Descubra agora como tornar a reunião remota mais produtiva

Já faz um bom tempo que o trabalho a distância tem se tornado normal em vários setores e áreas de atuação. Não apenas por causa da pandemia de covid-19 nos últimos meses, mas também porque, para vários profissionais, esse é o melhor formato. Porém, essa realidade trouxe consigo outras necessidades, como a realização de uma reunião remota de tempos em tempos para manter a equipe alinhada.

Se você já fez algo do tipo, sabe muito bem como pode ser complicado fazer uma reunião a distância ser mais produtiva. Além de haver mais distrações no ambiente de cada um, também é mais difícil compartilhar conteúdos e permitir uma comunicação efetiva entre todos os participantes. Mas isso não significa que seja impossível.

Com isso em mente, viemos aqui trazer algumas dicas práticas que você pode adotar para tornar a sua reunião remota mais eficiente e produtiva para a equipe. Acompanhe.

Compartilhe a agenda com todos os participantes

Para manter uma equipe remota mais organizada, é importante que todos saibam quais são os horários e as datas das reuniões, além de seu conteúdo. E uma ferramenta muito útil para isso é a criação de uma agenda online compartilhada, seja ela no Google Agenda, na forma de uma planilha na nuvem ou outra ferramenta de gestão de sua preferência.

É importante que essa agenda seja sempre atualizada, de modo que nenhum membro da equipe precise de outra fonte de informação para confirmar estes dados. Para isso, o ideal é que haja apenas uma pessoa responsável por verificar e retificar as informações dessa agenda, evitando conflitos de informação, além de momentos em que ninguém realiza a tarefa por acreditar que outra pessoa o fará.

Planeje a reunião remota com bastante cuidado

Uma das coisas que mais impacta no desempenho de uma reunião remota é o planejamento. Assim como acontece em qualquer reunião presencial, você ainda precisa estabelecer como ela será feita, quando, se será algo frequente e quais são seus objetivos gerais. A maioria desses aspectos ainda está presente no trabalho a distância, mas com um formato diferente.

Hora e data ainda são os mesmos, mas é necessário planejar a estrutura a ser usada, ferramentas de comunicação, instruir a equipe para fazer a conexão corretamente, entre outras coisas. Sem esse tipo de preparo, a qualidade da reunião será bem menor, o que leva a uma perda de organização para as rotinas de trabalho da equipe no dia a dia.

Defina sua pauta com antecedência

Mais uma vez, assim como deve ser feito em uma reunião presencial, é necessário definir claramente quais assuntos precisam ser discutidos. Não apenas em termos gerais, como “finanças” ou “marketing”, mas pontos específicos como “as vendas deste mês” ou “resultados da última campanha de divulgação”. Quanto mais clara ela for, mais fácil é conduzir o processo.

A principal razão para ela ser ainda mais importante no contexto remoto é que, além de pensar em seus temas, também é necessário mais preparo antes de apresentá-los. Separar materiais, enviar relatórios, entre outras coisas, pode dar um pouco mais de trabalho do que simplesmente fazer impressões ou apontar os itens na tela do seu computador.

Encontre um bom lugar para fazer a chamada

Apesar da maior praticidade de poder participar de uma reunião em qualquer lugar, isso também significa que não há garantia com relação à qualidade do espaço. Sempre há muitas possíveis distrações, especialmente para quem participa das reuniões de casa, como outras pessoas morando lá, vizinhos, animais e sons vindos da rua.

Vale a pena tirar algum tempo antes da reunião para preparar o seu espaço, garantir que não haverá interrupção e que o ruído será mínimo. Isso inclui também encher uma garrafa de água e juntar quaisquer materiais impressos que você precisará como referência durante a reunião remota. Mesmo que seja algo pequeno, isso pode atrapalhar bastante a reunião como um todo.

Teste a conexão e o som antes de começar

Da mesma forma que a tecnologia traz mais possibilidades e praticidade, ela também implica mais alguns problemas com os quais você deve se preocupar. Por exemplo, quando uma ou mais pessoas dentro da reunião não possuem uma estrutura muito boa para a videoconferência, pode ser que haja quedas de conexão, picos de som ou microfonia, quebrando a concentração de todos.

Uma forma de minimizar esse problema é realizar testes. Antes de começar, peça a todos que testem a própria conexão, falem algo no microfone e confirmem se podem ouvir claramente. E, se houver algum problema, ele pode ser solucionado antes de começar a reunião. Se for identificado que alguém não tem a infraestrutura correta, isso também pode ser ajustado.

Deixe todos os participantes falarem

Pode parecer algo banal, mas é bem difícil fazer com que todos os participantes tenham seu tempo de fala numa reunião remota, mais ainda do que em uma presencial. Além do distanciamento físico, também há o problema de as vozes facilmente se sobreporem, o que desencoraja alguns de falarem sem serem solicitados.

Nesse ponto, a presença de um mediador é muito importante. Além de garantir a organização e seguir a pauta estipulada, você também deve dar voz a todos os participantes, garantindo que certas questões não passarão despercebidas.

Invista em uma boa ferramenta de reunião remota

Por fim, mas não menos importante, a qualidade das ferramentas usadas nessa reunião, tanto de hardware quanto de software, impacta diretamente na sua produtividade. Som de baixa qualidade ou sistemas difíceis de usar, por exemplo, diminuem a eficiência da sua equipe e tiram o foco dos temas principais.

Pesquise bem e busque as melhores opções, sempre prezando pela melhor relação entre custo e benefício. O software usado, em especial, deve ser escolhido com cuidado, pois impacta todos os membros igualmente.

Agora que você tem essas dicas, pode começar a investir mais na produtividade da sua reunião remota. Se você tiver algum planejamento para emergências, como queda de conexão/energia ou problemas de segurança digital, então esse processo vai funcionar tranquilamente.

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