio atendimento. A educação empresarial pode ser implementada para capacitar novos líderes de negócio, por exemplo.

Informações e conhecimento bem administrados ampliam o alcance da empresa, visto que isso desenvolve a organização na direção de um objetivo. As melhorias nos processos são apenas um dos benefícios de usar os dados coletados para otimizar os negócios. Não existe limite para estudos e competências bem direcionadas.

Como saber se a empresa precisa implantar a gestão de informação?

Você já se perguntou: quando é a hora certa de investir na gestão da informação? Essa é uma dúvida comum e, para ajudar a responder, separamos alguns sinais que podem mostrar que sua empresa precisa implementar esse modelo de gerenciamento.

Baixa produção

A baixa produtividade dos colaboradores pode ser um sinal de que é hora de implementar a gestão da informação. A automatização de processos ajuda as equipes a serem mais ágeis. Além disso, há outras práticas do gerenciamento de dados que melhora a produtividade da empresa. Veja:

  • Prevenção e correção de erros;
  • Análise e manutenção de equipamentos para estender a vida útil;
  • Implementação de um DRP, evitando inoperância em momentos importantes.

Pouco controle de acesso

Se você já percebeu que alguma coisa estava fora do lugar — documentos fora de pastas no computador ou programas estranhos ativados —, talvez seja hora de controlar os acessos. Além de medidas físicas, como portas de segurança e cartões de identificação, a gestão da informação ajuda com boas práticas no ambiente virtual.

A implementação de senhas, o armazenamento adequado e níveis de acesso estipulados são algumas dessas políticas de segurança. Por mais que você ache que um colaborador não faria nada, a preocupação principal deve ser voltada para fora da empresa. Ciberataques acontecem mesmo sem o envolvimento de alguém de dentro da organização. Basta uma brecha e o pior pode acontecer.

Departamentos não integrados

A falta de integração das diferentes áreas da empresa é outro sinal de que é hora de implementar a gestão da informação. Como apresentamos ao longo do post, uma equipe multidisciplinar é necessária para promover as melhores práticas no cuidado com os dados. Por isso, um dos primeiros passos é a integração dos times e setores.

A gestão do conhecimento também ajuda a promover uma melhor integração entre os colaboradores, proporcionando melhorias para o clima organizacional. Por outro lado, isso também ajuda a melhorar a motivação, impactando na produtividade da empresa.

Gestão de informação

Quais ferramentas colaboram para a gestão de informação?

Já apresentamos anteriormente a ligação do setor de TI com a gestão de informação. Agora ficará mais evidente a importância que um time completo tem para esse modelo de gerenciamento. Conheça as principais ferramentas que podem ajudar na implementação da gestão de dados.

Cloud computing

A computação em nuvem, tradução para o termo em inglês, é a ciência que consegue colocar qualquer processo de informática para funcionar via Internet. Para exemplificar, lembra que antes precisávamos baixar tudo para assistir? O YouTube mudou essa realidade, trazendo vídeos de curta duração para assistirmos inteiramente online, lá em 2005.

Com o passar do tempo, tivemos acesso completo a streaming de filmes, séries e qualquer outro arquivo. Podemos assistir ao vivo uma partida de futebol do outro lado do mundo, usando apenas a Internet para isso. Um outro exemplo é a telefonia em nuvem, sendo um sistema telefônico que funciona por meio da Internet.

Recursos importantes, como o compartilhamento de arquivos, podem ser integrados a uma chamada telefônica. A virtualização de servidores e bancos de dados também é outra aplicação importante. Basta colocar tudo na nuvem, armazenando de maneira segura e mantendo a alta disponibilidade de acesso, inclusive reduzindo o uso de espaço físico.

Internet das coisas (IoT)

A Internet das Coisas, como também é chamada, trata-se de uma tendência. Seu conceito é que qualquer coisa pode funcionar conectado à Internet. Diferentemente do Cloud Computing, a IoT não transfere os processos para a nuvem, mas precisa dela para otimizar o uso.

Por exemplo, uma geladeira doméstica pode acessar a Internet e exibir no painel da porta os preços dos produtos que faltam dentro dela. Pensando a nível organizacional, as empresas podem automatizar muitas tarefas pequenas e manuais, como:

  • Controlar sistemas de segurança por smartphone;
  • Receber alertas de acesso;
  • Controlar a ativação de sistemas, por exemplo, um gerador de energia.

Ferramentas de relatório

As ferramentas de relatórios podem ser parte integrante de um sistema maior e complexo ou apenas módulos independentes que se integram a outros softwares. Independentemente de como for, sua função é única: coletar, analisar e distribuir dados categorizados para otimizar a gestão da empresa.

Essas ferramentas geralmente disponibilizam um dashboard que auxilia no acompanhamento em tempo real das informações. Além do atendimento e suporte ao cliente, o departamento de marketing, vendas e pós-vendas pode ser beneficiar com os relatórios de dados. Dessa maneira, é possível antecipar demandas pontuais, como atrasos na entrega.

A gestão de informação é um conjunto de processos e etapas. Justamente por esse motivo, é importante contar com um time movido por conhecimentos diferentes e apoiado em tecnologias inovadoras. Melhorar os processos, dar mais satisfação ao cliente e garantir a segurança dos dados acaba sendo uma consequência de implementar a gestão de informação nos negócios.

E sabe o que pote te ajudar a otimizar muitos desses pontos? O Movidesk, o melhor help desk do mercado!

Gestão de informação com o Movidesk